Egyszerű de nagyszerű dokumentum szervezés

Az információ kora magával hozza a dokumentáció korát. A dokumentumok jalenleg a szakmai élet szerves részét képezik. Fejlődni akaró vállakozás, amely papírmunkával foglalkozik, folyamatos dokumentumkezelési munkafolyamatot igényel.

A PDF fájlok kényelmesek a nagy mennyiségű adat / információ megosztására és tárolására. De a PDF fájlnevek nem szabványosítottak.

A vállalkozásoknál a nagyszámú PDF fájl megszervezéséhez és azonosításához az adatbázisokban rengeteg munkát igényel persze ha végzik ezt a tevékenységet. A fájlneveknek gyakran semmi közük a dokumentum alapjául szolgáló tartalmához. Nem ritka, hogy a cégek olyan PDF-dokumentumokat kapnak, amelyek a fájlnévre vonatkozó értelmetlen karakterekkel rendelkeznek. Például a vállakozások gyakran számlákat kapnak PDF fájlként. A szolgáltatók különböző fájlnevezési megoldásokat és számlázási formátumokat követnek.

A szabványosított fájlnevezési protokoll könnyebbé tenné az életet – pl. “dátum_szállító_érték”. Az ebben a formátumban szervezett számlák azonosítása sokkal kényelmesebb és praktikusabb lenne. De ez esélytelen elvárni szolgáltatóktól vagy más cégektől, hogy tartsák be a külön egyezményekben, mint a „PDF elnevezése fájlok tartalma alapján” az egyes dokumentumokat. Minden gyakorlati megoldásra, lehetnek saját szabályaik. A cégeknek kézzel kell átnevezniük a PDF fájlokat. Rendkívül időigényes, hibás és nem hatékony folyamat.

Van-e hatékony / automatizált módja a PDF nevének átszervezésére a tartalom vagy metaadatok alapján?
Sajnos Magyarországon a metaadatokra nem lehet hagyatkozni vagy van vagy nincs, továbbá a tartalom automatikus olvashatóságára sem.

Az általam leírtak elegáns megoldást jelenthetnek a PDF fájlok átnevezésére a tartalom alapján.
Nagyban csökkentve a hibázás lehetőségeket.

Így néz ki a munkafolyamat:
Fájlok hozzáadása egy mappához a felhasználó számítógépén
A rendszer időnként áthelyezi a feldolgozóba a fájlt a dokumentumból származó információk kivonásához.
Mivel nem minden pdf file tartalma olvasható géppel (pl ha képként szkennelték) ezért gyakorlatban inkább ajánlotta kézi átnevezés segéd felhő szoftverrel.
A fájl továbbításra kerül Google Drive mappába átnevezett formában.
A drive mappából áthelyezésre kerül a végleges tárolási helyre.
Az illetékesek eszközeire pl. telefon, számítógép, tablet stb.) átmásolásra kerülnek a filok.

Félautomatizált munkafolyamat mely átnevezi PDF fájlokat tartalom szerint Magyar viszonylatban a dokumnetumok teljes OCR-zése tehát optikai felismerése véleményem szerint irreálisan nagy munkát igényel tekintettel a magyar nyelvben szereplő speciális karakterekre Ő és Ű. Továbbá állandó munkát igényel az algoritmusok állandó fejlesztése melyek felismerik a változó dokumentumok felismerését adatok kinyeréséet, erre vannak professzionális szolgáltatók persze nem ingyen.

Az egyszerűsített rendszerben a feldolgozás kézileg történik, de mivel a fájl neve alapján kereshető dokumentumokat hozunk létre így emberi szem számára is azonnal értelmezhető.
A visszakeresés a windows beépített szolgáltatásával megoldható (vagy más operációs rendszer) alap keresési funkciójával, így nincs szükség további szoftverek telepítésére.

