Szoftverrobot RPA a nap 24 órájában működik
Software robot RPA works 24 hours a day

Mire használhatóak szoftverrobotjaim?

RPA egyszerűen egy olyan eszköz, amely kiküszöböli az emberek által jelenleg végzett manuális tevékenységeket azaz ismétlődő feladatok elkészítésére az emberek számára fejlesztett felületet használ
Adatokat kinyerése és feldolgozása szoftverekben vagy weben.
Szöveg megadott részét másolni RPA szoftverrobotjaimmal, majd beilleszteni, űrlapot automatikusan kitölteni.

Táblázatokat (videó) KLIKK IDE! (forrás: internet) szerkeszteni.
Adatok megváltozását vizsgálni és értesítést küldeni róla
Fájlokat menteni a számítógépre vagy e-mailt értelmezni, küldeni, email csatolmányt elmenteni a megfelelő helyre azaz weboldalakra user/jelszó párossal bejelentkezni. Weblapokról információkat rögzíteni, tranzakciókat elindítani velük számításokat végezni majd a rendszerek közötti automatikus adatátadást végezni és fájlokat generálni vagy módosítani. Az RPA szoftverrobotjaim eseményekre is reagálhatnak így valós idejű rendszer lehetséges stb. tehát bármilyen olyan tevékenységet elvégezni ami ismétlődő feladat a számítógépen feltéve ha nincs szüksége egyéb bevatkozásra pl. szkennelni rakni a dokumentumokat nem tudja az RPA de a beszkennelt dokumentumok már automatikusan feldolgozhatóak.

Hatékonyság növelése?

Termelés környezetben pl. szenzorokkal gyüjtött adatok feldolgozására is alkalmazható, mellyel a nagy értékű pl. szerszámgépek hatékonysága növelhető az összegyüjtött adatokból automatikusan generált riportok segítségével a menedzsment hatákonyság növelő intézkedésket hozhat (ha akar). Általában az irodai monoton munka automatizálására használják a szoftverrobotokat, de a lehetőség adott az ipari termelés hatékonyságának a növelésére. Szoftverrobotjaim folyamatautomatizálása, alacsony szintű és ismétlődő manuális feladatokkal végeznek gyorsan, zokkla amelyek felemésztik a dolgozók idejét. Csökkentik az RPA robotjaim az adathibákat, ami jobb minőséget eredményez, és csökkenti az általános költségeket, mivel kevesebb emberre van szükség a feladatok elvégzéséhez, nincs szükség emberi beavatkozásra, így nő a termelékenység és a hatékonyság. Például az RPA szoftverrobotom az elejétől a végéig leegyszerűsítheti a számlakezelést azáltal, hogy a felhasználói képernyő interakciójának alapos megértésével a lehetővé teszi, hogy automatikusan lekérje a számlákat a számviteli rendszerekből, adatokat vigyen be a számlafeldolgozó portálba, és jóváhagyásra továbbítsa a számlát. A vállalkozásoknak átfogó tervet kell kidolgozniuk segítségemmel, amelyet megfelelő finanszírozás, valamint a teljesítmény és az eredmények folyamatos nyomon követése egészít ki. Az RPA szoftverrobotjaim a maguk részéről törékeny kapcsolatokat alkalmaznak, futásuk megszakadhat, amikor a rendszer megváltozik vagy frissítik. Az RPA robotjaim bevezetésének első lépése annak meghatározása, hogy mely folyamatok a legalkalmasabbak az automatizáláshoz. Például az ismétlődő, időigényes és hibákra hajlamos feladatok olyan területeken, mint a pénzügy, az emberi erőforrások, az ügyfélszolgálat és mások. A megvalósításkor gondosan ki kell dolgozni az RPA szoftverrobotjaim által autómatizálandó üzleti folyamatok javítására vonatkozó terveket.

RPA szoftver robotjaim a régebbi rendszerekkel tudnak dolgozni?

Igen, RPA szoftverrobotjaim kapcsolódhatnak a korábbi műveletekbe. A cégeknél általában öröklés a cég adattároló rendszere, és nem veszíthetik el. Az RPA szoftverrobotjaim alkalmazása hatékonyan integrálható a CRM, SAP, Excel stb. automatizálási megoldásaival. A régebbi rendszereken dolgozó alkalmazottakat érintő ismétlődő feladatok kiküszöbölhetők. A szoftverrobojaim könnyedén társíthatóak a napi feladatokhoz. A vezető vállalkozások egyik fő gondja az adatbiztonság, minden adatukat biztonságosan védjék a folyamat során előforduló szivárgások ellen. Az RPA szoftverrobotjaim alkalmazásakor az érzékeny adatokhoz való hozzáférés szabályozott. A szoftverrobotom szilárd biztonsági rendszerrel nem enged idegen behatolást a vállalat rendszerébe.
Előnyök?
A szoftverrobotjaim 24 órában képesek dolgozni, akár több egyszerre.
Számos előnye van az alkalmazásaimnak az ismétlődő feladatok automatizálására:

1. Megnövelt hatékonyság: A robotjaim gyorsabban és pontosabban tudnak feladatokat végrehajtani, mint az emberek, ami növelheti a termelékenységet és csökkentheti a hibákat.
2. Költségmegtakarítás: A feladatok automatizálása csökkentheti a munkaerőköltségeket és javíthatja az általános hatékonyságot, ami jelentős költségmegtakarítást eredményezhet.
3. Méretezhetőség: Az botok nagy mennyiségű feladatot képesek kezelni, és könnyen méretezhetők vagy csökkenthetők, hogy megfeleljenek az üzleti igényeknek.
4. Továbbfejlesztett adatpontosság: Az robotjaim automatikusan kinyerhetik, ellenőrizhetik és manipulálhatják az adatokat, javítva az adatok pontosságát és teljességét.
5. Rugalmasság: Az robotjaim különféle rendszerekkel és szoftverekkel integrálhatóak, beleértve a régi rendszereket, asztali, webes és virtuális környezeteket, ami lehetővé teszi a teljes folyamatok automatizálását, függetlenül a technológiai halmaztól.
6. Megfelelés: Az adatbiztonsággal és adatvédelemmel kapcsolatos feladatok automatizálásával segítheti a szervezeteket az előírásoknak és szabványoknak, például a GDPR-nak való megfelelésben.

Hiba nélkül (mivel a hiba nélkül végzett munkát ismétli)
Szoftverrobotjaim betartják a szabályokat és nem keresik a kis kapukat. USA számla feldolgozás (videó) KLIKK IDE! (forrás: internet)
Nagyságrendekkel gyorsabban dolgoznak az embereknél,nem a folyamat végzése a gyorsabb hanem nem pl. fárad el azaz nincs kieső idő.
Meglévő rendszerekre és folyamatokra is használható. Automatikus számla egyzetető küldése (videó) KLIKK IDE! (forrás: internet)
Meglévő szoftverek cseréje, fejlesztése nem kell. A szoftverrobotjaim pontosan oktathatóak bármilyen alkalmazáshoz, weboldalhoz szolgálnak. Rugalmas működésüek. Ellenőrizhető végeredménnyel. Termelékenységi növekedés Költségmegtakarítás az RPA szoftver robotjaim által. A robotizálása akkor célszerű, amikor az elvégzendő feladatok standard módon bonyolódnak, előre megállapítot szabályok alapján és ne legyen túl bonyolult továbbá mérsékeltem kritikus fontosságú feladat legyen. Tehát olyan feladatok melyek a munkatársak szerintcsak az időt rabolják. Speciális szoftverrobot például a chatbot, az előre megadott kulcsszavakra előre megadott válaszokat ad. Segíti az értékesítést, Segíti az ügyfélelégedettség emelését.
Háromszintet különböztetek meg az automatizálásban?
1, Válaszon olyan szoftvert ami alapból tudja azt amire szükség van. pl ERP rendszerek ilyenek melyek komplexen tartalmazzák a számvitel által igényelt részeket, így nincs szükség külön szoftverre. Figyelem: Óvakodjon a szigetszerű szoftver fejlesztéstől, tehát innen-onnan vásárol programokkat melyek között az adatok mozgatása kézierővel történik, rendkívül költség igényes.

2, Ha egy programban nem találja meg az igényelt szolgáltatásokat akkor legalább olyan programot válasszon ami API kommunikációra képes tehát szabványos keretek között időzíttten és automatán tudnak adatot cserélni egymással.

3, Ha az előző kettő nem megy akkor jöhetnek szoftverrobotjaim amelyek az élő munkatárs kéz mozdulatait utánozzák le így tehermentesítve a munka alól a munkatársat. Sérülékeny a rendszer ha valaki frissíti a számítógépen lévő programokat akkor ahhoz az ember automatikusan tud alkalmazkodni de agép nem az azt csinálja amit programoztak neki. Időigényes a fejlesztése nem egyik napról a másikra létrehozhatóak és karbantartás igényesek tehát meg kell vizsgálni időszakonként helyesen működnek-e ha nem akkor javítani kell.

Ha arra gondol, a szoftverrobot, a pénzügyi, számviteli, manuális folyamatokat egységesíteni a válasz:nem. A feladatokat át kell gondolni egységesíteni kell. Szükséges folyamat ábrák készítése, ezek nélkül én sem látoma megoldandó feladataot. Az olyan szoftverrobotokjaimnál melyek együtt működnek a dolgozóval szabványosítani kell a folyamatokat, mert nem szabad, hogy az egyik dolgozó más lépésekkel készítse el a munkát mint a másik dolgozó ehhez nem tud alkalmazkodni a szoftverrobot. A felügyelet nélküli robotjaimar a hibákra kell felkészíteni, mit csináljon ha hiba történik.

Tehát szoftverrobotjaim jól alkalmazhatóak sztandartizált folyamtoknál, de csak akkor érdemes használni ha a megfelelő szoftver vagy API lehetőségeket már megviszgáltuk. Például egy windows lapú asztali könyvelő szofver kommunikációja egy webalapú másik szoftverrel időzítetten vagy meghatározott események bekövetkeztekor.

RPA robotjaim típusai

Felügyelt RPA robotjaim

Az (Attended RPA Bot) egy olyan szoftverrobot, amely dolgozók segítségével hajtja végre a feladatokat. A munkatárs indítja el egy billentyűzet kombinációval vagy egyéb módszerrel. Pl. ügyfél támogatásban  információkat szerezzenek egyéb rendszerekből az adott ügyfélről. Hátrányai a munkatárs számítógépen kel lennie, a dolgozó közben nem használhatja a gépet amikor a szoftverrobotom dolgozik.

Felügyelet nélküli RPA robotjaim

A (Unattended RPA Bot) közvetlenül integrálódik a számítógépes rendszerbe egy adott folyamat során. Az Unattended RPA robotjaim igény esetén egy adott esemény bekövetkeztekor aktiválódhatnak automatikusan. A dolgozóknak nem kell elindítaniuk működjenek működjeknek a szoftverrobotjaim, és nem kell figyelniük. Például az automatizált számlafeldolgozó rendszernél a beérkezett számlák feldolgozását szoftverrobotra bízhatják. Előnye, a felügyelete nélküli robotjaimnak nem akadályozza meg az alkalmazottakat abban, hogy számítógépén dolgozzanak.

Hibrid RPA robotjaim

A Hybrid RPA Systems az Attended RPA és az Unattended RPA kombinációja. Hatékonyan működhet ugyanazon a számítógépen több robotom is melyek közül egyik felügyel szoftverrobotom a másik felügyelet nélküli szoftverrobotom. Ez a szoftver robotrendszerem képes a legtöbb feladat automatizálására emberi beavatkozás nélkül.
Különbség a felügyelt és a felügyelet nélküli RPA-botok között

Felügyelt RPA Botban		Felügyelet nélküli RPA Bot
Ellátja az alkalmazottak feladatait	MIT	Méretben automatizálja a back-office műveleteket
Emberi beavatkozásra vár	HOGYAN	Emberi beavatkozás nélkül működik
Az alkalmazottak váltják ki	MIKOR	Esemény, szabály váltja ki, vagy ütemezhető

Hol tud dolgozni szoftverrobot?
A szoftverrobotom digitális környezetben tudja végezni a munkáját, ha egy folyamat része a bizonylat nyomtatása fizikailag és postázása akkor nem alkalmazható ellenben ha a postázás e-szolgáltatón keresztül történik akkor már igen.

A szoftverrobot egységes adatokkal tud dolgozni például egy táblázat. Mondjak példát? Ügyfelek által írt email szövege nem alkalmas a alap szoftverrobotjaim feldolgázására, de ha kiegészítjük egy háttér adatbázisban tárolt kulcs szavak alapján vezérelt feladat megoldó algoritmussal akkor már alkalmas. A számlák, megrendelők stb. dokumentumok automata szoftverrobot általi feldolgozásához is nagyobb erőfeszítés szükséges

A szoftverrobot költségei minél hamarabbi megtérüléséhez szükséges, hogy sokszor fusson a szoftverrobot napi, óránkénti stb. rendszerességgel. tehát a folyamat emberi végrahajtása amit helyettesítünka szoftverrobottal minél többször ismétlődjön pl. szendertizált megrendelések stb.

Fontos dolgok?

Mini lépésekre kell a robotizálandó feladatokat bontani különösen a hibákra felkészíteni, (pl. átméretezett ablak, nem lézető adat stb. adat). A szoftverrobot által elvégzendő munkát részletesen le kell írni a lehetséges hibákkal együtt. A munka végrehajtásakor szükséges lehet emberi beavatkozásra: pl. olyan mint a szerszámgépeknél a piros lámpa . A kész szoftverrobotok üzemeltetéséhez további fejlesztéséhez, proramozásához szükség van az emberre, de értelemszerűen magasan képezett fejlesztőre és nem állandó jelleggel.
Hogyan történénik a szoftver robot fejlesztése?

Komplexitás ellenőrzése mert a robot csak ugyanazon istmétlődő feladatokat végzi, nem gondolkozik mint az ember.
Megtakarítási ráta tehát van-e értelme a szoftver robotnak az aott feladatra?
A szoftverrobot csak szabályokkal leírható munkát tud végezni. Például ha előzetes folymatábra tervezéskor kiderül, hogy az „if” azaz „ha” döntéseknél komplexebb döntés szükséges akkor az nem szoftverrobot feladat.
Autoamtizálási lehetőségeket több kategóriában sorolják könnyű, közepes és bonyolult hosszadalmas fejlesztési igénnyel rendelkező szoftverrobotok.
A folyamatok automatizálásakor munka tervet kell készíteni és betartani.
A szoftverrobotjaim azt csinálják amire megtanítják, azért robot, ha például új ablak ugrik fel, és a robot nincs megtanítva a megoldásra szoftverrobotom megáll hibával.
A folyamat gazdái nagyon részletesen elmagyarázzák az automatizálandó üzleti folyamatot.
Elkell gondolkodni lehetséges összes kimenetelt, elágazást, hibák. (pl. lefagyhat a java alkalmazás, php feldolgozási folyamat időtúllépés, stb.)
Ezeket Process Design Document -ba foglalják, az automatizálandó folyamat részletes leírását tartalmazza lépésről lépésre és prezízen fogalmazással. Az egyértelműség miatt képernyőképekkel kiegészítve. Mikor jó a dokumentum, ha a folyamatot, céget, és alkalmazásokat nem ismerő felhasználó hiba nélkül végig tudja csinálni és ez egy tesztje is lehet a dokumentumnak.
A szükséges fejlesztési feladatok rögzítése után meg lehet becsülni a szükséges időt és költségeket és üzlei hasznokat.

A különbség a szoftverrobotjaim és a hagyományos rendszereke között az, hogy az RPA a különböző funkcióknak köszönhetően megvalósítja a műveletek automatizálását, beleértve az emberi felhasználásra kialakított felületet. Míg a hagyományos rendszer nem ahol pl például API-integrációra vagy adatbázis kapcsolatra volt szükség a rendszerek közötti együttműködéshez. Meg kell azonban jegyeznem, hogy az RPA nem tudja megőrizni vagy megosztani az adatokat, mint a rendszerek, továbbá a modern adat feldolgozásban törekedni kell a tablázat kezelők (pl excell) minimalizálását ugyanis az ebben szereplő adatok nagyon nehezen feldolgozhatóak.
Mit tehet szoftverrobotom?
számítógép kezelése billentyűzet és egér .
alkalmazás indítása és leállítása
adatgyűjtés, rendszerezés és elemzés
ütemezett munka végrehajtása
adatátvitel és fogadás alkalmazások között
adatkapcsolat a házon belüli rendszer és az üzleti alkalmazások között
hibakezelés és automatikus válasz a feltételes ágbeállítással és az AI funkcióval való összekapcsolással

A szoftverrobotok hátrányai?

Ha az adatokat kézzel nem megfelelően frissítik, az RPA -ban lévő robotok egyszerűen követik utasításaikat, és a megadott utasítások szerint feldolgozzák az adatokat. Ez hibás eredményeket eredményezhet, ha senki sem javítja kézzel az adatokat, hogy figyelembe vegye ezeket a változásokat, mielőtt a robotok megkezdik a feldolgozást. Természetesen beépíthetőek ellenőrző funkciók de míg az emberek képesek kézi munkájuk során helytelen hivatkozásokat észlelni az adatokban, de a robotok nem képesek azonosítani az ilyen jellegű hibákat. Az RPA nem egy gyakorlati rendszer, amely hagyható a problémák önálló megoldására; az embereket karbantartásra és a megfelelő működés ellenőrzésére kötelezi. Az RPA hatékony kihasználása érdekében elengedhetetlen, hogy mind az emberek, mind a robotok számára szerepeket rendeljenek hozzá, jól ismerve a technológia előnyeit és hátrányait.

Hibák amelyeket elkövetnek az emberek a szoftver robotjaimnál?

Automatizálja a folyamatot, amelyet nem teljesen ért….akkor hogyan akarja modellezni.
RPA magában foglalja a táblázatkezelő folyamatokkal való munkát, de maguk a táblázatok gyakran tele vannak hibákkal…tehát az eredmény is hiba
Szoftverek frissítése által, változik az RPA szoftverrobotom munkaterülete …természetesen kellenek biztonsági frissítések de akkor az RPA szoftverrobotomat is frissíteni szükséges ez nem AI.
Az RPA szoftverrobotom követi az előírt utasításokat, de nem hoz döntéseket … bizonyos szük területeken van még csak gépi tanulás

Mi vagy Ki az RPA szoftverrobotom?

A robotizált munkatárs vagy a robotizált folyamat automatizálás a számvitelben szoftverrobotjaim alkalmazása használata jelenti, hogy csökkentse a könyvelési ügyletek feldolgozásához szükséges emberi munkaerőt. Eltávolíthatja az adatok kézi másolását és beillesztését a különböző alkalmazások között. A könyvelési szoftverrobotjaim hasonlóak az Excel makrókhoz. A legfontosabb különbség azonban köztük az, hogy ahelyett, hogy az Excelben futó makróra korlátozódna, az RPA szoftverrobotom minden olyan számviteli alkalmazásban fut, amelyel dolgozni tud. Gondoljon úgy az RPA -ra, mint egy makróra, amely három alkalmazás számára meg tudja mondani, hogy mit kell tennie az Excel helyett.Az RPA szoftverrobotom önmagában nem varázslatos dolog vagy önálló megoldás a könyvelés modern üzleti folyamatainak javítására. Ha azonban óvatosan párosítja azt a megfelelő mélységű könyvelési folyamat-elemzésével és a munka szabványosításával, mielőtt végrehajtaná, akkor az RPA szoftverrobotjaim jó eredményeket hozhatnak minden új rendszerinfrastruktúra-bevezetésen túl, 3-6 hónap alatt. A szoftverrobotjaim olyan mikro-feladatok szintjén dolgoznak, ahol a nagy rendszerek nem. A RPA szoftverrobotom nem korlátozódik a folyamat egy részére – egyszerre több folyamatra is alkalmazható; tartozások, követelések, pénzügyi zárás, ellenőrzési munka, pénzügyi tervezés és elemzés, költségek kezelése, stb.
RPA tervezés?
A sikeres RPA szoftverrobotom tervezésekor automatizálási diagramokat készítek, amelyek mérhető üzleti célokat tűznek ki minden vállalkozás számára. Konkrét idővonalat is kiszámíthatok a cél eléréséhez. A megfigyelési szakasz egyik kritikus eleme az RPA szoftverrobotjaim tervezésekor, a legegyszerűbb folyamatoktól kell automatizálni, és fokozatosan áttérni a nehezebbekre. Kihasználhatja a PRA szoftverrobotom előnyeit, amikor a teljes folyamatot automatizál.

Bérszámfejtés

Az RPA bérszámfejtés használható különböző bérszámfejtési rész feladatok elvégzésére. Így a bérszámfejtési feladatok automatikussá válnak, és a cégnek nem kell manuálisan végeznie ezeket, ha csak nincs hóközi számfejtés. Az RPA alkalmazásák bér- és járulékfeladatok elvégzését végezzék el a meglévő szoftver segítségével. Munkavállalói adatotok módosítását érdemes a kezelőnek végeznie. Az RPA rendszer munkavállalói létszámkezelést is végez. Ez azt jelenti, hogy rögzítheti az új munkavállalók adatait. Az RPA robotok automatikusan a bérbeadók fizetését is elvégzik, így az időigényes bérlési folyamatok vita nélkül zajlanak. Az RPA alkalmazása jelentősen javítja a bérszámfejtési rendszerek hatékonyságát. A rendszer lehetővé teszi, hogy a bérszámfejtési folyamatokat gyorsabbá és gördülékenyebbé tegyük. Az RPA robotok gyorsabb és pontosabb az adatfeldolgozás.Az RPA robotjaim a dolgozók minden adatát rögzíthetik, és automatikusan feldolgozzák azokat, így az adminisztrációs feladatok kézi végrehajtásának teljes mértékben megspórolhatók. Az RPA alkalmazások a bérszámfejtési folyamatokat nulla hibalehetőséggel végzik el. Az RPA rendszer automatikusan a szükséges adatokat elemezi, és vizsgálhatja azok helyességét. Kinek ajánlott az RPA bérszámfejtési rendszer használata? Az RPA bérszámfejtő rendszert minden olyan cég számára ajánlott, aminek a bérszámfejtése bonyolult, és időigényes. Ezek a rendszerek csökkenthetik az adminisztrációs feladatokat, megspórolhatják az időt és a költségeket, és növelhetik a munkavállalók-termelékenységét, az RPA gazdaságosabb és hatékonyabb megoldást jelent a bérszámfejtési feladatokra. Az RPA bérszámfejtéssel könnyen és hatékonyan lehet eltávolítani a bonyolult adminisztrációkat a cégnél. Az RPA alkalmazása megoldást jelent a nehéz munka becslésének hatékonyságával végezhető feladatok kapcsán, növeli a termelékenységét. A RPA alkalmazása kifizetődő és jövőbe mutató megoldás azok számára, akik csökkenteni akarják az adminisztrációs terheket, és optimalizálni akarják a bérszámfejtést. Ahol manuális és időigényes állapotban van a bérszámfejtési folyamat.

RPA bérszámfejtő rendszer kialakítása

Az RPA bérszámfejtő rendszer kialakítása több lépésben történik. Az automatizálási folyamat első lépése a folyamatok felismerése. Az RPA-bérszámfejtő rendszerrel azonosítania kell az összes manuális vagy ismétlődő folyamatot. Az RPA szoftver kialakítása az automatizáláshoz szükséges. Az automatizált folyamatokhoz szükséges összes adat forrásokat összegyűjtjük a bérszámfejtéshez. Az RPA-bérszámfejtő rendszerrel az adatok importálása egyszerűbbé válik. Az RPA-bérszámfejtő rendszerrel az automatikus számítások megkönnyítik a bérszámfejtő folyamatokat. Az RPA-bérszámfejtő rendszerrel hozzárendelhetünk korlátozásokat, szabályzatokat és elvárásokat egyes folyamatokhoz. AZ RPA-bérszámfejtő rendszer kialakítása a vállalkozástól és a rendszer komplexitásától függően változó időtartammal bír. Általában 4-6 hónapig tart.

RPA bérszámfejtési rendszerben események

Annak ellenére, hogy az RPA rendszerek jelentős előnyökkel járhatnak, előfordulhatnak bizonyos hibák és problémák, ha a rendszerben hiba merül fel. Hibás fizetési összegek, Elmaradt kifizetések, Nem megfelelő adók és levonások. Az RPA bérszámfejtési rendszerek esetében előforduló hibák és problémák egyik központi okai az összetett adó- és adórendszer miatt merülnek fel. A vállalatoknak rendszeres ellenőrzéseket kell végezniük az RPA bérszámfejtő rendszereiken. Az ellenőrzések során az üzemeltetőnek meg kell vizsgálnia az összes számítást, fizetési összeget és adóbevallást, valamint az ügyfél adatbázist. Az RPA bérszámfejtő rendszerek tekintetében a legjobb megoldás az, ha az üzemeltetőket oktatják és képzik az adó- és bérszámfejtési rendszer szabályaira, valamint az AI programrendszer kezelésének kérdéseire. Az RPA bérszámfejtős szakértőnek nemcsak megfelelő tapasztalattal, hanem a legújabb adószabályokkal és szabályozási változásokkal való naprakész információval is rendelkezniük kell. Egy RPA-alapú bérszámfejtő rendszer ötvözi az automatizálási technológia és a bérszámfejtő szoftver előnyeit, hogy gyors és hatékony megoldást nyújtson a rutin és összetett bérszámfejtési feladatokra. Az RPA-alapú bérszámfejtő rendszer könnyen testreszabható és rugalmas, így biztosítja a cégek számára, hogy a rendszer a saját igényeikre szabva működjön. A rendszer képes kezelni a határidőket, a különféle bérszámfejtési módokat, az adók kiszámítását és a bérszámfejtő adatok közlését. Az emberek által elvégzett bérszámfejtés során rengeteg emberi hiba fordulhat elő, legyen az számítási hiba vagy egyéb technikai hiba. Az RPA rendszerek segítségével viszont elkerülhetők ezek az esetleges hibák. Ezek a rendszerek ugyanis igen gyorsak és pontosak, valós időben, adatbázisokkal és egyéb automatizált adatkapcsolókkal dolgoznak. Ez azt jelenti, hogy a bérszámfejtő folyamatok során minden adat pontosan kerül rögzítésre és feldolgozásra, így az adóhatóságok által előírt, bonyolult adózási szabályoknak is megfelelnek. Az RPA rendszer biztosítja a folyamatok folyamatos és ismételhető végrehajtását anélkül, hogy az emberi hibáknak helyet adjanak. Ezek az RPA rendszerek képesek arra, hogy a legkisebb eltéréseket is rögzítsék az adatokban, így bizonyos kockázatokat ki lehet küszöbölni

Jobb adatvédelem és biztonság

Az RPA-alapú bérszámfejtő rendszer magasabb szintű adatvédelmet és biztonságot biztosít a cégek számára. A rendszer képes kiszűrni és megelőzni a hozzáférési jogosultságokat nem rendelkező felhasználók hozzáférését az adatokhoz. A bérszámfejtésnél az egyik legnagyobb kihívást azonban egy adatkezelési folyamatok közben támadó emberi hibák jelentik. Az RPA technológia alkalmazásával a folyamat körülötti emberi beavatkozásokat el lehet távolítani. A bérszámfejtő rendszereknek való integráció és skálázhatóság lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy növeljék a termelési hatékonyságukat és csökkentsék a költségeiket. Az RPA segítségével a vállalatok könnyebben kezelhetik az adatokat, a folyamatokat és a dolgozók bérvilágát, így lehetővé teszik a személyzet számára, hogy a valódi üzleti feladatokra összpontosítsanak. A dolgozók béreszközökkel kapcsolatos adatainak gyűjtése és felhasználása alapvető fontosságú a bérszámfejtés folyamatához. Az RPA (Robotic Process Automation) megoldást kínál ennek az automatizálására, így csökkentve az emberi beavatkozás szükségességét és lehetővé téve a hatékonyabb és pontosabb munkavégzést. Az első lépés az RPA biztonságának biztosítása felé a biztonsági kockázatértékelés elvégzése. Ez segít a szervezeteknek azonosítani a potenciális kockázatokat és sebezhetőségeket RPA-rendszereikben, és megelőző intézkedéseket tenni ezek kezelésére. A szervezeteknek átfogó biztonsági rendszert kell alkalmazni, amely lefedi az RPA biztonság minden aspektusát, beleértve a hozzáférés-szabályozást, a felhasználói hitelesítést, az adatvédelmet és a hálózati biztonságot. Ezt a keretrendszert rendszeresen felül kell vizsgálni és frissíteni kell annak biztosítása érdekében, hogy releváns és hatékony maradjon. A hozzáférés-szabályozás megvalósítása kritikus fontosságú az RPA biztonságának biztosításához. A hitelesítés segít megelőzni az illetéktelen hozzáférést és megvédeni az RPA-rendszereket a kibertámadásoktól. Az RPA-rendszerek rendszeres felügyelete kritikus fontosságú a biztonsági rések azonosításához és a korrekciós intézkedések megtételéhez. Megfigyelő eszközöket és folyamatokat kell bevezetniük a biztonsági incidensek időben történő észlelése és az azokra való reagálás érdekében. A biztonsági tudatosság kultúrájának kialakításához elengedhetetlen az alkalmazottak rendszeres képzése az RPA biztonsági bevált gyakorlatairól és irányelveiről. Ez segít megelőzni az emberi hibákat és biztosítja az RPA rendszerek általános biztonságát. Az ellenőrzési nyomvonalak fenntartása elengedhetetlen az RPA biztonságának biztosításához. A szervezeteknek nyilvántartást kell vezetniük az RPA-rendszereken végzett összes tevékenységről, beleértve azt is, hogy ki, mikor és miért hajtotta végre azokat. Ez segít a gyanús tevékenységek azonosításában és a korrekciós intézkedések megtételében. A katasztrófa utáni helyreállítási és üzletmenet-folytonossági tervek végrehajtása elengedhetetlen az RPA biztonságának biztosításához. A szervezeteknek tervvel kell rendelkezniük a rendszerhibák, adatszivárgások és egyéb biztonsági incidensek utáni helyreállításhoz. A szervezeteknek rendszeres biztonsági auditokat kell végezniük, hogy azonosítsák a biztonsági keretrendszerükben lévő hiányosságokat, és meghozzák a korrekciós intézkedéseket. Az incidensreagálási tervek kidolgozása kritikus fontosságú a biztonsági incidensekre adott időben és hatékonyan történő reagáláshoz. A szervezeteknek tervvel kell rendelkezniük a biztonsági incidensek gyors azonosítására és reagálására, valamint a további károk megelőzésére. Az RPA biztonságának biztosítása kritikus fontosságú a kibertámadások, adatszivárgások és egyéb biztonsági fenyegetések elleni védelem szempontjából. Rendszeres biztonsági auditok elvégzésével, hozzáférés-ellenőrzések bevezetésével, biztonságos RPA-szoftverek használatával és incidensreagálási tervek kidolgozásával a szervezetek biztosíthatják RPA-rendszereik biztonságát és építhetik a dolgozók bizalmát.

Adatbázis kombinálása

Az RPA-ban időt takaríthatunk meg azáltal, hogy több adatbázist automatikusan összekapcsolunk, és így megszabadulunk a duplikációktól. A bérszámfejtési rendszerek közül sok különböző adatbázist használ (pl. alkalmazottak adatai, bérszámfejtési elemzések, juttatások, stb.). Az RPA automatizálja az összes adatforrást, és így az emberi beavatkozás szintjét is csökkenti. Az RPA-t alkalmazó bérszámfejtési rendszer képes az adatok gyors és nagy pontossággal történő összegyűjtésére, feldolgozására és elemzésre. Az RPA segít az automatikus jelentések készítésében, így csökkentve a manuális munkavégzést. Az RPA algoritmusai az adatokat az érintett személyek által meghatározott szempontok alapján dolgozzák fel.

Adat gyüjtés

A bérügyvitel folyamatai hosszúak és összetettek lehetnek. Függetlenül attól, hogy egy vállalkozásban hány embert kell kifizetni, sok munkát igényel a munkaidők követése, a fizetési időszakok ellenőrzése és a béren kívüli juttatások számítása. Azonban az ilyen folyamatok automatizálása nemcsak időt takarít meg, hanem növeli a termelékenységet is. Az automatizálás sokféleképpen történhet, a leggyakoribb módok közé tartozik az adatbevitel, a számítások és a ellenőrzések automatizálása. Az ilyen folyamatok automatizálása számos előnyt jelent a vállalkozások számára, és segít megszabadulni az emberi hibáktól és a papírmunkától.Az adat bevitel automatizálása azt jelenti, hogy az adatokat elektronikusan rögzítjük, ami lehetővé teszi az adatok gyorsabb rögzítését, és csökkenti az emberi hibákat. Ezen kívül az elektronikusan rögzített adatok könnyebben kezelhetők, és az adatok összehasonlítása is egyszerűbbé válik. Azonban a számítások automatizálása lehetővé teszi a fizetések gyorsabb kiszámítását és a hibák minimalizálását. Az automatikus számításokat rendszerint szoftverekkel végzik el, amelyek pontosan követik a szabályokat és a jogszabályokat. A bérszámfejtés során a számlák, a bizonylatok és az egyéb dokumentumok ellenőrzése és összevetése rendkívül fontos. Azonban az ellenőrzések általában sok időt vesznek igénybe, és az emberi hibáktól sem hibamentesek. Az automata ellenőrzések segítenek időt takarítani és csökkentik az emberi hibák kockázatát.

HR

Az alkalmazotti nyilvántartások kezelése sok időt vesz igénybe a HR részleg munkatársaitól. Számos dokumentumot kell kézzel kezelni, fájlba rendezni és szervezni. Az RPA botok alkalmazása lehetővé teszi a folyamatok automatizálását és az emberi erőforrás munkatársainak szabadidejét más feladatokra fordítani. Az RPA-botok használata lehetővé teszi, hogy az alkalmazotti nyilvántartásokkal kapcsolatos feladatokat gyorsan és hatékonyan kezeljék. Az RPA-boton keresztül az adatokat automatikusan importálják az alkalmazotti nyilvántartásba. Az RPA által vezérelt folyamatok kiszámíthatóságot biztosítanak, mivel a feladatok az időzítésnek megfelelően végrehajtódnak. Az alkalmazotti nyilvántartások kezelése az RPA-boton keresztül lehetővé teszi a dokumentumok gyors és hatékony tárolását és visszakeresését. Az RPA-bot egyik nagy előnye, hogy az adatokat nagy sebességgel dolgozza fel és kivízsgálja, hogy az adatokat milyen módon lehet a leginkább optimalizálni. Ezzel az alkalmazottak általános érzése az a feladat, hogy a HR részleg jól és gyorsan kezeli az alkalmazotti nyilvántartásokat. Az RPA által vezérelt alkalmazotti nyilvántartások kezelése jelentős előnyöket biztosít a HR részleg munkatársai számára. Az RPA-botok automatikusan végzik a feladatokat, amelyek jelentős mértékben csökkenthetik a munkatársi stresszt és növelhetik az időhatékonyságot. Az RPA forradalmasíthatja az emberi erőforrás folyamatokat, legyen szó akár a toborzásról, akár teljesítménykezelésről, és még sok másról, automatizálva a rutinfeladatokat, javítva a pontosságot, és erőforrásokat szabadít fel az emberi erőforrások stratégiai feladataira összpontosításához.

Munkaköri leírások mesterséges inteligenciával?

Tendencia jelenleg a mesterséges inteligencia használata, nekem is van. Mire használható a számvitelben az AI? Például a munkaköri leírások, útmutatók és HR-politikák elkészítésére alkalmazzák, ezek felülvizsgálata és finomítása gyakran időigényes folyamat. A generatív mesterséges intelligencia hatékony megoldást kínál ezeknek a folyamatoknak az egyszerűsítésére. A generatív mesterséges intelligencia könnyen létrehozhat munkaköri leírásokat a készségprofilokat. Ez elősegíti a befogadóbb vállalati felvételi környezet kialakítását. Magyar viszonylatban azért elemzéseim alapján még szükséges fejlődni, de jól meghatározott ai promtok alapján alapvetően nagy segítsége lehet a HR-nek. Az alkalmazottak betanítása időigényes folyamat az idő és a manuális erőfeszítések miatt. Sok feladattal jár alkalmazott beiskolázás, mint például az előbb említett munkaköri leírások létrehozása, jelöltek szűrése, új munkatársak felvétele, adathozzáférés megosztása és még sok más. Az RPA használatával a vállalkozások automatizálhatják a folyamatban részt vevő feladatokat, és kiküszöbölhetik az ismétlődő folyamatokat. A mesterséges inteligencia AI hozzáadhat egy kis személyre szabást, és személyre szabott bevezető anyagokat készíthet.

Teljesítmény értékelés

Az RPA teremt lehetőséget arra, hogy az alkalmazottak jobb és igazságosabb módon jussanak hozzá a bónuszokhoz, jutalmakhoz és más kompenzációkhoz. Az RPA bevezetésével az alkalmazottak teljesítménye csak a számszerűsíthető tényezőkön alapul. A rendszer automatikusan vezeti a teljesítmény nyomon követését, ami nagyon fontos az igazságos feltételek eléréséhez. Az RPA automatizált rendszerek használatával a teljesítményértékelés is sokkal hatékonyabb lesz, mivel könnyebb lesz kielemezni minden alkalmazott teljesítményét. Az RPA segítségével az alkalmazottak teljesítményét számszerű adatokkal lehet közzé tenni, következésképpen az eredmények jóval pontosabbak lesznek és nem lesznek elfogultak. Az RPA segíthet az emberi erőforrás csapatoknak a teljesítményfelülvizsgálatok és értékelések automatikus kezelésében. Az automatizált teljesítménykezelés csökkentheti a hibákat és javíthatja az értékelési pontszámok pontosságát. Az emberek munkahelyi teljesítményének felülvizsgálata és értékelése a vállalkozások szempontjából alapvető fontosságú. Azonban ez a folyamat nagyon időigényes és terjedelmesebb, mint azt a HR- csapatok valószínűleg képzelik. A manuális értékelési folyamatok hajlamosak a hibákra, az eredmények pontatlanságára, és még több időt és energiát igényelnek a különböző folyamatok végrehajtásához. Az RPA segítségével bevezethető egy felhasználóbarát teljesítményfelülvizsgálati rendszer. Az RPA megbízható és pontos, ami segít a dolgozók pontosságának fenntartásában. Az RPA automatikus értesítéseket küldhet a felhasználóknak, így időben értesítést kapnak az értékelési folyamatokról. Az RPA-val végzett értékelések megbízhatóbbak és pontosabbak, mint a manuális értékelések. Az RPA pontosan megfigyeli és rögzíti az egyes dolgozók teljesítményét, amelyet a csapattagok meg tudnak vizsgálni, és értékelni tudnak. Az RPA előre meghatározott pontszámokat is rögzít, amelyek segítenek az értékelőknek a döntéshozatalban. Az RPA automatizált értékelési folyamatai az értékelőknek és a csapattagoknak is időt takarítanak meg. Az értékelési folyamatokban használt sablonokat előre beállíthatják, így a HR-osztályokként további időt takaríthatnak meg a felülvizsgálatok felkészítésére. Az RPA megbízhatóbbá teszi a teljesítménymutatók monitorozását is. Az RPA automatikusan figyeli a különböző teljesítményszinteket, és optimalizálja az egyes dolgozók munkáját. Az RPA által automatizált teljesítménykezelési folyamatok lehetővé teszik a HR-csapattagok számára, hogy reagálni tudjanak a dolgozók igényeire. Az RPA információkkal szolgálhat, amelyek elősegítik az igények kielégítését, amely a dolgozók elégedettségéhez vezet. Az RPA lehetővé teszi a HR-osztályok számára, hogy az automatizált értékelési folyamatokat a legmegfelelőbb értékelőkkel (KPI) végezzék el. Az RPA segíti az értékelők azonosítását, akik a legjobban láthatják, hogy egy adott dolgozó milyen teljesítményt nyújt a munkakörük szempontjából.