Előnyök:
A vállalat és alkalmazottai termelékenysége, jövedelmezősége a dokumentumok módszeres kezelésén is múlik. Ez lehetővé teszi a könnyű hozzáférést, feldolgozást és archiválást. A dokumentumkezelés előnyei a következők lehetnek:

Biztonság: A dokumentumok digitális másolatát több helyen tárolva magas színtű védelem biztosítható akár elemi károkkal akár emberi károkkal szemben

Tárolás: A dokumentumok kezelése magában foglalja az összes dokumentum archiválását és tárolását a későbbiekben könnyen hozzáférhető módon. Ez különösen fontos a pénzügyi dokumentáció, az adózás és a később felmerülő problémák megoldása szempontjából.

Könnyű hozzáférés: A címkék és az iratkezelő rendszerek lehetővé teszik jobb és logikusabb hozzáférését a dokumentumokhoz. A dokumentumok keresésével elpazarolt idő felhasználható a teljesítményük javítására.

Megfelelés: A dokumentumok módszeres szervezése segíthet az előírások betartásában a cégnél és törvényi előírásoknál is.

Egyszerű de nagyszerű dokumnetum kezelés (videó) KLIKK IDE! (forrás: saját)

Kézi dokumentumkezelés

Ez magában foglalja a fizikai papíralapú dokumentumok fájlokba, mappákba és fiókokba való beillesztését. Míg a papíralapú dokumentációt számos vállakozásban továbbra is használják mivel a magyar törvények előírják a dokumentum tárolás szabályait.

A teljesen papíralapú dokumnetum kezelés hátrányai:

Időveszteség: a dokumentum fizikai megkeresése és beszerzése előtt több emberi beavatkozás, például kérés kiadása, jóváhagyás stb. Egy felmérés kimutatta, hogy egy csak papír alapon működő irodában minden alkalmazott átlagosan napi 1,6 órát tölt el a papíralapú dokumentumokból jelentések készítésével, amellett, hogy hetente 6 órát tölt dokumentumok keresésével.

Megnövekedett költségek, mivel további személyzetre van szükség a dokumentumok kezeléséhez.

Megnövekedett költségek a papír tárolásához szükséges infrastruktúra miatt.

Dokumentumok elvesztése a bejelentési helyszín és a kérelmező részleg közötti áthaladás során: Kutatások szerint a vállalkozásokban kezelt összes papír 15% -a elveszik az átvitel vagy a tárolás során, és az összes alkalmazott idejének 30% -a az elveszett dokumentumok keresésével telik. A dokumentumvesztéshez büntetések is kapcsolódhatnak.

Kommunikációs hibák, amelyek több idő- és pénzveszteséghez vezethetnek.

Papír halmok rendezetlensége..

Más megoldások az általam felfedezettek:

Evermap Asztali program telepíteni, tanítani kell, egyszerű szabályok csak.
Nanonets Felhő program, több szolgáltatón keresztül, öntanuló nem ismert algoritmusokkal, tanítani kell drága előfizetés.
Billcity Előző magyar megfelelője inkább könyvelőirodáknak, ellenőrizni kel az adatokat kézileg, drága speciális szkenner.
Irislink Mint az én általam ajánlott rendszer (szkennelés-fájl név meghatározás-szétosztás) csak asztali szoftver, erős gép kell hozzá.
DropIt Asztali program, tanitani kell, ingyenes, csak annak a gépén működik aki betanította, adatvesztés lehetősége.

Más:
Satffindustry Javaslat file nevek formátumára.

Mások javaslatai (angolul):
Gyakorlati tapasztalatok alapján kisebb cégeknél
Könyvelői fórumon beszélgetés a legjobb fájl név praktikákról táblázat kezelőben
Másik példa fájl név megegyezésre
Könyvelő irodában használt fájl név rendszer
USA könyvelői tanács fájl nevek kialakítására
Fájl név szabályzat a gyakorlatban.
Tudományos alapon a fájl átnevezés gyakorlati hasznairól

Impresszum Adatvédelem AFSZ

A honlap további használatához a sütik használatát el kell fogadni. További információ

A süti beállítások ennél a honlapnál engedélyezett a legjobb felhasználói élmény érdekében. Amennyiben a beállítás változtatása nélkül kerül sor a honlap használatára, vagy az "Elfogadás" gombra történik kattintás, azzal a felhasználó elfogadja a sütik használatát.

Bezárás