Agile, Scrum, Kanban az RPA fejlesztésben

Hogyan kell gondolkodni a Kanbanról.
Kezdje azzal, amit tud
A Kanban megvalósítása nem igényel jelentős változtatásokat a jelenlegi folyamatokon. A lényeg az, hogy a jelenlegi folyamattal kezdje, majd a folyamattal kapcsolatos visszajelzések alapján vezesse be a változtatásokat. A Kanban folyamatos fejlesztési jellege miatt minél tovább használja, annál jobb lesz a folyamat.
Fogadja el, hogy fokozatosan, evolúciós változást kíván folytatni
A változás hatékonyabb, ha a csapatban mindenki részt vesz. Teremtse meg a folyamatos fejlesztés kultúráját azáltal, hogy eladja a csapattagoknak a folyamatok javításának fontosságát. Ez úgy valósítható meg, hogy megmutatjuk a csapatnak az összefüggést a jobb RPA fejlesztést.
Tartsa tiszteletben a jelenlegi folyamatot, szerepeket, felelősségeket és munkaköri megnevezéseket
Kanban felismeri, hogy valószínű, hogy a dolgok jelenlegi végzésének van értéke, amelyet meg kell őrizni, ezért nem ír elő átfogó változtatásokat, amelyek gyakran félelmet váltanak ki a munkatársakban. A jelenlegi folyamatok, szerepkörök, felelősségek és munkakörök tiszteletben tartásának egyértelmű kijelentése segít enyhíteni a változásokat gyakran kísérő félelmeket, és kényelmesebbé teszi a csapat tagjait abban, hogy részt vegyenek a kisebb fejlesztésekben. A növekedő változtatások lehetővé teszik, hogy az eredményeket az őket megelőző változáshoz kösse, ami megkönnyíti a döntéshozatalt.
Ösztönözze a vezetői cselekedeteket a szervezet minden szintjén
A csapattagoknak minden szinten biztonságban kell érezniük magukat ahhoz, hogy változást vigyenek be a folyamatba. Óriási érték van az egyének perspektíváiban az egész szervezeten belül. Fizetési besorolásától függetlenül minden érintettnek fel kell hatalmaznia arra, hogy vezető szerepet töltsön be.A Kanban rendszer segíthet nyomon követni az elvégzett munkát azáltal, hogy vizuálisan ábrázolja, hogy mi történt, min dolgozunk és mi az, amit még meg kell tenni. Segíthet a munka elosztásában is. A Kanban táblán az elvégzendő munka egy hátralékos oszlopban van tárolva, és rangsorolható. Amikor egy munkatárs végzett azzal, amin dolgozik, a lemaradás oszlopba léphet, és kiválaszthatja a következő legmagasabb prioritású feladatot, amely belefér a készségkészletébe. A Kanban segíthet a cégeknek nyomon követni az egyes ügyfelekre fordított erőforrásokat. A legfontosabb, hogy a Kanban elősegíti a folyamatok folyamatos fejlesztését, hogy a cégek elképesztő élményt nyújthassanak ügyfeleiknek.
és a SCRUM?
Ha fontos, hogy már a fejlesztés korai szakaszában legyen használható eredmény, ami lefedi és bevezethetővé teszi a legfontosabb üzleti igényeket, de nincs idő hosszadalmas tervezésre az elején, vagy a piaci körülmények változnak folyamatosan akkor a Scrom megoldás lehet. A projekt közben megtervezheti részletesebben a rész feladatokat. A Scrum egy keretrendszer, amely lehetővé teszi összetett problémák megoldását. Ez egy olyan munkamódszer, amelyet akkor használ, ha összetett problémát kell megoldania – olyasmit, amit korábban még nem tett meg, mint például egy RPA szoftver robot fejlesztése. Csökkenti a kockázatot, miközben növeli a szállítandó értékét. Lehetővé teszi a gyors mozgósítást, gyorsan behozhatja azt, akire szüksége van. Hagyományosan a pénzügyi szektor többsége a waterfall (vízesés) projektmenedzsment megközelítést alkalmazta mely lassan halad, jól dokumentált, és időt ad a fontos döntések értékelésére. Ez jól működik most is, és néhányan azt mondanák – miért javítanánk meg azt, ami nem romlott el? És valóban nem szabad, ehelyett meg kell próbálnia és megértenie, hogy ez a folyamat továbbra is a legjobb-e az Ön számára a jelenlegi piaci körülmények között. Azok számára, akik nem ismerik a scrum-ot, az a fő különbség a megközelítések között, hogy ahelyett, hogy a teljes projektet egy szakaszban fejeznék be, rövid részekre osztják (körülbelül 2-4-6 hétig), és egy részt hajtanak végre. Egy lényeges különbséget találok a vízesés és a scrum között – a dokumentációt. A waterfall esetében az összes dokumentációt a projekt elején készítik el, és általában hosszú időt vesz igénybe. Ha elkészült, a projekt teljes idejét ki kell szolgálnia, de a valóság gyakran más. Mivel a legtöbb projekt meglehetősen hosszú ideig tarthat, nem ritka, hogy a követelmények megváltoznak, így az elkészített dokumentáció irrelevánssá válik. Ezért frissíteni kell, még több időt vesz igénybe, és vissza kell állítani az egész projektet. A scrum esetében viszont a dokumentáció a rövid részekre készül, ezért jóval kisebb mennyiségben, és nem avul el a végrehajtás során. A scrum egyszerűen elriasztja a túlzott és pazarló dokumentációt, amelyet nem kell elkészíteni és folyamatosan fenntartani. A scrum alkalmazásával a cégek értékes időt és erőforrásokat takaríthatnak meg, amelyeket egyébként az elavult dokumentumok átdolgozására fordítanak. A scrum megközelítés másik előnye a gyors döntéshozatal. Hogy pontosabbak legyünk – gyorsabb, mint a vízesés megközelítés. Mivel egyszerre csak rövid munkaiterációk készülnek el, a teljes projekt helyett a scrum lehetővé teszi a változásokhoz való alkalmazkodást és a változtatások alapján történő döntések meghozatalát sokkal gyorsabban. Jelentősen lerövidíti a projekt idejét is, mivel nem kell visszamenni az elejére és újra meghatározni az egész projektet. A kommunikáció, a koordináció és az ellenőrzés nagyon fontos. Amikor a folyamatok változnak, fontos, hogy legyen egy olyan rendszer, amely mindhárom dolognak megfelel. A scrum pontosan ezt biztosítja. Könnyű a kommunikáció, a koordináció és az ellenőrzés, ha az összes projektet áttekinthető módon mutatják be scrum boardokon, az aktuális prioritásokat sprintekben kiemelve. Annak ellenére, hogy a scrum továbbra is a szoftverfejlesztők megközelítése, sokoldalú, és számos előnyt kínálhat más ágazatok számára. A pénzügyi szektor sem kivétel. Világosságot biztosít, csökkenti a pazarlást, és eszközöket ad a vállalatnak, hogy gyorsan mozoghasson a mai változó környezetben, miközben továbbra is kellően rugalmas ahhoz, hogy alkalmazkodjon minden olyan gyakorlathoz, amelyet a vállalatnak be kell tartania. Wiki
Az RPA-hoz projektmenedzserekre van szükség
Más típusú fejlesztésekhez képest az RPA-nak nincs annyi esélye az az egyszerű változtatásokra. Így projektmenedzser nélkül nehéz lehet nyomon követni a fejlesztők előrehaladását, és a projekteket időben és költségvetésben tartani egyértelmű felelősséggel, prioritásokkal, célokkal. A projektmenedzser elháríthatja a projekt befejezése előtt álló akadályokat, miközben más felelősségeket is ellát, mint például az érdekelt felek bevonása, a folyamathátralékok rangsorolása és a munkafolyamatok kezelése. A Scrum többfunkciós csapatokat igényel, ahol minden csapattag felelősséget vállal egy adott feladatért. De az RPA akkor működik a legjobban, ha egyetlen fejlesztő fejleszti(ez nem egy embert jelent), tesztelielejétől a végéig. Kellenek megoldástervezők, üzleti elemzők, akik összegyűjtik a követelményeket, és projektmenedzsereket. A Scrum követelménye, hogy a csapat önmenedzselő legyen. Tagjai belsőleg döntik el, hogy mivel és mikor dolgoznak. Az RPA-ban a csapatoknak gyakran az üzleti érdekelt felekre és az egyéb szolgáltatókra kell támaszkodniuk, hogy megkapják a szükséges adatokat a fejlesztéshez pl. API-hoz való hozzáférés. RPA-csapatnak közvetlenül velük kell együtt dolgoznia. A különbség a projektmenedzser. Az RPA projektmenedzser a Scrum azon részeit használja, amelyek a legésszerűbbek a fejlesztők vagy akár az üzleti elemzők blokkolásának feloldásához.
A Scrum értékeinek biztosítása
A napi Scrum bejelentkezés, és a csapat igyekszik röviden tartani. Ezzel a sprint céljaira összpontosíthatnak és pl. kéthetes „sprintekben” dolgoznak, miközben hatékonyan számolhatnak be a haladásról az ügyfelek számára. Fontos, hogy mindenki tudja, hol áll, ezért érdemes létrehozni folyamatdefiníciós dokumentumot (PDD), amely megfelelően meghatározza a folyamatot és annak üzleti követelményeit ez a szerződés melléklete is lehet. A hatékonysághoz az RPA-projekteknek valamilyen kritikus problémát kell megoldani. Ez lehet költség csökkentés, vagy több idő, de lehet elégedettségének növelése. A csapat belső határidőket hoznak létre, amelyek irányítják a fejlesztőket a sprint során, így reális időbecsléseket készítenek, így a határidőket be lehet tartani, és az erőforrásokat hatékonyan lehet felhasználni.

A Scrum bevezetésének előnyei az RPA projektben

Csökkentett késleltetési költség
A vízesés módszerrel végzett RPA-projekteken végzett munka a fejlesztési életciklus végén vezet UAT-hoz azaz teszteléshez. Ez sok változtatási javaslathoz vezethet az ügyfél részéről a fejlesztés végéig. Nem erre gondoltam, nem így akarom szindróma. A változtatások néha nagyok, akár teljes újra tervezés lehet belőle. A Scrum használatával fokozatosan szállíthatjuk a célt, és sokkal hamarabb, minden lépés végén beépíthetjük a változtatásokat. Így csökkentve a késedelem költségeit.
Csökkentett UAT (tesztelési) idővonalak
A megrendelők visszajelzéseinek korábban történő bevonása a projektbe, a vásárlói visszajelzések szerinti változtatások csökkenti a teszteléssel eltöltött időt.
Javuló minőség
Az RPA-kód minősége jobban javítható, ha a projekt idővonalának korai szakaszában hajtja végre a változtatásokat és nem a végén.
Megnövekedett ügyfél-együttműködés
A Scrum az RPA fokozatos leszállításával, és minden Sprint végén az ügyfelek visszajelzésének kérésével bevonhatják az ügyfelet a projekt ütemtervének korai szakaszába. Így hamarabb tudnak reagálni.
Könnyebb betartani a határidőket
Kisebb tesztelési idővonalak, a visszajelzések miatti változtatások gyorsabb beépítése és a funkciók fokozatos átadása megkönnyíti a szállítási határidők betartását.

Esettanulmányok az RPA szoftverrobotom alkalmazásakor

Jogi osztályon az RPA robotom
A szoftverrobotom a beérkező dokumentumokban keresve ami elektronikus elemzi az adatokat és továbbítja vagy kitűzi az illetékes ügyintézőhöz. A szoftverrobotom értelmezi a beérkezett íratok adatait. (pl. ügyszám vagy azonosítók stb.) Az RPA szoftverrobotom több adatbázisban akár táblázatban keres a megtalált adatok után továbbítja vagy letárolja a dokumentumot és iktatási azonosítókkal látja el mely lehet akár fájl nevében is majd az elérési linket közli az illetékesekkel.
Szállító számlák ellenőrzése kifizetés előtt
Az aktuálisan fizetendő szállító számlákat a szoftverrobot legyüjti a könyvelő programból. A szoftverrobotom a könyvelési azonosító azonosító alapján megtalálja a szkennelt számla képet a tároló helyről letölti elemzi tartalmát OCR segítségével. Az adatok egyezése után validálja a kifizetést. Sokkal kevesebb számla végzi hiba kóddal melyet manuálisan kell elenőrizni. A szoftverrobotom időzítetten éjszak dolgozik. Előny, hogy az ellenőrzött szállítószámlákat nem kell kinyomtatni.
Adatrögzítés
Ha az adatokat jelenleg papírról kell beolvasni és kézzel rögzíteni a rendszerben akkor az okos szoftverrobotjaim a beszkennelt dokumentum adatait önállóan akár éjszaka rögzíteni tudják a megadott felületen. Az unalmas, időrabló és nagyon demotiváló munka kiváltásával.
Bankszámla automatikus feldolgozása
A szoftverrobot lekéri a banktól az aktuális bankszámla kivonatot és automatikusan megpróbálja összerendelni az utalót,befizetőt és a kiállított kiemnő számlát. Magyarországon nem mindig sikerül mert igy-úgy utalnak stb. de a 80% a tranzakcióknak automatikusan egyeztetésre kerül, csak a maradék utalás kell „kinyomozni” manuális munkával.
Igazolások kiküldése pdf-ben
Ügyfelek kérésére ahol ürlapon megadja az azonosítóját (mely a háttérben ellenőrizve van) igazolást adnak ki. A szoftverrobot a leellenőrzött azonosító (és egyéb adatok) alapján önállóan generálja pdf-ben és elküldi email mellékletként miközben a díjról kiállít egy díj bekérőt vagy számlát melyet szintén email mellékletként küld el.
Adatátvitel

A régi rendszerek továbbra is kritikus funkciókat végezhetnek. Pl.a régi számlázási rendszerek nem képesek automatiksan kommunikálni a másik rendszerrel. Ilyenkor az alkalmazottak manuálisan rögzítik az adatokat. A szoftverrobotom megakadályozhatja, hogy az ilyen kézi feldolgozás hibát okozzon. Gyakran különböző formátumokban érkeznek, amelyek forrástól függően nagymértékben eltérnek. A számlafeldolgozáshoz hasonlóan az szoftverrobot segíthet a papír alapú és digitális dokumentumok olvasásában Egy szoftverrobot két különböző formátumban kapott dokumentumot, az adatokat rögzítette az értékesítésnél, és jóváhagyási kérelmet nyújtott be az illetékesek felé.
Költséghelyre vagy munkaszámra megosztás
Emailekben, Excel táblázatokban dokumentumokban továbbították a részlegek a költségefelosztási kimutatásokat. A robot szoftver megszüntette az adatok manuális összevonását azáltal, hogy az összes bejövő adatot automatikusan feldolgozta kevesebb mint egy perc alatt, szemben a robot telepítése előtti 2 órával.
Szállító levelek, megrendelések és számlák egyeztetése
A megrendeléseket a szállítmányokkal szemben egyeztetni kell, ami szükségessé, hogy a szállítólevelek összeegyeztethetők legyenek a megrendelésekkel. A szoftver robot képes ellenőrizni és jóváhagyni az összes egyező tételt. Értesít, ha hibával találkozik.
Leltár ellenőrzés
Leltár ellenőrzése, automatizált e-mailek létrehozása és küldése a kapcsolattartó partnereknek, beszállítók listázása stb. Hatékonyan, hiba nélkül tudja elvégezni ezeket a feladatokat. Jelentősen javítja a munka termelékenységét.
Készletellenőrzés
A folyamatautomatizálási szoftverrobotjaim alkalmazása segít ellátási lánc hatékony kezelésében. A helyes adatok megőrzése, automatikus értesítések küldése a vezetőknek, valamint a bizonyos szint alá eső termékek automatikus újrarendelése. Ily módon a szoftverrobotjaim szoros ellátási lánc-ellenőrzési folyamattal rendelkeznek.
Adatbevitel
Az e-mailek, rendelések, szállítási értesítések és szállítási dokumentumok teljes folyamatát az RPA szoftverrobotjaim automatikusan bevihetik a kapcsolódó rendszerekbe.

Toborzás RPA segítségével

A jelölt tapasztalata
A jelöltek rosz tapasztalatai a kezdeti toborzási szakaszban jelentősen ronthatják a cég márkaértékét. Megfigyelhető, hogy azok a jelöltek, akiknek rossz a toborzási tapasztalata, sok negatív szóbeszédet fognak tenni. Megoldást jelenthet a jelöltekkel való kommunikáció javítása, amely személyre szabott automatizált e-mail- és SMS-válaszokkal valósítható meg a jelentkezési folyamat minden egyes szakaszában, integrálva a toborzási rendszerrel vagy RPA által vezérelt chatekkel.
A rossz munkaerő elkerülése
A rossz alkalmazottak első éves fizetésének háromszorosába kerülhetnek a cégeknek, és hatással lehet a csapat általános teljesítményére és termelékenységére. Elkerülése érdekében növelje a jó jelöltek szűrési eszközeinek használatát, amelyek RPA-elemzést, viselkedésértékelést stb. biztosítanak.
Toborzási költségek csökkentése
A cégen belüli munkaerő-kölcsönzés az egyik leghatékonyabb módja ezeknek a költségeknek a csökkentésének, de a megfelelő jelölt felvétele egy idő után növeli a költségeket. A megfelelő toborzási rendszer alkalmazása kritikusan javítja a házon belüli toborzási folyamatot, és összességében csökkenti a toborzási költségeket.
Az Intelligens Automatizálási Eszközeim (RPA)
integrálhatóak és automatizálja a feladatait, megérti az emberi kommunikációt, döntéseket hoz és műveleteket hajt végre. Ez a megoldás bármely üzleti szegmens vagy iparág számára adaptálható és megvalósítható, robotjaim, amelyek e-maileken, dokumentumokon és csevegéseken dolgoznak.
Például
1. Egyik robotom e-mail eszközzel komunikál, amely automatikusan kezel sok bejövő e-mailt. Csökkenti az e-mailek kézi feldolgozására fordított időt. Ez az eszköz drasztikusan csökkenti a válaszidőt napokról percekre, és növeli az alkalmazottak elégedettségét. A szabályok segítségével értelmezi a tartalmat, és feladatokat hajt végre a rendszerben, így értékes időt és erőforrásokat szabadít fel.

2. Másik robotom robotdokumentációs eszközzel kommunikál , amely különféle forrásokból származó dokumentumokat tud feldolgozni, például e-mail mellékleteket, e-mail-feltöltéseket és online mappákat. Képes dokumentumokat osztályozni, információkat kinyerni, továbbítani az érdekelt feleknek, és frissíteni tudja a háttérrendszereket.

3. Harmadik robotom egy „Chatbot”, amely segíti a bérszámfejtést abban, hogy elérhető legyen az alkalmazottak számára pl. az aktuális szabadság mértéke .

Nem lehet elkerülni a személyzet fluktuációjának természetes okait. A munkavállalók egészségi állapot, költözés, egyéb családi körülmény miatt munkahelyet válthatnak. A kiválasztási folyamat hosszadalmas és összetett folyamat, melynek során figyelembe kell venni a vállalati igényeketA toborzás sikeres befejezése a toborzási folyamat egyes szakaszainak helyességétől függ. Például a munkaerő-felvételi folyamatban már a munkaerő-felvételi folyamat lépéseinek előzetes előkészítése is fontos szerepet játszik a cég fejlődésében.
A toborzási folyamat fontossága
Cégek vezetőinek meg kell érteniük, hogy nemcsak a jelenlegi üresedés betöltése, hanem a munkáltató a tevékenységüktől függ. A cégnél jó munkaerő-felvételi tapasztalattal rendelkező jelöltek 80-90 %-a ajánlani fogja másoknak. A fele pedig jó véleményt is ír majd a közösségi oldalakon. A ma elérhető legjobb munkavállalók bevonzása és megtartása szó szerint az üzlet jövője. A felvételi folyamat ütemezése is nagyon fontos. A felvételi hiba költsége az alkalmazott éves fizetésének 40-50 %-a lehet. Emellett csökkenhet a munkatermelékenység. A személyzeti kiválasztási rendszernek garantálnia kell, hogy a felvett jelölt hard & soft képességeit tekintve megfeleljen a cég, és a cég is megfeleljen neki. Nem szabad megengedni a „ferdítést”: a tapasztalat, a tehetség, a képességek pozíciótól függően ugyanolyan fontosak, mint az érzelmi intelligencia, a személyiség, az attitűd, az alkalmazkodóképesség vagy a szociális készségek. A 7 leggyakoribb hiba:

• pontos és őszinte munkaköri leírás hiánya
• csak külső vagy belső készségek használata
• figyelmen kívül hagyja a technikai interjút
• a „túlképzett” pályázók elutasítása
• a felvételi folyamat késése vagy túl elhamarkodott felvétel
• az ajánlásokra összpontosítva vagy figyelmen kívül hagyva azokat
• szakember korábbi munkatapasztalatára támaszkodva, és nem teremteni megfelelő feltételeket a fejlődéséhez.

RPA toborzási szakaszokról
Az igény azonosítása és elemzése a toborzási folyamatban
Miért kezdjük el a munkerő felvételi folyamatot? pl. A megüresedett állások miatt. A létszámbővítés soha nem lehet ésszerűtlen.  A cég fejlődésnek ebben a szakaszában nem engedheti meg magának, hogy új alkalmazottat vegyen fel, vagy kétséges, hogy milyen hatást kellene elérnie a csapatban, és nem teljesíti a kitűzött célokat, akkor jobb, ha elfelejti a felvételt.
A jelölt profilja
A keresés meghirdetése előtt el kell dönteni, hogy kit keresünk.

• a munkavállaló sokoldalú volt, és több funkciót látott el egyszerre
• vagy egy szűk szektorban nagyon tapasztalt
• szakember volt, vagy éppen most kezdte pályafutását a szakmában
• tökéletes önéletrajza vagy kiváló referenciái voltak
• több nyelvet beszélt a szóbeli kommunikációhoz elegendő szinten

Természetesen a szakembert is érdekelnie kell valamiben. Az ő motivációja is a profil része.

• a piacon jól ismert, stabil cégnél dolgozni
• gyorsan növekvő cégeknél dolgozni
• képzett szakemberekből álló csapatban dolgozni
• karrierlehetőségek
• versenyképes kompenzációs csomag stb.

Ha nem tudjuk, kit keresünk, akkor nehéz lesz ilyen embert találni.
Toborzás előtt
Passzív toborzást, amely alapvetően abból áll, hogy a cég maga veszi fel a kapcsolatot az őket leginkább érdeklő, nyilvánosan elérhető szakmai profilokkal. Az aktív toborzás során a cég állást ad ki, és az álláskeresők önállóan jelentkeznek a céghez. Talán a passzív toborzás során könnyebb a jelentkezők megtalálása és összehasonlítása. A legjobb eredményt a két módszer kombinálásával érjük el.
 Pályázatok fogadása
Ha a meghirdetett állás elég vonzó, sokan jelentkeznek a jelentkezési folyamatnak átláthatónak és gyorsnak kell lennie. A jelöltek nagyrésze nem jelentkezik olyan állásra, amely érdekli őket, ha a folyamat túl hosszú és elhúzódó.
Előválogatás
Milyen szempontok alapján csökkentjük a jelöltek számát annak érdekében, hogy az alaposabb értékelést elősegítsük? Az ideális profil jellemzői alapján a legkevésbé alkalmas jelentkezőket kizárják a mérlegelésből. RPA segítségével professzionális tesztelés, személyiségszűrés alkalmazása. Leendő alkalmazott érzelmi intelligenciájának elemzése.
Közvetlen kiválasztása
A szoftver robotom segítségével minden pályázó időben kap választ a cégtől, még akkor is, ha az elutasítás. Általában a jelöltek személyes e-mail választ várnak. De jelenleg a munkaadók 90%-a semmi visszajelzést nem ad. Az interjú a leggyakoribb eljárás a felvétel során. Manapság egyre inkább csökken, mert egy tesztfeladat lehetővé teszi egy jelölt technikai oldalának értékelését. A kompetenciainterjú, amely lehetővé teszi a jelölt hatékonyságának felmérését különböző helyzetekben. A szituációs interjúval, amikor a jelöltet egy hipotetikus helyzetbe helyezik, és megkérik, hogy modellezze viselkedését. A kiválasztott interjúkérdések lehetővé teszik, hogy helyes véleményt alkosson a jelöltről.

Az üzleti világ rohanó és versenyképes, nem csoda, hogy a HR menedzsereknek folyamatosan kell azon dolgozniuk, hogy javítsák a belső folyamatokat és a korábbi sikereiket tovább növeljék. A munkatársak toborzása és kiválasztása különösen idegesítő és időigényes lehet, különösen akkor, ha a vállalat nagy vagy sokrétű toborzási igényei vannak. Azonban a digitális technológiák robbanásszerű fejlődése lehetőségeket nyit a HR-szektor számára. Az utóbbi években a robotikus folyamatautomatizálás (RPA) vált az emberek figyelmének középpontjába, amely a szervezetek számára több előnyt is hozhat, különösen a tehetségmenedzsment terén. Az RPA segítségével a toborzási folyamatokat automatizálhatják, egyszerűsíthetik és felgyorsíthatják, így az HR osztály több időt nyerhet az olyan fontos tevékenységekre, mint a képzés és a fejlesztés, valamint az alkalmazottak megtartása.

Hatékony felvételi folyamat.

Önéletrajzok elemzése:
Az önéletrajzok és profilok áttekintése órákig tarthat, nem napokig. A toborzáskezelő rendszer javíthatja a toborzási hatékonyságot, és drámaian csökkenti a manuális folyamatokhoz szükséges időt.Az első és legfontosabb lépés a jelentkezők értékelése. Az RPA betanitható, hogy milyen tulajdonságokkal rendelkező életrajzokra van szükség, értékelheti, hogy az adott jelentkezőnek megvannak-e a szükséges készségei és képességei, illetve hogy az önéletrajzban szereplő adatok helyesek, és általánosan alkalmas-e a jelölt az állás betöltésére. Az RPA képes szűket tarolni az életrajzok számában és gyorsan megtalálja azokat jelentkezőket, akik a minimum követelményeknek a legközelebb állnak.

Az észrevételek és tájékoztatások
Az RPA képes a jelölt észrevételeit könnyen rögzíteni az intervenció után, és azonnal értesítést küld a jelöltnek az eredményről, vagy továbbítani az információkat az érintetteknek, hogy azonnal reagálhassanak rá, amely növeli az interakció sebességét, az átláthatóságot és az elkötelezettség szintjét.

Az alkalmazotti nyomkövetési rendszer kezelése
Az RPA képes a felvétel céljából adatokat összegyűjteni, mentheti és rendszerezheti azokat az alkalmazottak adatait a további felhasználás céljából. Azoknak az alkalmazottaknak adatai, akik kiválasztást nyertek, azonnal összekapcsolhatók a vállalati HR rendszerrel, hogy gyorsabban és hatékonyabban lehessen fejleszteni, és karbantartani az összes alkalmazottakat, akik végül a vállalatok beilleszkedési folyamatban is részt vesznek.

Pre-alkalmassági vizsgálatok:
Az RPA akár a pre-alkalmassági vizsgálatokat is elvégzi, mint például a hátterek ellenőrzése, képes beazonosítani az alkalmazottak készségeit, és más nem rutinszerű feladatokat végez.

Az üzleti világ folyamatosan változik és fejlődik. A digitális technológia és a mesterséges intelligencia előretörése lehetővé teszi az egyre ésszerűbb és eredményesebb folyamatokat az üzleti élet minden területén. Az emberi erőforrás menedzsment (HRM) ágazata nem kivétel ez alól, és az utóbbi években az iparág szem előtt tartotta az automatizálásra való áttérést. Az RPA (robotizált folyamatautomatizálás) olyan technológiai megoldás, amely lehetővé teszi az üzleti folyamatok automatizálását. A HRM-es szektorban a RPA nagy jelentőséggel bír, mert segíthet az emberi erőforrástervezés korábban folyékonytalan és hosszadalmas folyamatainak felgyorsításában, egyszerűsítésében és automatizálásában. Az RPA programozhatósága biztosítja, hogy minden HR-en keresztül bevezetett változás pontos és következetes legyen, ami segít az emberi erőforrásokkal való idő és erőforrás megtakarításában. Az RPA a HRM teljes életciklusára kiterjedően automatizálható, beleértve a toborzási és kiválasztási folyamatokat is. Az RPA különös figyelmet fordít a jelölt besorolók automatizálására az önéletrajzok és a pályázati anyagok során, egyszerűsíti a végrehajtási folyamatokat és csökkenti az adminisztrációs terheket. Az RPA nem csak a munkaerő-felvételt automatizálja, hanem egészen az alkalmazási folyamatokig automatizálható. Az RPA segítségével hangsúlyt fektethet a munkaerőgazdálkodási szükségletekre, kipróbálható különböző modellek a mentesítésre, az alkalmazási folyamatokra és a tréningre. Az RPA segítségével biztosítani lehet a oktatók hatékonyabb felügyeletét a személyzet gyakornoki képzése során. A toborzás fontos szerepet játszik a vállalat növekedésében. Az állandó kihívás azonban a megfelelő jelöltek megtalálása. Az érdeklődők tömegével a HR munkatársaknak naponta rengeteg visszajelzést kell adniuk, interjúkat kell ütemezniük, az egyes jelöltekkel folyamatosan kommunikálniuk kell – a feladatok száma és a tapasztalatok segítsége nélkül gyakran lassú és időigényes folyamat. A RPA (Robot Process Automation) azonban megnyugtató megoldást kínál azoknak a HR csapatoknak, akik gyorsabban és hatékonyabban szeretnének toborozni. Az RPA az emberek segítségére lehet azzal, hogy másodlagos, ismétlődő feladatokat végeznek el, mint például a toborzási folyamatok, amelyekben azonos lépések, mint az önéletrajzok áttekintése, interjúk ütemezése és az üzenetküldés a jelöltekkel, ismétlődök. Az RPA rengeteg haszonnal jár, amikor a jelöltekkel való kapcsolattartásról van szó. Az automatizált folyamatok igénybevétele segíthet pontosságot, sebességet és költségmegtakarítást biztosítani. Az önéletrajzok áttekintése rendkívül időigényes feladat, ami egy HR csapat számára nagy kihívást jelenthet. Az RPA alkalmazása segíthet a HR munkatársaknak abban, hogy gyorsan átnézhessék az önéletrajzokat, ami időt spórolhat és javíthatja a jelöltekkel való kapcsolattartást. Az időpontok táblázatának állandó kezelése, hogy az interjúk az ütemterven belül maradjanak, szintén nagy kihívást jelenthet egy HR-csapathoz. Az RPA segítségével a HR-csapat automatikusan ütemezheti az interjúkat, így lehetővé téve számukra, hogy az ismétlődő időpontok kezelése nélkül gyorsan és hatékonyan ütemezhessenek interjúkat. A jelöltekkel való kommunikáció mindig is kritikus elem volt a toborzási folyamatban. Az e-mail és a telefonon történő kommunikációnak azonban néha hosszú és lassú folyamatnak kell lennie. Az RPA segítségével azonban a HR munkatársak gyorsan és hatékonyan kommunikálhatnak a jelöltekkel, ami jelentős időmegtakarítást és hatékonyságot jelenthet. Az RPA alkalmazása nemcsak a HR csapat számára jelent idő- és erőforrás-megtakarítást, hanem javíthatja a toborzási folyamat hatékonyságát is. Az automatizált folyamatok késlekedés és hibák nélkül működnek, ezért lehetővé teszik azonnali reakciókat a HR csapat részéről, és könnyebben figyelik a jelöltek állapotát minden fázisban, az önéletrajzok áttekintésétől az interjúk ütemezéséig.
Döntés
A cégvezetők hozzávetőleges képet kapnak arról, hogy az egyes jelentkezők mit kínálnak. A végső döntés minél objektívebb legyen, célszerű jelentést készíteni a kiválasztási folyamatról, feltüntetve az egyes jelöltek erősségeit és gyengeségeit ezt automatizálni lehet szofver robotokkal RPA segítségével.
Irányítani a folyamatot?
A cégek menedzserei elismerik, hogy a következő 10 évben a legtöbb toborzási folyamat automatizálva lesz.

• az állásportálokkal való integrációnak köszönhetően a megüresedett állások többszörös elhelyezése
• elsődleges adatgyűjtés közösségi hálózatokban, beszerzés és közösségi toborzás szervezése
• keresés a jelöltek adatbázisában, és ennek eredményeként az önéletrajzok feldolgozásának felgyorsítása
• tömegakciók, beleértve a teljes értékű e-mail marketinget

Beszerzési folyamat RPA

Igények
Az RPA le tudja kérni az egyes termékek bemeneti listáját az anyagjegyzékből. A cég  nyersanyag listájához való időszakos, állandó hozzáférés jobb ellátástervezés indukál
Szerződéskezelés

• B2B szerződések készítése a szállítók információinak automatikus kinyerésével és a tervezetre való elhelyezésével
• Értesítés küldése a beszerzési csoportoknak, amikor egy szerződés lejár a lejárati dátumhoz
• Minden szerződés archiválása az egyes szállítók dedikált adatbázisában

Beszerzési megrendelés
A beszerzési rendelések a vállalat döntéshozóinak és a szállítónak a szükséges cikkek típusáról és mennyiségéről történő tájékoztatására szolgálnak. Az RPA sablonokat tölthet ki. A kérést elküldik az osztályvezetőknek, hogy aztán jóváhagyás után továbbítsák a szállítóknak.
Kategóriakezelés
A különböző részlegek saját maguk beszerzésével foglalkoznak. Az RPA  hozzárendelheti az egyes termékek kategóriáit a megfelelő beszerzési részleghez
Vásárlási kérelem
Az RPA azonosítja a gyakran használt cikkek újrarendeléseit. Az RPA botok ezután újrarendeléseket adnak le emberi közreműködés nélkül. Ha az értékeléshez emberi intelligencia szükséges, akkor a kérelmet továbbíthatják.
Újrarendelés
A szoftver robotom a beszerzésben kíséri a készletszinteket, automatikusan beszerzési rendeléseket hozhat létre az újrarendelhető termékekhez. Az automatizált újrarendelések segítenének elkerülni, hogy egy ember folyamatosan figyelje a készletszintet
Készletgazdálkodás
A robotizált folyamatautomatizálás (RPA) lehetővé teszi a készletszintek digitális követését. Szoftver robotom automatizált jelentéseket és készletellenőrzéseket készít. Különösen a friss készletszintre támaszkodó cégek számára, például a romlandó holmikkal túlterhelt éttermek számára fontos, hogy valós idejű jelentéssel rendelkezzenek arról. A készletkezelés automatizálása kevesebbet kell vásárolni azaz lehetővé teszi az intelligens beszerzést.
Egyeztetés
Az RPA robotom automatikusan össze tudja hasonlítani a vásárlási kérelmeket a szállítói számlákkal és a szállítási bizonylattal, hogy megerősítsék, hogy a megrendelt termékek azok, amelyeket meg kellett volna rendelni.
Fizetések
Az időben történő fizetés javítja a beszállítói kapcsolatok kezelését. A pénzügyi API-k lehetővé teszik a szoftver robotok számára, hogy a megfelelő szállítónak megfelelő összegben fizessenek be.
Áregyeztetés
Miután megkapták a szállítói árajánlatot, a vállalatok RPA-botokat használhatnak az árak automatikus egyeztetésére. Tehát amikor az árajánlat jóváhagyásáról/elutasításáról/tárgyalásáról van szó, az intelligens automatizálás képes segíteni az ár összehasonlításban . Ha az ár X%-kal magasabb, mint Y, csináld Z-t
Digitalizált iratok
Robotjaim automatikusan naplóbejegyzést készíthetnek, az összes bejegyzés valós időben történik.

Ne automatizáljon, amíg nem szabványosítja a folyamatokat!

pl. lehetséges szabványosítások:
Számlák automatikus kiállítása és elküldése az ügyfeleknek
Manuális ellenőrzési folyamatok csökkentése
Adatok pontosságának növelése a könyvelési rendszerben
Csökkentse a kézi feldolgozást
Csökkentse az emberi hibákat

Természetesen nem lehet egyszerűen szoftverrobotot a munkatársak táblázataival dolgoztatni, szükséges először a folyamatok és az adatok szabványosítása. Ezt követően az RPA bevezetése a főbb folyamatokba sokkal kevésbé valószínű, hogy megtöri a folyamatokat, vagy több hónapot vesz igénybe.

No-Code platformok vagy hagyományos RPA fejlesztés?

A No-Code program készítésnél előre lefejlesztett komponensekkel, valamint a vizuális szerkesztőfelületen (drag-and-drop) lehetséges. A képzett IT szakemberek hiánya miatt csábító a cégvezetők számaára az egyszerű felület. No-Code platformok használata a jó módja a részleges alkalmazások fejlesztéséhez. A no-code megoldások sok félék lehetnek a felhasználók igényei szerint pl. ügyfélélmény javítása (chatbot) vagy munkafolyamatok javítása (RPA) vagy akár bonyolult alkalmazások fejlesztése.
Kiválthatja-e a no-code a hagyományos RPA fejlesztést?
NEM, szerintem. A no-code a hagyományos programozás kiegészítésére használható. A no-code megoldás sok ismétlődő munkát képes felszabadítani, de figyelni kell a hibatűrő képességeire. Mi van ha valami nem az előre megadottak szerint történik. Jelenleg több száz no-code platform közül lehet választani mely a jövőben még több lesz. A képzett fejlesztők iránti igény magas, egyre több vállalat oldja meg a fejlesztéseit no-code platformokkal. Függőségek csökkentése a magasan képeztt programozóktól az egyszerűbb alkalmazásoknál.
Hátránya?
‍Bizonyos fokú rendszerismeret elengedhetetlen az üzleti folymatok modellezéséhez. Gyakran használt beállításokat bárki el tudja végezni, de lesznek bonyolult esetek is. Szándék is szükséges, hogy tényleg akarjanak a lehetőségekkel élni.Például belső oktató anyagok, ticket rendszer stb. Az üzlettel foglakozó ügyfél nem ismeri legjobb megoldásokat. Az RPA szoftverrobotjaim jelenleg rögzített logikával ismétlődő munkablokkokat hajtanak végre. Az RPA szoftverrobotjaim nem a mesterséges intelligencia terméke.
Csak amit tanitottak Neki
RPA szoftverrobotom csak memorizálni képes, és nem képes önállóan tanulni vagy létrehozni új folyamatot, mondjuk az kéne még a GDPR miatt. Az RPA szoftverrobotom az automatizálási művelet során mindig szigorúan betartja a korábbi szabályokat.
Folyamat kiválasztás
A megfelelő folyamat kiválasztása és fejlesztése fontos az RPA szoftverrobotjaim munkájában. Nem minden üzleti folyamat alkalmas automatizálásra. Automatizálásra alkalmasak a rögzített szabályokkal és lépésekkel rendelkező feladatok.
Teljesítmény vs. hardverigény
Brutál teljesítmény igénye van a saját tapasztalatom szerint a multifunlciós No-Code platformoknak. Kész modulokból lehessen megoldást össze kattingatni, úgy kell megvalósítani, hogy mindenkinek tökéletesen működjenek. Ez jelenleg pl ajax hívások problémáját veti fel. Ugyanaz a teljesítmény, gyorsaság magasabb hardverigénnyel jár így magasabb költségekkel is. Túlbonyolított kódsort több helyen kell javítani, ha változik a futtató környezet akkor problémák adódnak.

Biztonságos az RPA?

Ahogy az RPA egyre népszerűbb, a kiberbűnözők is fokozzák a fenyegetést. Felismerik az RPA-rendszereken belüli lehetséges sebezhetőségeket, és kihasználják azokat, hogy illetéktelenül hozzáférjenek érzékeny adatokhoz. A fejlődő fenyegetési környezet proaktív megközelítést igényel a digitális munkaerő biztonságának biztosítása érdekében. RPA szoftverrobotok adatokat kezelnek, így biztonsági intézkedéseket igényelnek, már a tervezés fázisában. A Robotic Process Automation ismétlődő feladatokat old meg felhasználói környezetben botokkal jelentősen javítva profit rátát. Az RPA hozzáférési jogokkal rendelkezhet érzékeny adatokhoz melyeket kezelhet így a hackeléstől való félelem érthető. Feltörhető az RPA? Biztosan, mivel emberek készítik. A feltörésbiztos rendszereket számos alkalommal feltörték. RPA feltörhető, de a vállalat sok intézkedést megtehet a kockázatok és védelem érdekében.

A szoftverrobot ha ugyanazon a környezeten fut, mint a felhasználó dolgozik, ezért hozzáférési jogosultságokat pl. bejelentkezési adatokat igényel. Fontos különbséget tenni az élő ember és az RPA között a működésben. Nagy hiba ha a hozzáférési jogosultságokat megosztják egy RPA-bottal. (Magas a biztonsági kockázata.) A hacker hozzáférhet az érzékeny adatokhoz. Például ügyféladatok, címek, hitelkártya-adatok, vállalati pénzügyek. A szoftverrobot korlátozásával mérsékeljük a kockázatot. Hiba esetén ha azonos a hozzáférés az élő ember és a botnál lehetetlen megkülönböztetni, hogy egy műveletet emberi beavatkozás volt, (akár rosszindulatú, akár nem) vagy az RPA-bot munkájából adódott. Az RPA biztonságának egyik elsődleges szempontja a biztonsági rések lehetősége. Ha egy hacker hozzáfér az Ön RPA-rendszeréhez, manipulálhatja az automatizálási folyamatokat, ami adatszivárgáshoz vagy pénzügyi veszteséghez vezethet. A digitális munkaerő integritásának és bizalmasságának megőrzése érdekében kulcsfontosságú ezen kockázatok azonosítása és mérséklése. DE lehetségesek belső fenyegetések is A rosszindulatú vagy véletlen hibákat elkövető alkalmazottak veszélyeztethetik az Ön RPA-rendszerének biztonságát. A megfelelő hozzáférés-szabályozás és az alkalmazottak képzési programjainak megvalósítása segíthet csökkenteni ezeket a kockázatokat

A megoldás egyszerű: a bototnak saját, hitelesítő adatokat kell adni így mindig azonosíthatók. A bot által végrehajtott hibás művelet gyorsan észrevehető és leállítható. A rekordok és naplók is rendkívül hasznosak lehetnek a biztonság javításában mikor, miért, ki és hogyan történt az esemény. Célszerű definiálni, hogy a bot hogyan érje el az adatbázist. Ha a botnak csak adatok olvasása a feladata, akkor szükségtelen az írási jogosultság. RPA bot kezel adatokat akkor be kell vezetni korlátozásokat olyan adatokra melyre nincs szüksége a feladatához. A hozzáférés korlátozása a jogosult személyzetre csökkenti a rendszer jogosulatlan manipulációjának kockázatát.

Az RPA-rendszerek naprakészen tartása kulcsfontosságú a biztonságuk megőrzésében. A rendszeres biztonsági auditok elengedhetetlenek az RPA rendszer sérülékenységének vagy gyengeségének azonosításához. Ezek az auditok a rendszer biztonsági intézkedéseinek átfogó értékelését foglalják magukban, és segíthetnek a potenciális kockázatok észlelésében és kezelésében, mielőtt azokat rosszindulatú szereplők kihasználnák.

Az RPA fizikai védelme?

Érdemes a felügyelet nélkül dolgozó RPA-botot futtató számítógépet fizikailag elzárható (l. ipari számítógép szekrény) helyen tartani. Így az esetleges illetéktelen emberi hozzáférések nagy mértékben kiküszöbölhetőek. (pl. pendrive adat másolások stb.) Hatékony biztonsági intézkedések bevezetésével, a felmerülő fenyegetésekkel szembeni éberséggel és a legjobb gyakorlatok betartásával megóvhatja RPA-rendszerét az esetleges jogsértésektől, és megvédheti az érzékeny adatokat.

RPA szoftverrobot választása?

RPA szoftverrobot kiválasztása kritikus döntés, bárkit bíz meg a feldattal.
Rendszer kompatibilis?
A hatékonyság maximalizálása és a zavarok minimalizálása érdekében fontos olyan RPA szoftverrobot megoldás, amely kompatibilis a jelenlegi rendszerrel például az operációs rendszerrel való valamint a meglévő szoftverekkel és adatbázisokkal való kapcsolódási lehetőséget.
Egyszerű használat
Könnyen használható RPA szoftverrobot kell minimális képzéssel. Ha szükséges felhasználóbarát felülettel rendelkezzen az RPA szoftveobot.
Méretezhető?
RPA szoftverrobotot érdemes a vállalkozás növekedésével együtt növelhetőnek készíteni. Képes-e kezelni a növekvő mennyiségű munkát és integrálni más rendszerekkel?
Költségek?
RPA szoftverrobotok költsége nagymértékben változhat, mérlegelje költségvetését. Például vételáron felül vegye figyelembe a folyamatos karbantartási és támogatási költségeket is.
Support?
A szolgáltató adott időn belül válaszoljon.

A cég számára legmegfelelőbb RPA robotszoftver kiválasztásakor érdemes leírni konkrét problémáit és igényeit. A követelmények alapos megértésével lehetőség nyílik olyan RPA szoftverrobot kiválasztására, amely hatékonyan kielégíti az igényeket.

Az emberi hibák kiküszöbölése?

Emberi dolog tévedni, a pénzügyben egy hiba drasztikus veszteségekhez és számtalan órányi korrekcióhoz vezethet. Az RPA szoftverrobotjaim csökkentik az emberi hibák esélyét adatbevitelnél vagy a jelentések készítésénél mert a szoftverrobotjaim előre meghatározott szabályok szerint dolgoznak.
Folyamatosan változó jogi környezet
A pénzügyi folyamatokban javasolt logfile. Miért? Átgondolt tervet készítenek a robotok számára, amelyeket követni kell, a munkafolyamatokon belül mindent figyelembe vesznek, a hozzáférésektől kezdve az összes generált kimenetig. Az egy logfile-ban vannak tárolva, így a botok összes tevékenysége nyomon követhető. Ezek az információk növelik a megfelelőséget, csökkentik a csalás nyilvántartásba vételének esélyét. Ahelyett, hogy sok alkalmazottat foglalkoztatna, a szoftverrobotjaimat munkába állhatja. Az RPA robot szoftverek növekedési lehetőséget biztosítanak a számviteli részlegeknek, eközben a termelékenység nem csökken. A pénzügyi adatok rögzítésétől az auditálásig, a számviteli felhasználási esetekben derül ki, hogy az RPA szoftverrobotjaim milyen hatékonysággal képeswk kezelni az ismétlődő feladatokat.
Jelentéskészítés RPA szoftver robotommal?
A számlákból kinyert adatokat (vagy bármilyen pénzügyi számok, például kiadások, bevételek, adósság, saját tőke stb.) az RPA szoftverrobotjaim megtaníthatók a rögzítésére, az emberi folyamatot utánozva. Naplózható formában ami megfelel a minőségbiztosítási előírásoknak. A pénzügyi jelentések készítésénél kulcsfontosságú elema hibák lehetőségének minimalizálása és a hatósági ellenőrzéseknek való megfelelés.
Belső auditálás?
RPA szoftverrobotjaim képesek kezelni a pénzügyi adatok pontosságának ellenőrzésére vonatkozó összehasonlító feladatokat, például ha több rendszer között kell ellenőrizni. Ez rengeteg munkától szabadítja meg az alkalmazottakat, és drasztikusan csökkenti a kimutatások, adatok ellenőrzésével töltött időt. Az egyeztetések során az RPA-botjaim átvehetik az ismétlődő feladatokat, legyen szó időszakos főkönyvi egyeztetésről vagy egy tranzakciólánc fejlett egyeztetéséről. Kívételek megjelölhetőek emberi felülvizsgálat céljából, kihasználva az RPA szoftverrobotjaim szabályalapú módszerének előnyeit. Az RPA szoftver robotjaim nem tétováznak mint az emberek, ez kulcsfontosságú pénzügyi folyamatoknál. Magyar viszonylatban én nem tudok elképzelni teljesen automatizált könyvelést,az emberek továbbra is irányítják a robotizált könyvelést. Az ember mindig ott van az RPA szoftverrobotjaim mögöttt, hogy áttekintse a beállított folyamatokat és az esetleges kivételeket. Az RPA botokat folyamatosan vizsgálni kell és frissíteni. RPA szoftverrobotjaim munkába állítását nem szabad elhamarkodni, mert ha a botok által követett beállított folyamatok nem teljesek vagy naprakészek, az folyamatos automatizált hibákhoz vezet, ez katasztrofális a pénzügyben. Mit csináljunk akkor? A számviteli folyamatokatokat lépésekre kell bontani, az ismétlődő feladatok levágásával és az RPA szoftverrobotjaim segítségével optimalizálhatóak a lépések és azonosíthatóka a folyamatban ideális fejlesztések. Annak vizsgálásakor, hogy a számviteli módszerek alkalmazhatóak az RPA szoftverrobotjaimmal, a munkatársaknak el kell maygarázni, hogy az RPA szoftverrobotom azért van, hogy megkönnyítse a munkájukat, nem pedig helyettük. Az RPA szoftverrobotjaim használata az őket irányító munkatársak kulcsfontosságúak a sikerhet. Miért? Ők látják a eredményeket, ők látják a módosítandó feladatokat.

Sikeres RPA projektek?

Folyamatok egyszerűsítése
Mindig van mit javítani a legtöbb műveleten. Az RPA szoftverrobotom megvalósítás előtt egyszerűsíteni kell a folyamatokat érthetőbbé váljanak. Minimalizálja a programozásra fordított időt.
Folyamatbányászat
Robotic Process Automation bevezetése előtt érdemes folyamatbányászatot végezni.Az automatizálási lehetőségeket rangsorolja. Segít nyomon követni a folyamatban bekövetkezett változásokat
RPA megoldás választása
Vannak különféle RPA szoftver megoldások, mint például a kód nélküli funkció és még sok más.
Az összetett feladatok automatizálása, mint például az adatok kinyerése a dokumentumokból, nagy kihívást jelent. Számos Robotic Process Automation szállító hátránya, hogy ezek a gyártók csak a szabványos megoldásokat szállítják, a konkrét megoldásokat nem.
Egyszerűsítés és fejlesztés
Térképet készítek, amely azonosítja a folyamatszegmenseket. Ehhez nagy segítség az adott terület szakértőinek tudása. Ez a lépés kulcsfontosságú az RPA szoftverrobotjaim fejlesztéséhez.
Megoldás vizsgálata
A megoldás tesztelése kritikus szerepet játszik annak hatékonyságának meghatározásában. Például a munkatársak elkerülhetetlen hibákat tapasztalhatnak, ezért az összes megoldást ki kell értékelni a próba előtt.
Tesztelése
Konkrét célokkal, például pontossággla vagy automatizálásal élő próba futtatása. Értékelni kell a kísérleti eredményeket
Biztonsági mentési terv
Mindig tartsunk biztonsági mentési tervet, ha az RPA-alapú fejlesztési megoldás bevezetése után némi módosítást igényel.
Eredmények elemzése
Meghatározhatják, hogy az RPA projekt fejlesztése elérte-e a kívánt célokat vagy sem.
RPA karbantartása
A folyamatok módosításokat igényelnek a piaci feltételek változásainak megfelelően.

Szoftver Robot fejlesztés?

Hat lépésből áll az RPA megvalósítása.

• Az első lépésem az automatizálás lehetséges területeinek tanulmányozása és a lehetőségek azonosítása
• Felhasználni a rendelkezésre álló információkat, és elkezdem az azonosított folyamatok optimalizálását.
• Tervezés folyamata,munkafolyamat-diagramok generálásával és a folyamat dokumentálásával, mielőtt még bevezetésre kerülne.
• RPA bot építési folyamata.

Milyen lépésekből áll az RPA Bot létrehozása?
Hogyan kell kezelni? 

• Először is fontos megérteni a feladatot, majd ezt követően rögzíteni lehet a feladatot.
• Rögzítem a szoftver robotot
• Tesztelem kell a botot, és meg kell nézni, hogy megfelel-e az üzleti követelményeknek.
• Feltöltöm a botot, hogy a szükséges automatizálás elkezdjen működni.

Milyen fontos pontok vannak az RPA végrehajtása során?

• Először is meg kell találnia az automatizálási lehetőségeket, és alaposan át kell tekintenie azokat.
• Az első lépés lehetővé teszi a megfelelő folyamat vagy folyamatok kiválasztását a megvalósításhoz.
• Megtervezem az RPA-modellt.
• Elindítom az RPA-botok felépítésének folyamatát.

Mik az RPA korlátai?

• Az RPA-nak nincs megítélési attribútuma, így nem alkalmazható olyan folyamatokban, amelyek megítélést igényelnek.
• Csak akkor működik, ha elektronikus és strukturált bemeneteket kap egy automatizált folyamat megvalósításához.
• A korábbi tapasztalatokat nem hasznosítja az RPA, nem tanul belőlük semmit.
• Az összes emberi megoldás nem valósítható meg az RPA munkafolyamatán keresztül.
• Strukturált adatokra korlátozva: a robotok a legalkalmasabbak olyan feladatok automatizálására, amelyek strukturált adatokat tartalmaznak.
• Képzést igényel: A robotjaimat speciális feladatok elvégzésére kell képezni, amelyek időigényesek lehetnek, és bizonyos szintű műszaki szakértelmet igényelnek.
• Az asztali számítógépre korlátozva: A szoftver robotjaim jelenleg az asztali alkalmazásokban végzett feladatok automatizálására korlátozódnak, de kiegészíthetőek.
• Ismétlődő feladatokra korlátozva: A botok alapból nem alkalmasak kreativitást vagy összetett döntéshozatalt igénylő feladatok elvégzésére, mint az élő ember. Ha/és/vagy paraméterek alkalmazhatóak
• Karbantartás és felügyelet: Az automatizált folyamat rendszeres felügyeletet és karbantartást igényel, ez lehet automatizált is de pl. a telepített operációs rendszert nem érdemes változtatni.

Miért alkalmazzák az RPA-t??
Az automatizálás manapság kötelező követelmény lett az iparágakban, mivel a számlagenerálástól a készletkezeléstől a dokumentációtól a követelésfeldolgozásig számos tevékenységet akarnak automatizálni.
RPA életciklusai
Az RPA életciklusának első fázisa a felfedezés fázisa. Megtervezem a megoldást.
Fejlesztési szakaszba.
Ezt követően el kell végezni az átvételi tesztet, és miután rendben van, át lehet menni a következő fázisba, amely a telepítés és a karbantartás.
KPI mutatók az RPA-ban
A robot szoftverek fejlődésével egyre nagyobb szükség van a teljesítmény követésére hogy milyen hatással van a szervezetre.

Mivel minden egyes cégnek más és más igényei vannak a különböző szoftverekkel kapcsolatban ezért más és más mutatókat kell vizsgálni, milyen mutatók használhatóak a szoftver robotok ar RPA használatakor.

Nagyon kevés mérőszám elég ahhoz hogy a szoftver robotok teljesítményét mérjük

• A megtakarított órák száma a korábbi kézimunkához képest.
• Évente mennyi munkaórát és mennyi költséget tudtunk megtakarítani a szoftver robottal.
• Milyen ügyfélélmény növekedések történtek a szoftver robot bevezetése után.
• Milyen alkalmazotti tapasztalatok vannak a szoftver robotról félnek az RPA-tól vagy szeretik-e stb.

Termelékenység növekedett az RPA használatával?

1. A ciklusidő csökkentése tehát a szoftver a robotnál mennyire csökken az egy ciklusra használt idő.
2. Megnövelt pontosság, milyen pontosság növekedést eredményez a szoftver robot használata.
3. Jobb-e a minőség az RPA használatával tehát a szoftver robot használatakor milyen megfelelőségi problémák találhatóak.
4. A szoftver robotok kihasználása átlagosan hány munkaórát jelent.
5. A szoftver robotok siker aránya azaz a hibák nélkül végrehajtott folyamatok.
6. A szoftver robotok hibáinak a nyomonkövetése milyen trendeket milyen mintákat és ezeket hogyan csökkenthetjük.
7. A szoftver robotok állás ideje ezeknek a százalékos arányát vizsgálják amikor a robotok hiba vagy karbantartás vagy egyéb miatt állnak.

Minden lehetőség adott hogy ezeket a mérő számokat vizsgáljuk ezek lehetnek a beépített szoftvereknek a mérőszámai és lehetnek amúgy különböző dedikált eszközök is, különböző szoftveres lehetőségek is rendelkezésre állnak.

Folyamat kiválasztás?

1. Az adatok nem hozzáférhetők
Sok olyan PDF-et használnak, amelyek digitalizálást igényelnek, és sok adat elveszhet a kézi, ismétlődő munka miatt.
2. Drága kézi adatbevitel
A munkaerő költsége túl drágává teheti a teljes munkaidős alkalmazottak felvételét az adatok kézi feldolgozására.
3. Munkafolyamatok automatizálása emberek nélkül
Számos folyamat létezik, mint például ügyféldokumentáció, amelyek automatizálhatók, de gyakran szükség van a munkatársra is.
Olyan keresése, amely emberi támogatást kínál
A munkatársaknak továbbra is együtt kell dolgozni ahhoz, hogy kezelje azokat a kivételeket, amelyeket az RPA nem tud kezelni. A megfelelő RPA kiválasztásához először vizsgálja meg, hogy mely feladatok elvégzésére szükséges sok munka. A kédés, hogy ez a folyamat valóban igényel-e logikát, vagy szabályalapú és nagy volumenű. Mennyibe kerül évente. Mennyibe kerülne az RPA megvalósítása és a folyamatos karbantartása? Mérje meg, mennyibe fog kerülni a tranzakciónkénti összköltség az automatizálás előtt és a folyamat automatizálása után.
A legnagyobb ROI-t biztosító folyamatok automatizálására való összpontosítás
Az RPA önmagában nem jelent gyors megoldást. Gondoskodnia kell arról, hogy optimalizálja folyamatait, összpontosítani szükséges arra, amelyek a legtöbb eredményt és a legnagyobb ROI-t biztosítják. Azt tapasztaltam, hogy a legjobb folyamatok, amelyekre összpontosítani lehet, általában az elemzési táblázatok stb. behajtási folyamatok, valamint minden, ami adatkinyeréssel jár. Egy egyszerű módja annak, hogy meghatározza, melyik folyamat hozza a legnagyobb megtérülést, ha átgondolja, mely folyamatok rendelkeznek a legnagyobb tranzakciós volumennel, és melyek azok a szabályokon alapuló folyamatok, amelyek nem igényelnek túl sok kreatív gondolkodást. Mely folyamatok veszik el a alkalmazottak idejét, az az úgynevezett folyamatfelderítés. Hány teljes munkaidőben foglalkoztatott alkalmazottja van, akik egy adott feladatot végeznek, kiszámolja, hány tranzakciót generálnak havonta, és meghatározza, mennyit fizet nekik. Ezután kiszámolhatja, hogy mennyi a tranzakciónkénti belső költsége. A legmagasabb tranzakciónkénti költségű folyamatok automatizálása biztosíthatja a legmagasabb ROI-t.

Egy példa indító robotjára, amelyet a vállalatok használhatnak az osztályozási folyamathoz.

• 1. lépés: A bot figyeli az e-maileket, és adatokat nyer ki a beérkező e-mailekben lévő dokumentumokból.

• 2. lépés: A bot összesíti a szabályzatból származó adatokat, és létrehoz egy esetet.

• 3. lépés. A bot hozzárendeli a eseteket a megfelelő munkatárshoz pl. termék, típus, mennyiség és így tovább alapján.

• 4. lépés: A bot e-mailt küld a munkatársnak és/vagy a menedzsernek.

• 5. lépés: A human-in-the-loop minden olyan kivételt kezel, amelyet a bot nem tud kezelni.

Pénzt takaríthatnak meg az intelligens automatizálás kihasználásával. A legjobb, ha egy nagyon egyszerű folyamattal kezdi az automatizálást, hogy eredményeket érjen el. Ez lehet a számlák automatizálása vagy az adategyeztetés. Egyre összetettebb automatizálásokat vehet igénybe. A változáskezelés a folyamatok automatizálásának megkezdésekor is fontos. Nyíltan kell kommunikálnia munkatársakkal, hogy mit tervez automatizálni, és el kell magyarázni, hogy a személyzet nagy része magasabb képzettséget kap, és felszabadul munkaideje és nagyobb értékű munkára összpontosíthat. Így az alkalmazottak nem lesznek idegesek az állásuk elvesztése miatt.

Feladatrögzítő – Képernyő alapú

A Task Mining rögzíti a számítógép képernyőjén végrehajtott interakciókat majd az elvégzett feladatokat elemzik és értékelik.  Az RPA képernyő- vagy MI-elemeket használ az automatizáláshoz, így a Task-bányászati adatok és elemzések  használhatóak. A feladatbányászat és a mesterséges intelligencia a legjobb lépéseket javasolhatja a feladat végrehajtásához. A feladat bányászat során azonban vannak GDPR aggályok. Rögzíti a számítógépen végrehajtott műveleteket. Így lehetővé teszik az emberek számára, hogy korlátozzák a rögzített alkalmazásokat vagy műveleteket. Másik megközelítés, a feladatrögzítés az emberek megnyitják és rögzítik a feladat lépéseit. Így a felhasználók nagyobb ellenőrzést gyakorolnak, és csak akkor rögzítik a műveleteket, amikor akarják.

Történelem

A folyamatautomatizálás korunk egyik dinamikusan fejlődő iparága.
A folyamatok és a korai fejlesztések születése
Adam Smith-nek 1776-ban az volt az ötlete, hogy a munkát apró részekre bontva javíthatja a teljesítményt és csökkentheti a költségeket. A munka kisebb összetevői specialistákat igényeltek. 1911-ben Frederick Winslow Taylor stopperrel rögzítette az egyes feladatokra fordított időt és  a menedzsment és az alkalmazottak strukturált felosztását irta le. 1913-ban Henry Ford alkalmazta Taylor ötleteit az első mozgó összeszerelő sor kifejlesztésére. Az összeszerelősor segítségével a Ford lecsökkentette azt az időt, amelybe egy autó megépítése igényelt.
Formális folyamatfejlesztési módszerek
Az USA és mások segítettek Japánnak talpra állni a háború után, szakértőket alkalmaztak. A japán gyártók a folyamatok hatékonyságát a magas szintre emelték. Az alábbi technikákkal dolgoztak:
PDCA
1950-es években vezette be a technikát a japán iparban. A PDCA a Plan-Do-Check-Act rövidítése. Ez egy iteratív folyamatszabályozási és -fejlesztési technika. Lényege:

• határozzon meg üzleti célokat és folyamatokat az eredmények elérése érdekében (terv).
• hajtsa végre a tervet (Tegye meg)
• adatok és eredmények ellenőrzése (vizsgálat)
• javítsa a folyamatot az adatok alapján (cselekvés vagy módosítás)
• Folytassa előlről

Six Sigma – DMAIC
A Six Sigma egy eljárási módszer, amelyet az Egyesült Államokban a Motorolánál fejlesztettek ki az 1980-as évek végén. A folyamat okainak és hibáinak megtalálására és megszüntetésére összpontosít. A cél a hibamentes teljesítmény biztosítása.
DMAIC egy mozaikszó:

• Meghatározás: A probléma meghatározása.
• Intézkedés: Számszerűsítse a problémát
• Elemzés: Az ok azonosítása
• Javítás: Oldja meg a kiváltó okot, és ellenőrizze a javulást
• Irányítás: Kövesse nyomon és folyamatosan javítsa

Ez egy adatvezérelt ciklus az üzleti folyamatok javítására, optimalizálására és stabilizálására.
Lean Six Sigma
Ahogy a neve is mutatja, ez a módszer a Lean és a Six Sigma legjobbjait egyesíti. Rendszer mely a hulladék eltávolítására és a folyamatváltozások csökkentésére. Segít csökkenteni a folyamathibákat és a hulladékot, és keretet ad a fejlesztéshez.
Folyamatbányászat – Folyamatjavítás adatokkal
IBM kutatásai alapján. A rendszerekből származó eseményadatok segíthetnek a folyamatok jobb megértésében.  A folyamatbányászat a számítógépes naplók adatait használja fel a folyamatok vizuális megjelenítésére. Ezután rávilágít az eltérésekre és a lehetséges hiányosságokra. A folyamatbányászattal megszületett a gyakorlati módszer az adatközpontú elemzés alkalmazására.
Folyamatfejlesztés  automatizálással
A 2010-es években a számítógépes munkavégzés automatizálása. Például a Blue Prism és az UiPath, „szoftverbotokat” használtak a feladatok automatizálására. Ezek a Robotic Process Automation (RPA) eszközök alkalmazhatóak az ismétlődő feladatok automatizálásában. A folyamatbányászat segít azonosítani az automatizálható folyamatokat. Kevés letérésű, de ismétlődő folyamatokat azonosíthat. A folyamatbányászat és a kapcsolódó technikák az RPA-val együtt a folyamatfejlesztés szolgálatábá állították. Az RPA azokat a műveleteket utánozza, amelyeket az emberek a számítógépen a képernyők segítségével végeznek. A folyamatbányászat háttér eseménynaplókat és adatbázisokat használ. Tehát hiányzik az mesterséges inteligencia információ, amely segíthet az RPA-ban. A vállalatok kidolgoztak egy módszert az asztali képernyő adatainak elemzésére a folyamatok megértése érdekében.

Hogyan tovább a szoftverrobotokkal? Jövő?

Emelt szintűek a fuzzy logikát alkalmazó szoftver robotok mely a gépi tanulás „előszobája”. Véleményem szerint a mesterséges inteligencia a jogszabályok kaotikus változásai miatt jelenleg még nem elérhető. Az automatizálási szoftvernek nincs szükség pihenésre. Mivel több műveletettel egyszerre dolgozhat, fontos, hogy válaszoljon és reagáljon a kérésekre nap 24 órájában, amikor a kérés bekövetkezik.
Különböző típusú RPA automatizálások vannak.
A különböző típusok jobban megfelelnek bizonyos műveleteknek. Mindegyiknek vannak előnyei és hátrányai.
Business Process Automation (BPA)
Az automatizálásra és a különböző műszaki rendszerek közötti integrációra vonatkozik. Főleg ezek a rendszerek a protokoll / API, amely lehetővé teszi, hogy hívjanak rendszereket a háttérben. Fontos, mert ha a művelet elvégezhető a háttérben, a végrehajtása gyorsabb, kevesebb hibalehetőséggel és pontosabb, mivel nem függ felhasználótól.
Robotic Process Automation (RPA)
Az RPA egy meglévő felhasználói felületen az automatizálása.Előnye, hogy az megtarthatóak a meglévő szoftverek, és nincs szükség egyéb alkalmazásokra. Előfordulhat, hogy egy API automatizálási eszköz használja ugyanazt a felhasználói felület, mint ember a számítógépen. Ezzel a lépéssel közelebb van a hétköznapi feladatok automatizálásához.
File Transfer (MFT)
File Transfer középpontjában egy fájlátvitel integráció hub támogatja a különböző protokollokat a bejövő és kimenő kommunikációkat.
Excel vagy RPA szofver robotjaim?

Excel alkalmazások ma az egyik legnépszerűbb irodai eszköz. Segíti az alkalmazottakat számos területen több mint 800 millió felhasználó használja naponta. Az Excel automatizálásához alap esetben érdemes a makrókat használni, ha már nem csak az excelen belül kell végezni a munkát akkor érdes az RPA szoftver robotjaimat alkalmazni. Abszolút pontosságot biztosít. Mert a szoftverrobotjaim rendszere a munkafolyamat során mindig szigorúan betartja a szabályokat. RPA szoftverrobotjaim különböző platformokon képesek összesíteni az adatokat. Például a versenytársak adatainak gyűjtésére. A jövőben a vezetők új üzleti stratégiákat gondolhatnak ki. Az általam készített RPA szoftverautomatizálási robot képes meghívni az excelben rögzített makrókat. RPA szoftver robotjaimnak különböző feladatai és funkciói lehetnek így egy teljes rendszer lehet kialakítani. Az Excel dokumentumok elkészítésének munkája nagy koncentrációt igényel a munkatársaktól. Nem írhatnak félre semmilyen adatot a dokumentumban. Az alkalmazottak nyomást fognak érezni arra, hogy minden nap ezt az unalmas munkát végezzék. Az Excelbe bevitt adatokat az RPA szoftver robotom hatékonyan kezeli, és jelentősen csökkentheti az Excelben előforduló gyakori hibákat. Az Robotic Process Automation azaz az RPA szoftverrobotom bevezetésével pontosabban és hatékonyabban elemezheti az adatokat. RPA szoftverrobotom könnyen integrálható más szoftverekkel az adatfeldolgozási teljesítmény javítása érdekében. RPA szoftverrobotom hatékonyan tud adatokat elemezni és részletes jelentéseket készíteni. Az RPA robotszofverem, hogy hatékonyan tud gyűjteni valós idejű adatokat.

Világban az RPA…

Az egészségügyi szolgáltatók több mint 50%-a már használ RPA-t.Ezek a szolgáltatók felfedezték, hogy az RPA 30–50%-os költségmegtakarítást eredményezhet a kézi adatbeviteli és -feldolgozási feladatokhoz képest. Az intelligens automatizálási technológiának a népszerűsége abban rejlik, hogy képes felszabadítani az emberi munkaerőt azáltal mert olyan „digitális munkást” biztosít, amely pontosan úgy működik, mint az emberek, adatpontokat visz be, rendszerez és mozgat a számítógép képernyőjén, mégis precíz pontossággal. A digitális munkás olyan gépekre alkalmas feladatokat lát el, amelyekhez nincs szükség emberi beavatkozásra. Az olyan megoldások, mint az AI és az RPA, nem képesek bonyolult döntéseket, következtetéseket hozni, ezért az embereknek el kell végezniük azokat a nagyobb értékű feladatokat, az AI-nak pl. nincs empátiája vagy törődik a beteggel. A gépek végcélja csak a feladat elvégzése. Az egészségügyben az elfelejtett találkozók évente többmilliárd dollárba kerülnek az egészségügynek. Az RPA-robotok leegyszerűsítik a folyamatot, pontosan ütemezhetik be a találkozókat, keresik a várólistákból az elérhető időpontok után mindezt a nap 24 órájában. Ha fontos információkra van szükség a találkozó időpontjának egyeztetéséhez, a szoftver robot gyűjti és rögzíti. A betegek 75%-a örül a nap 24 órájában elérhető időpont egyeztetéseknek. A szoftver robot ki tudja küldeni a megfelelő látogatás előtti űrlapokat, és a kitöltött űrlapokat a megfelelő személyhez irányítja a megfelelő helyen. Az automatizálás nem mindenre a csodaszer a egészségügyi IT területén, de kulcsfontosságú erőforrás. Sajnos Magyarországon mi még nem tartunk itt két okból, az első munkaerő olcsósága, továbbá az egészségügyi dolgozók többsége nem közgazdász, sőt nem is érdekli a nyereségesség (pedig abból kapja fizetését), de ami késik nem múlik.

Érdekességképpen a fizető egészségügyben az RPA használati lehetőségei

Használati eset	Leírás	Hatás
📋 Betegadatok rögzítése	A betegek adtok frissítésének automatizálása	Az RPA javítja az adatok pontosságát, egyszerűsít és növeli a betegek biztonságát.
💼 Igények feldolgozása	A követelések automatikus ellenőrzése	Az RPA csökkenti a hibákat, felgyorsítja a biztosítók fizetését.
💵 Számla automatizálás	Automatizált számlák generálása	Az RPA felgyorsítja a számlázási ciklusokat.
📅 Időpont ütemezés és emlékeztetők	Automatizált időpontfoglalás és emlékeztető értesítések	Az RPA optimalizálja az ütemezést, csökkenti a meg nem jelenések számát.
💉Orvosi kódolás és dokumentáció	Az orvosi eljárások automatizált kódolása és dokumentálása	Az RPA javítja a pontosságot, csökkenti a biztosítói elutasításokat.
💻EESZT integráció és adatmigráció	Elektronikus egészségügyi nyilvántartások automatizált integrációja	Az RPA javítja az adatok pontosságát.
📄A biztosítási jogosultság	A betegbiztosítási jogosultság ellenőrzése	Az RPA javítja a bevételszerzést.
🔄Előzetes engedélyezés feldolgozása	Az utalások automatizált feldolgozása	Az RPA leegyszerűsíti a munkafolyamatokat.
💰 Bevételi ciklus menedzsment	Az egészségügy pénzügyi automatizálása	Az RPA optimalizálja a bevételi ciklusokat.
📥Páciens regisztráció és felvétel	Automatizált betegregisztráció	Az RPA javítja az adatok pontosságát, javítja a beteg elégedettséget.
💊Vénykezelés	A receptek automatizált feldolgozása	Az RPA javítja a hatékonyságot.
⏳ Várórólisták kezelése	Az időpontok várólistáinak automatizálása	Az RPA javítja az előjegyzések kihasználtságát.
📊Klinikai adatok kinyerése	Klinikai adatok automatizált kinyerése	Az RPA felgyorsítja az adatelemzést.
🔬Laborvizsgálati eredmények feldolgozása	A laborvizsgálati eredmények feldolgozása	Az RPA csökkenti a hibákat.
📝Beteg visszajelzések	A betegek visszajelzéseinek automatizált gyűjtése	Az RPA javítja a betegek elégedettségét, és megvalósítható fejlesztéseket generál.
🔒Egészségügyi megfelelőség	A szabályozási megfelelés automatikus ellenőrzése	Az RPA csökkenti a megfelelési kockázatokat.
💊Gyógyszer egyeztetés	A gyógyszerek automatizált egyeztetése	Az RPA növeli a betegek biztonságát.
🗃️Orvosi feljegyzések lekérése	Az orvosi feljegyzések automatikus visszakeresése	Az RPA javítja az adatokhoz való hozzáférést.
👥Beutaló koordináció	A betegek beutalóinak automatizált koordinálása és nyomon követése	Az RPA csökkenti a késéseket.
💼Egészségbiztosítási kárrendezés	Egészségbiztosítási igények automatizált egyeztetése	Az RPA javítja a fizetési pontosságot.
❌ Biztosítási megtagadás esetén	Biztosítási igények elutasításának automatizált kezelése	Az RPA javítja a kárrendezést saját finanszírozásban.
📋Beteg elbocsátása és utánkövetés	Automatizált elbocsátási folyamatok és utógondozás	Az RPA csökkenti a hibákat beteg élményt emeli.
🏥 Távoli betegfigyelés	A betegek egészségi állapotának automatizált távfelügyelete	Az RPA csökkenti a kórházi látogatások számát, javítja az ellátás hatékonyságát és javítja a betegek monitorozását.
📦Egészségügyi ellátási lánc menedzsment	Az egészségügyi ellátási láncok automatizált kezelése	Az RPA optimalizálja a készletszinteket.
💻Betegportál kezelése és támogatása	Automatizált kezelés és támogatás betegportálokhoz	Az RPA fokozza a betegek bevonását, javítja az önkiszolgálási lehetőségeket, és egyszerűsíti a műveleteket.
📞Telehealth időpont egyeztetés	Távegészségügyi látogatások automatizált ütemezése és koordinálása	Az RPA javítja az ellátáshoz való hozzáférést.

Az RPA mindenre jó?

Egyáltalán nem. Az RPA elsősorban folyamat automatizálás és másodsorban programozás. Át kell gondolni a folyamatokat ezeket vizualizálni kell, majd „megrágni”, van-e értelme, hoz-e hasznot az automatizálás. Gyakran előfordul nem szükséges az adott folyamat automatizáláshoz RPA azaz szoftver robot, jobban és pontosabban meg lehet oldani batch filokkal vagy API automatizálással stb. A lényeg elsőre vizualizálni kell a problémás folyamatot.

***

RPA (Robotic process automation)
Hi! I respect you for reading my thoughts on software robots. Why is so long? Anyone interested should read and ask.

What can my software robots be used for?

RPA is simply a tool that eliminates the manual activities currently performed by humans it uses an interface developed for humans to perform repetitive tasks

Data extract and process data in software or on the web. Copy and paste the specified part of the text with my RPA software robots, fill in the form automatically.
Examine changes in data and send notification of it. Save files to your computer or interpret and send emails, save email attachments to the right place i.e. log in to websites with a user/password pair. Capture information from web pages, initiate transactions with them, perform calculations and then automatically transfer data between systems andgenerate files or modify.
My RPA software robots can also react to events so real-time system is possible etc. so to do any activity thatrepetitive task on the computer provided you do not need other forms of introduction, e.g. RPA cannot scan documents but scanned documents can be processed automatically.

Increasing efficiency?

Production environment e.g. can also be used to process data collected by sensors, which can be used for high-value e.g. increase the efficiency of machine tools automatically generated reports from the data collected, which management can use (if they wish) to take action to increase effectiveness. Software robots are usually used to automate monotonous office work, but the potential exists to increase the efficiency of industrial production. My software robots process automation, they perform low-level and repetitive manual tasks quickly, socks that eat up workers’ time. My RPA robots reduce data errors, resulting in better quality, and lower overall costs as fewer people are needed to perform tasks, no human intervention is required, increasing productivity and efficiency. For example, my RPA software robot can simplify invoice management from start to finish by allowing it to automatically retrieve invoices from accounting systems, enter data into the invoice processing portal, and forward the invoice for approval with a thorough understanding of user screen interaction. Businesses need to develop a comprehensive plan with my help, complemented by adequate funding and continuous monitoring of performance and results. My RPA software bots, for their part, use fragile connections, and can be interrupted when the system is changed or updated. The first step in implementing my RPA robots is to determine which processes are best suited for automation. For example, repetitive, time-consuming and error-prone tasks in areas such as finance, human resources, customer service and others. During implementation, plans for improving the business processes to be automated by my RPA software robots must be carefully developed.

Can my RPA software robots work with older systems?

Yes, my RPA software robots can connect to previous operations. In companies, the company’s data storage system is usually legacy and cannot be lost. The application of my RPA software robots can be effectively integrated with CRM, SAP, Excel, etc. with its automation solutions. Repetitive tasks involving employees working on older systems can be eliminated. My software robots can be easily associated with daily tasks. One of the main concerns of leading companies is data security, all their data must be securely protected against leaks occurring during the process. When using my RPA software robots, access to sensitive data is controlled. With a solid security system, my software robot does not allow foreign intrusion into the company’s system.
Advantages?
My software robots can work 24 hours a day, or even several at the same time.
My apps for automating repetitive tasks have many advantages:

1. Increased efficiency: My robots can perform tasks faster and more accurately than humans, which can increase productivity and reduce errors.
2. Cost Savings: Automating tasks can reduce labor costs and improve overall efficiency, resulting in significant cost savings.
3. Scalability: Bots can handle large volumes of tasks and can easily be scaled up or down to meet business needs.
4. Improved data accuracy: My bots can automatically extract, verify and manipulate data, improving data accuracy and completeness.
5. Flexibility: My bots can be integrated with a variety of systems and software, including legacy systems, desktop, web and virtual environments, enabling complete process automation regardless of technology stack.
6. Compliance: Help organizations comply with regulations and standards such as GDPR by automating tasks related to data security and data protection.

Without error (because it repeats work done without error)
My software bots follow the rules and don’t look for loopholes. US invoice processing (video) CLICK HERE! (source: internet)>
They work faster than humans by orders of magnitude, it is not the execution of the process that is faster, but not e.g. gets tired, i.e. there is no downtime.
It can also be used for existing systems and processes.Sending an automatic invoice reconciliation (video) CLICK HERE! (source: internet)
There is no need to replace or develop existing software. My software robots are exactly trainable and are used for any application or website. They are flexible in operation. With a verifiable end result. Productivity increase Cost savings through my RPA software robots. Its robotization is advisable when the tasks to be performed are complicated in a standard way, based on pre-established rules and should not be too complicated and of moderate critical importance. So tasks that, according to the employees, only rob time. A special software robot, for example chatbot, gives pre-defined answers to specified keywords. Helps sales, Helps increase customer satisfaction.
Do you distinguish three levels in automation?
1. Choose software that basically knows what is needed. e.g. ERP systems that contain complex parts required by accounting, so no separate software is needed. Attention: Beware of island-like software development, so you buy programs here and there between which the data is moved manually, it is extremely expensive.

2. If you cannot find the required services in a program, choose at least a program that is capable of API communication, so they can exchange data with each other in a timed and automatic manner within a standard framework.

3, If the previous two don’t work, I can have software robots that imitate the hand movements of the live employee thus relieving the employee of the work. The system is vulnerable, if someone updates the programs on the computer, the person can automatically adapt to that, but the computer does not do what it was programmed to do. It takes time to develop, they cannot be created overnight, and they require maintenance, so it is necessary to periodically check whether they are working correctly, if not, then they need to be repaired.

If you think of the software robot, unifying financial, accounting, and manual processes, the answer is no. The tasks must be thought through and standardized. Creating process diagrams is necessary, without them I can’t see the task to be solved either. With my software robots that work together with the worker, the processes must be standardized, because one worker must not prepare the work with different steps than the other worker, the software robot cannot adapt to this. Unsupervised robot jaimar must be prepared for errors, what to do if an error occurs.

So my software robots are well suited for standardized processes, but should only be used if the appropriate software or API options have already been examined. For example, the communication of a Windows-based desktop accounting software with another web-based software on a schedule or when specific events occur.

Types of my RPA robots

My supervised RPA robots

(Attended RPA Bot) is a software robot that performs tasks with the help of workers. The employee starts it with a keyboard combination or other method. E.g. in customer support, obtain information about the given customer from other systems. The disadvantages are that the employee must be on the computer, the employee cannot use the computer while my software robot is working.

My unattended RPA robots

(Unattended RPA Bot) is directly integrated into the computer system during a given process. If required, my Unattended RPA robots can be activated automatically when a specific event occurs. Workers don’t need to start my software bots, and they don’t need to monitor them. For example, with the automated invoice processing system, the processing of received invoices can be entrusted to a software robot. The advantage is that my unattended robots do not prevent employees from working on their computers, because they working another computer. -:)

My hybrid RPA bots

Hybrid RPA Systems are a combination of Attended RPA and Unattended RPA. Several robots can work efficiently on the same computer, one of which is my supervised software robot and the other is my unsupervised software robot. This software robot system can automate most tasks without human intervention.
Difference between supervised and unsupervised RPA bots

Supervised RPA in Bot		Unattended RPA Bot
Performs the duties of employees	WHAT	Automate back-office operations at scale
Awaiting human intervention	HOW	Works without human intervention
It is driven by employees	WHEN	Triggered by event, rule, or scheduleable

Where can a software robot work?
My software robot can perform its work in a digital environment, if the physical printing and mailing of the receipt is part of a process then it cannot be used, whereas if the mailing is done through an e-service provider then it is.

The software robot can work with uniform data, for example a table. Shall I give you an example? Email text written by customers is not suitable for processing my basic software robots, but if we supplement it with a task-solving algorithm controlled based on keywords stored in a background database, it is already suitable. Invoices, customers, etc. the processing of documents by an automatic software robot also requires more effort

In order to recover the costs of the software robot as soon as possible, it is necessary to run the software robot many times daily, hourly, etc. regularly. so the human execution of the process, which we replace with a software robot, should be repeated as often as possible, e.g. centralized orders, etc.

Important things?

The tasks to be robotized must be broken down into mini steps, especially the preparation for errors (e.g. resized window, non-responsive data, etc. data). The work to be performed by the software robot must be described in detail together with possible errors. During the execution of the work, human intervention may be necessary: ​​e.g. it’s like the red light on machine tools. For the operation of finished software robots, a person is needed for their further development and programming, but by definition a highly trained developer and not on a permanent basis.
How is the software robot developed?

Complexity control because the robot only performs the same repetitive tasks, it does not think like a human.
Savings rate, so does the software robot make sense for that task?
The software robot can only perform work that can be described by rules. For example, if it turns out during preliminary flow chart planning that a more complex decision is required than „if” decisions, then it is not a software robot’s task.
Automation options are divided into several categories: light, medium and complex software robots with lengthy development requirements.
When automating processes, a work plan must be prepared and adhered to.
My software robots do what they are taught, they are robots, if, for example, a new window pops up and the robot is not taught the solution, my software robot stops with an error.
The process owners explain the business process to be automated in great detail.
You have to think about all possible outcomes, branches, errors. (e.g. the java application may freeze, the php processing process may time out, etc.)
These are included in a Process Design Document, containing a detailed description of the process to be automated step by step and with precise wording. Added with screenshots for clarity. When a document is good, if a user who does not know the process, company, and applications can go through it without error and this can also be a test of the document.
After recording the necessary development tasks, the necessary time and costs and business benefits can be estimated.

The difference between my software robots and your traditional systems is that RPA implements the automation of operations thanks to various functions, including an interface designed for human use. Whereas the traditional system did not, where, for example, API integration or database connection was needed for cooperation between systems. However, I must note that RPA cannot preserve or share data, like systems, and in modern data processing, it is necessary to try to minimize spreadsheet operators (e.g. Excel) because the data included in it is very difficult to process .
What can my software robot do?
computer managemente keyboard and mouse .
start and stop application
data collection, organization and analysis
execute a scheduled job
data transmission and reception between applications
data connection between the in-house system and business applications
error handling and automatic response with conditional branch setting and coupling with AI function

Disadvantages of software bots?

If the data is not properly updated by hand, the robots in RPA simply follow their instructions and process the data according to the given instructions. This can result in erroneous results if no one manually corrects the data to account for these changes before the bots begin processing. Of course, checking functions can be built in, but while people are able to detect incorrect references in the data during their manual work, robots are not able to identify such errors. RPA is not a hands-on system that can be left to solve problems on its own; requires people to maintain and check proper operation. In order to make effective use of RPA, it is essential to assign roles to both humans and robots, knowing the advantages and disadvantages of the technology.

Mistakes that people make with my software bots?

Automate a process you don’t fully understand….then how do you want to model it.
RPA involves working with spreadsheet processes, but the spreadsheets themselves are often full of errors…so the result is also an error
By updating software, the workspace of my RPA software robot changes …of course, security updates are needed, but then my RPA software robot also needs to be updated, it is not AI.
My RPA software robot follows the prescribed instructions, but does not make decisions … in some areas of need there is only machine learning

What or Who is my RPA software robot?

A robotic worker or robotic process automation in accounting refers to the use of software robots to reduce the amount of human labor required to process accounting transactions. You can Eliminate the manual copying and pasting of data between different applications. My accounting software bots are similar to Excel macros. But the key difference between them is that instead of being limited to a macro running in Excel, my RPA software robot runs in any accounting application it can work with. Think of RPA as a macro that can tell three applications what to do instead of Excel. My RPA software robot is not a magical thing or a stand-alone solution for improving accounting’s modern business processes. However, if you carefully pair it with an adequate in-depth accounting process analysis and standardization of work before implementation, my RPA software robots can deliver good results beyond any new system infrastructure implementation in 3-6 months. My software robots work at the level of micro-tasks where large systems do not. My RPA software robot is not limited to one part of the process – it can be applied to several processes at the same time; debts, receivables, financial closing, audit work, financial planning and analysis, cost management, etc.
RPA design?
When designing my successful RPA software robot, I create automation diagrams that set measurable business goals for each business. I can also calculate a specific timeline for achieving the goal. One of the critical elements of the monitoring phase when designing my RPA software robots is to automate the simplest processes and gradually move to the more difficult ones. You can take advantage of my PRA software robot when you automate the entire process.

Payroll

RPA payroll can be used to perform various payroll tasks. In this way, the payroll tasks become automatic, and the company does not have to do them manually, unless there is an interim calculation. RPA applications should perform payroll and contribution tasks with the help of the existing software. The administrator should make changes to your employee data. The RPA system also manages employee numbers. This means that you can record the data of new employees. RPA robots also automatically pay landlords, so time-consuming rental processes take place without a dispute. The application of RPA significantly improves the efficiency of payroll systems. The system allows us to make the payroll processes faster and smoother. RPA robots are faster and more accurate in data processing. My RPA robots can record all the data of the employees and process them automatically, so manual execution of administrative tasks can be completely saved. RPA applications perform payroll processes with zero possibility of error. The RPA system automatically analyzes the necessary data and can check its correctness. Who is recommended to use the RPA payroll system? The RPA payroll system is recommended for all companies whose payroll is complicated and time-consuming. These systems can reduce administrative tasks, save time and costs, and increase employee productivity, RPA is a more economical and efficient solution to payroll tasks. RPA payroll can be used to easily and efficiently remove complicated administrations at the company. The application of RPA is a solution for tasks that can be performed with the efficiency of estimating difficult work, increases your productivity. The application of RPA is a profitable and forward-looking solution for those who want to reduce administrative burdens and optimize payroll. Where the payroll process is manual and time-consuming.

Development of RPA payroll system

The RPA payroll system is developed in several steps. The first step in the automation process is process recognition. With an RPA payroll system, you need to identify all manual or repetitive processes. RPA software design is necessary for automation. We collect all data sources required for automated processes for payroll. Importing data becomes easier with the RPA payroll system. With the RPA payroll system, automatic calculations make payroll processes easier. With the RPA payroll system, we can assign restrictions, regulations and expectations to certain processes. The development of the RPA payroll system varies depending on the company and the complexity of the system. It usually lasts 4-6 months.

Events in the RPA payroll system

Even though RPA systems can provide significant benefits, certain errors and problems can occur when the system fails. Incorrect payment amounts, Missed payments, Incorrect taxes and deductions. In the case of RPA payroll systems, one of the central causes of errors and problems that occur is due to the complex tax and taxation system. Companies should conduct regular audits of their RPA payroll systems. During the inspections, the operator must check all calculations, payment amounts and tax returns, as well as the customer database. With regard to RPA payroll systems, the best solution is to educate and train the operators on the rules of the tax and payroll system, as well as the issues of managing the AI ​​program system. The RPA payroll specialist must not only have adequate experience, but must also have up-to-date information on the latest tax rules and regulatory changes. An RPA-based payroll system combines the benefits of automation technology and payroll software to provide a fast and efficient solution to routine and complex payroll tasks. The RPA-based payroll system is easy to customize and flexible, thus ensuring companies that the system works according to their needs. The system can manage deadlines, various payroll methods, calculate taxes and communicate payroll data. Many human errors can occur during payroll processing performed by humans, be it calculation errors or other technical errors. With the help of RPA systems, however, these possible errors can be avoided. These systems are very fast and accurate, they work in real time with databases and other automated data switches. This means that all data is accurately recorded and processed during the payroll processes, so that the complicated they also comply with taxation rules. The RPA system ensures continuous and repeatable execution of processes without room for human error. These RPA systems are able to capture even the smallest deviations in data, so certain risks can be eliminated.

Better data protection and security

The RPA-based payroll system provides companies with a higher level of data protection and security. The system is able to filter out and prevent access to data by users who do not have access rights. However, one of the biggest challenges in payroll processing is human error during data management processes. By using RPA technology, human interventions around the process can be removed. The integration and scalability of payroll systems allows companies to increase their production efficiency and reduce their costs. RPA makes it easier for companies to manage data, processes and employee payroll, allowing staff to focus on real business tasks. The collection and use of employees’ payroll data is of fundamental importance for the payroll process. RPA (Robotic Process Automation) offers a solution to automate this, thus reducing the need for human intervention and enabling more efficient and accurate work. The first step to ensuring RPA security is to perform a security risk assessment. This helps organizations identify potential risks and vulnerabilities in their RPA systems and take preventive measures to address them. Organizations should implement a comprehensive security system that covers all aspects of RPA security, including access control, user authentication, data protection, and network security. This framework should be regularly reviewed and updated to ensure that it remains relevant and effective. Implementing access control is critical to ensuring the security of RPA. Authentication helps prevent unauthorized access and protect RPA systems from cyber attacks. Regular monitoring of RPA systems is critical to identifying vulnerabilities and taking corrective action. They must implement monitoring tools and processes to detect security incidents in time and respond to them. Regular employee training on RPA security best practices and policies is essential to creating a culture of security awareness. This helps prevent human error and ensures the overall security of RPA systems. Maintaining audit trails is essential to ensuring RPA security. Organizations must keep records of all activities performed on RPA systems, including who performed them, when, and why. This helps identify suspicious activity and take corrective action. Implementing disaster recovery and business continuity plans is essential to ensuring the security of RPA. Organizations must have a plan for recovery after system failures, data breaches, and other security incidents. Organizations should conduct regular security audits to identify gaps in their security framework and take corrective action. Developing incident response plans is critical to responding to security incidents in a timely and effective manner. Organizations must have a plan in place to quickly identify and respond to security incidents and prevent further damage. Securing RPA is critical to protecting against cyber attacks, data breaches, and other security threats. By conducting regular security audits, implementing access controls, using secure RPA software, and developing incident response plans, organizations can ensure the security of their RPA systems and build employee trust.

Combine database

In RPA, we can save time by connecting multiple databases automatically and thus getting rid of duplication. Many payroll systems use different databases (e.g. employee data, payroll analyses, benefits, etc.). RPA automates all data sources and thus reduces the level of human intervention. The payroll system using RPA is able to collect, process and analyze data quickly and with high accuracy. RPA helps in creating automatic reports, thus reducing manual work. The RPA algorithms process the data based on criteria defined by the persons concerned.

Data collection

Payroll administration processes can be long and complex. Regardless of how many people a business needs to pay, it is a lot of work to track working hours, check pay periods and calculate fringe benefits. However, automating such processes not only saves time, but also increases productivity. Automation can be done in many ways, the most common ways include automating data entry, calculations, and checks. Automating such processes has many benefits for businesses and helps get rid of human error and paperwork. Automating data entry means recording data electronically, which allows for faster data capture and reduces human errors. In addition, electronically recorded data is easier to manage and data comparison becomes easier. However, automating the calculations allows you to calculate payments faster and minimize errors. Automatic calculations are usually done by software which strictly follows the rules and legislation. Checking and comparing invoices, receipts and other documents during payroll is extremely important. However, checks usually take a lot of time and are not free from human error. Automatic checks help save time and reduce the risk of human error.

HR

Managing employee records takes a lot of time from HR department staff. Many documents must be handled, filed and organized by hand. The use of RPA bots enables the automation of processes and the free time of human resources employees to be used for other tasks. The use of RPA bots allows tasks related to employee records to be handled quickly and efficiently. Through the RPA bot, data is automatically imported into the employee record. RPA-driven processes ensure predictability as tasks are executed according to timing. Managing employee records through the RPA bot enables quick and efficient storage and retrieval of documents. One of the great advantages of the RPA bot is that it processes the data at high speed and finds out how the data can be optimized the most. With this, the general feeling of the employees is that the task of the HR department is to handle the employee records well and quickly. Managing employee records driven by RPA provides significant benefits to HR staff. RPA bots automatically perform tasks that can significantly reduce employee stress and increase time efficiency. From recruiting to performance management and more, RPA can revolutionize HR processes by automating routine tasks, improving accuracy and freeing up resources to focus on strategic HR tasks.

Job descriptions with artificial intelligence?

The trend at the moment is the use of artificial intelligence, I have it too. What can AI be used for in accounting? For example, it is used to create job descriptions, guides and HR policies, and revising and refining them is often a time-consuming process. Generative artificial intelligence offers an effective solution to simplify these processes. Generative AI can easily create job descriptions and skill profiles. This helps create a more inclusive corporate hiring environment. In the Hungarian context, based on my analysis, it is still necessary to improve, but based on well-defined ai prompts, HR can basically be of great help. Employee training is a time-consuming process due to time and manual efforts. There are many tasks involved in employee onboarding, such as creating the aforementioned job descriptions, screening candidates, hiring new employees, sharing data access, and more. By using RPA, businesses can automate the tasks involved in the process and eliminate repetitive processes. Artificial intelligence AI can add a touch of personalization and create personalized intro materials.

Performance evaluation

RPA creates opportunities for employees to get bonuses, rewards and other compensation in a better and fairer way. With the introduction of RPA, employee performance is based only on quantifiable factors. The system automatically keeps track of performance, which is very important to achieve fair conditions. By using RPA automated systems, performance evaluation will also be much more efficient, as it will be easier to analyze the performance of each employee. With the help of RPA, employee performance can be published with numerical data, and consequently results will be much more accurate and will not be biased. RPA can help HR teams automate performance reviews and appraisals. Automated performance management can reduce errors and improve the accuracy of assessment scores. Reviewing and evaluating people’s performance at work is essential for businesses. However, this process is very time-consuming and extensive than HR teams probably imagine. Manual evaluation processes are prone to errors, inaccurate results, and require even more time and energy to perform the various processes. RPA can be used to implement a user-friendly performance review system. RPA is reliable and accurate, which helps maintain workers’ accuracy. RPA can send automatic notifications to users so that they are notified of evaluation processes in a timely manner. RPA assessments are more reliable and accurate than manual assessments. RPA accurately observes and records the performance of individual workers, which team members can review and evaluate. RPA also records pre-determined scores to help assessors make decisions. RPA’s automated assessment processes save time for both assessors and team members. Templates used in evaluation processes can be preset, saving HR departments additional time preparing reviews. RPA also makes the monitoring of performance indicators more reliable. RPA automatically monitors different performance levels and optimizes the work of individual workers. RPA-automated performance management processes enable HR teams to respond to employee needs. RPA can provide information that helps meet needs, which leads to employee satisfaction. RPA enables HR departments to perform automated appraisal processes with best-fit appraisers (KPIs). RPA helps identify the raters who can best see how a given employee is performing for their job role.

Agile, Scrum, Kanban in RPA development

How to think about Kanban.
Start with what you know
The implementation of Kanban does not require significant changes to current processes. The point is to start with the current process and then implement changes based on feedback about the process. Due to the continuous improvement nature of Kanban, the longer you use it, the better the process will become.
Accept that you want to make a gradual, evolutionary change
Change is more effective when everyone in the team participates. Create a culture of continuous improvement by selling to team members the importance of process improvement. This can be done by showing the team the connection to better RPA development.
Respect current process, roles, responsibilities and job titles
Kanban recognizes that it is likely that the current way of doing things has value that needs to be preserved, so it does not require sweeping changes that often cause fear among co-workers. A clear statement of respect for current processes, roles, responsibilities, and jobs will help alleviate the fears that often accompany change and make team members more comfortable participating in minor improvements. Incremental changes allow you to link results to the change that preceded them, making decision-making easier.
Encourage leadership actions at all levels of the organization
Team members at all levels need to feel safe to bring change into the process. There is tremendous value in the perspectives of individuals throughout the organization. Everyone involved, regardless of their pay grade, should be empowered to take a leadership role. A Kanban system can help you keep track of the work done by visualizing what has happened, what we are working on, and what remains to be done. It can also help with the distribution of work. On the Kanban board, the work to be done is stored in a backlog column and can be prioritized. When a coworker is done with what they’re working on, they can go to the backlog column and select the next highest priority task that fits their skill set. Kanban can help companies track resources spent on each customer. Most importantly, Kanban facilitates the continuous improvement of processes so that companies can provide an amazing experience to their customers.
and SCRUM?
If it is important to have a usable result already in the early stages of development, which covers and makes it possible to implement the most important business needs, but there is no time for lengthy planning at the beginning, or the market conditions are constantly changing, then Scrom can be the solution. During the project, you can plan the sub-tasks in more detail. Scrum is a framework that enables solving complex problems. It’s a way of working that you use when you need to solve a complex problem—something you haven’t done before, like developing an RPA software robot. It reduces risk while increasing the value of the deliverable. It enables quick mobilization, you can quickly bring in whoever you need. Traditionally, the majority of the financial sector applied the waterfall project management approach, which proceeds slowly, is well documented, and gives time to evaluate important decisions. It still works well now and some would say – why fix what isn’t broken? And you really shouldn’t, instead you should try and understand if this process is still the best for you in the current market conditions. For those unfamiliar with scrum, the main difference between the approaches is that instead of completing the entire project in one phase, it is divided into short chunks (around 2-4-6 weeks) , and a part is executed. I find one major difference between waterfall and scrum – documentation. For waterfall, all documentation is created at the beginning of the project and usually takes a long time. Once completed, it should serve the full duration of the project, but the reality is often different. Since most projects can take quite a long time, it is not uncommon for requirements to change, rendering the documentation produced irrelevant. Therefore, it needs to be updated, takes even more time, and resets the entire project. In the case of scrum, on the other hand, the documentation is prepared for the short parts, therefore in a much smaller amount and does not become obsolete during execution. Scrum simply discourages excessive and wasteful documentation that does not need to be created and maintained. By applying scrum, companies can save valuable time and resources that would otherwise be spent on revising outdated documents. Another advantage of the scrum approach is quick decision-making. To be more precise – faster than the waterfall approach. Because only short work iterations are done at a time, instead of the entire project, scrum allows you to adapt to changes and make decisions based on those changes much faster. It also significantly shortens the project time because you don’t have to go back to the beginning and redefine the entire project. Communication, coordination and control are very important. When processes change, it’s important to have a system that does all three. Scrum provides exactly that. Communication, coordination and control are easy if all projects are presented in a clear way on scrum boards, with current priorities highlighted in sprints. Although scrum remains an approach for software developers, it is versatile and can offer many benefits to other industries. The financial sector is no exception. It provides clarity, reduces waste, and gives the company the tools to move quickly in today’s changing environment, while still being flexible enough to adapt to whatever practices the company needs to follow. Wiki
RPA needs project managers
Compared to other types of development, RPA doesn’t have as many opportunities to make those simple changes. Thus, without a project manager, it can be difficult to monitor the progress of developers and to keep projects on time and on budget with clear responsibilities, priorities, and goals. A project manager can remove obstacles to project completion while performing other responsibilities such as engaging stakeholders, prioritizing process backlogs, and managing workflows. Scrum requires cross-functional teams where each team member takes responsibility for a specific task. But RPA works best when developed by a single developer(this does not mean one person), from start to finish of testing. We need solution designers, business analysts who collect requirements, and project managers. Scrum requires the team to be self-managing. Its members decide internally what and when they work. In RPA, teams often have to rely on business stakeholders and other service providers to get the data they need for development, e.g. API access. An RPA team should work directly with them. The difference is the project manager. The RPA project manager uses the parts of Scrum that make the most sense to unblock developers or even business analysts.
Ensuring the values ​​of Scrum
The daily Scrum check-in and the team try to keep it short. With this, they can focus on the goals of the sprint and e.g. they work in two-week „sprints” while being able to effectively report progress to customers. It’s important that everyone knows where they stand, so it’s a good idea to create a process definition document (PDD) that properly defines the process and its business requirements this can also be an annex to the contract. To be effective, RPA projects must solve some critical problem. This may be cost reduction or more time, but it may also increase your satisfaction. The team creates internal deadlines that guide developers during the sprint, creating realistic time estimates so that deadlines can be met and resources can be used efficiently.

Benefits of implementing Scrum in the RPA project

Reduced latency cost
Work on RPA projects using the waterfall method leads to UAT, i.e. testing, at the end of the development life cycle. This can lead to many change proposals from the client until the end of the development. That’s not what I meant, that’s not how I want syndrome. Sometimes the changes are big, it can even be a complete redesign. By using Scrum, we can gradually deliver the goal and incorporate changes much sooner at the end of each step. Thus reducing the costs of delay.
Reduced UAT (testing) timelines
The earlier inclusion of customer feedback in the project and changes based on customer feedback reduce the time spent on testing.
Improving quality
The quality of RPA code can be improved better if you make changes early in the project timeline rather than at the end.
Increased customer collaboration
By delivering RPA incrementally and asking for customer feedback at the end of each Sprint, Scrum can involve the customer early in the project timeline. That way they can react sooner.
Easier to meet deadlines
Shorter testing timelines, faster onboarding of changes due to feedback, and incremental feature delivery make it easier to meet delivery deadlines.

Case studies using my RPA software robot

My RPA robot in the legal department
My software robot searches in the incoming documents, which electronically analyzes the data and forwards or assigns it to the relevant administrator. My software robot interprets the data of the documents received. (e.g. case number or identifiers, etc.) My RPA software robot searches several databases or tables for the found data, forwards or stores the document and provides it with filing identifiers, which can even be in the name of a file, and then communicates the access link to with authorities.
Verification of supplier invoices before payment
The software robot collects the currently payable supplier invoices from the accounting program. My software robot finds the scanned invoice image based on the accounting ID downloads it from the storage location and analyzes its content using OCR. After matching the data, validate the payment. There are far fewer invoices with error codes that must be checked manually. My software robot is scheduled to work at night. An advantage is that the verified delivery invoices do not need to be printed.
Data recording
If the data currently needs to be scanned from paper and recorded manually in the system, then my smart software robots can record the data of the scanned document independently even at night on the specified interface. By replacing boring, time-consuming and very demotivating work.
Automatic bank account processing
The software robot obtains the current bank account statement from the bank and automatically tries to match the remittance, payer and outgoing invoice. In Hungary, it doesn’t always work out because they refer to it in one way or another, etc. but 80% of the transactions are automatically reconciled, only the remaining reference has to be „tracked down” by manual work.
Send certificates in pdf
At the request of customers who enter their ID on the application form (which is checked in the background) a certificate is issued. Based on the verified ID (and other data), the software robot independently generates it in pdf and sends it as an email attachment, while issuing a fee request or invoice for the fee, which is also sent as an email attachment.
Data transfer

Legacy systems can still perform critical functions. For example, old invoicing systems cannot automatically communicate with the other system. In such cases, employees record the data manually. My software robot can prevent such manual processing from causing an error. They often come in different formats, which vary widely depending on the source. Similar to invoice processing, the software robot can help read paper-based and digital documents.
Split by cost center or job number
The departments forwarded the cost breakdown statements in emails and Excel spreadsheets. The robot software eliminated manual data merging by automatically processing all incoming data in less than a minute, compared to 2 hours before the robot was installed.
Reconciliation of delivery letters, orders and invoices
The orders must be reconciled with the shipments, which makes it necessary for the delivery notes to be compatible with the orders. The software robot can check and approve all matching items. Notifies you when you encounter an error.
Inventory check
Check inventory, create and send automated emails to contact partners, list suppliers, etc. You can perform these tasks efficiently and without errors. Significantly improves work productivity.
Inventory Check
The use of my process automation software robots helps in efficient supply chain management. Keeping correct data, sending automatic notifications to managers, and automatic reordering of products below a certain level. In this way, my software bots have a tight supply chain control process.
Data entry
The entire process of e-mails, orders, delivery notices and delivery documents can be automatically entered into the related systems by my RPA software robots.

Recruiting with RPA

Candidate’s experience
Bad experiences of candidates in the initial recruitment phase can significantly damage the company’s brand value. It can be observed that candidates who have a bad recruitment experience will do a lot of negative word of mouth. Improving communication with candidates can be a solution, with personalized automated email and SMS responses at each stage of the application process, integrated with the recruitment system or RPA-driven chats.
Avoiding the wrong workforce
Bad hires can cost companies three times their first year’s salary and affect overall team performance and productivity. To avoid it, increase the use of good candidate screening tools that include RPA analytics, behavioral assessment, etc. they provide.
Reduction of recruitment costs
In-house staffing is one of the most effective ways to reduce these costs, but hiring the right candidate will increase costs over time. Having the right recruiting system in place will critically improve your in-house recruiting process and reduce overall recruiting costs.
My Intelligent Automation Tools (RPA)
can be integrated and automates its tasks, understands human communication, makes decisions and executes operations. This solution can be adapted and implemented for any business segment or industry, my robots that work on emails, documents and chats.
For example
1. One of my robots communicates with an email tool that automatically handles many incoming emails. Reduces time spent manually processing emails. This tool drastically reduces response time from days to minutes and increases employee satisfaction. It uses rules to interpret content and perform tasks in the system, freeing up valuable time and resources.

2. My other robot communicates with a robot documentation tool that can process documents from various sources, such as email attachments, email uploads, and online folders. It can classify documents, extract information, forward it to stakeholders, and update back-end systems.

3. My third robot is a „Chatbot”, which helps payroll to be available to employees, e.g. the current degree of freedom .

Natural causes of staff turnover cannot be avoided. Employees may change jobs due to health conditions, relocation, or other family circumstances. The selection process is a long and complex process, during which the needs of the company must be taken into account. For example, in the recruitment process, even the preliminary preparation of the steps of the recruitment process plays an important role in the development of the company.
The importance of the recruitment process
Managers of companies must understand that not only the filling of the current vacancy, but also the employer depends on their activities. 80-90% of candidates with good recruitment experience at the company will recommend it to others. Half of them will also write good reviews on social media. Attracting and retaining the best employees available today is literally the future of business. Scheduling the admissions process is also very important. The cost of a hiring error can be 40-50% of the employee’s annual salary. In addition, work productivity may decrease. The personnel selection system must guarantee that the company meets the hard & soft skills of the hired candidate, and the company meets him. „Skewing” should not be allowed: experience, talent, skills are as important as emotional intelligence, personality, attitude, adaptability or social skills depending on the position. The 7 most common mistakes:

• lack of accurate and honest job description
• using only external or internal skills
• ignore the technical interview
• rejection of „overqualified” applicants
• delay in the admission process or too hasty admission
• focusing on recommendations or ignoring them
• relying on the professional’s previous work experience and not creating suitable conditions for his development.

About RPA recruitment stages
Identifying and analyzing the need in the recruitment process
Why start the workforce recruitment process? e.g. Because of the vacancies. Staffing can never be unreasonable.  At this stage of development, the company cannot afford to hire a new employee, or it is doubtful what impact he should have on the team and he is not meeting the set goals, then it is better to forget about hiring him.
Profile of the candidate
Before announcing the search, it is necessary to decide who we are looking for.

• the employee was versatile and performed several functions at the same time
• or very experienced in a narrow sector
• was a professional or had just started his career in the profession
• had a perfect resume or excellent references
• spoke several languages ​​at a level sufficient for oral communication

Of course, the specialist must also be interested in something. His motivation is also part of the profile.

• to work for a well-known, stable company on the market
• to work for fast growing companies
• work in a team of qualified professionals
• career opportunities
• competitive compensation package, etc.

Ha nem tudjuk, kit keresünk, akkor nehéz lesz ilyen embert találni.
Before recruitment
Passive recruitment, which basically consists of the company itself contacting the publicly available professional profiles that interest them the most. During active recruitment, the company publishes a job, and job seekers apply to the company independently. Perhaps during passive recruitment it is easier to find and compare applicants. The best results are achieved by combining the two methods.
 Receive applications
If the advertised job is attractive enough, many people will apply the application process should be transparent and fast. Most candidates will not apply for a job they are interested in if the process is too long and drawn out.
Preselection
Based on what criteria do we reduce the number of candidates in order to facilitate a more thorough evaluation? Based on the characteristics of the ideal profile, the least suitable applicants are excluded from consideration. With the help of RPA, application of professional testing, personality screening. Analyzing the emotional intelligence of a prospective employee.
Direct selection
With the help of my software robot, all applicants receive a timely response from the company, even if it is a rejection. Generally, candidates expect a personal email response. But currently 90% of employers do not give any feedback. The interview is the most common procedure during admission. Nowadays, it is decreasing more and more because a test task allows you to evaluate the technical side of a candidate. The competence interview, which allows the assessment of the candidate’s efficiency in different situations. With the situational interview, where the candidate is placed in a hypothetical situation and asked to model their behavior. Selected interview questions will allow you to form a correct opinion about the candidate.

The business world is fast-paced and competitive, it is no wonder that HR managers must constantly work to improve internal processes and further increase their previous successes. Recruiting and selecting employees can be particularly frustrating and time-consuming, especially if your company has large or diverse recruiting needs. However, the explosive development of digital technologies opens up opportunities for the HR sector. In recent years, robotic process automation (RPA) has become the focus of people’s attention, which can bring several benefits to organizations, especially in the field of talent management. With RPA, recruitment processes can be automated, simplified and accelerated, giving the HR department more time for important activities such as training and development and employee retention.

Efficient hiring process.

Analysis of resumes:
Reviewing resumes and profiles can take hours, not days. A recruitment management system can improve recruitment efficiency and dramatically reduce the time required for manual processes. The first and most important step is to evaluate applicants. The RPA can be trained on what qualities of CVs are needed, can assess whether the given applicant has the necessary skills and abilities, whether the data in the CV is correct and whether the candidate is generally suitable for the to fill a position. RPA can narrow down the number of biographies and quickly find the applicants who are closest to the minimum requirements.

Comments and information
RPA can easily record the candidate’s comments after the intervention and immediately notify the candidate of the result or forward the information to stakeholders for immediate response, which increases the speed of interaction, transparency and level of commitment.

Employee Tracking System Management
RPA can collect data for recording, save and organize that employee data for further use. The data of those employees who have been selected can be immediately connected to the company’s HR system to faster and more efficiently develop and maintain all employees who will eventually participate in the company’s onboarding process.

Pre-suitability tests:
RPA can even perform pre-suitability checks such as background checks, can identify employee skills and perform other non-routine tasks.
The business world is constantly changing and developing. Advances in digital technology and artificial intelligence enable increasingly rational and effective processes in all areas of business life. The human resource management (HRM) industry is no exception, and in recent years the industry has been eyeing the transition to automation. RPA (robotic process automation) is a technological solution that enables the automation of business processes. In the HRM sector, RPA is of great importance because it can help speed up, simplify and automate the previously fluid and lengthy processes of human resource planning. The programmability of RPA ensures that any changes implemented through HR are accurate and consistent, helping to save time and resources with HR. RPA can automate the entire HRM lifecycle, including recruitment and selection processes. RPA pays particular attention to the automation of candidate classifiers during CVs and application materials, simplifying implementation processes and reducing administrative burdens. RPA doesn’t just automate hiring, it can automate all the way down to the application process. With the help of RPA, you can focus on labor management needs, try different models for exemptions, application processes and training. RPA can be used to ensure more effective supervision of instructors during staff training. Recruitment plays an important role in the growth of the company. However, the constant challenge is finding the right candidates. With the mass of interested people, HR employees have to give a lot of feedback every day, schedule interviews, and constantly communicate with each candidate – without the help of the number of tasks and experience, this is often a slow and time-consuming process. However, RPA (Robot Process Automation) offers a reassuring solution for HR teams who want to recruit faster and more efficiently. RPA can help people perform secondary, repetitive tasks, such as recruiting processes, where the same steps such as reviewing resumes, scheduling interviews, and messaging candidates are repeated. RPA has a lot of benefits when it comes to connecting with candidates. Using automated processes can help ensure accuracy, speed and cost savings. Reviewing resumes is an extremely time-consuming task, which can be a big challenge for an HR team. Using RPA can help HR staff quickly review resumes, which can save time and improve relationships with candidates. Constantly managing the time table to keep interviews on schedule can also be a big challenge for an HR team. With RPA, the HR team can automatically schedule interviews, allowing them to schedule interviews quickly and efficiently without managing recurring appointments. Communication with candidates has always been a critical element in the recruitment process. However, communicating by email and phone can sometimes be a long and slow process. However, with the help of RPA, HR staff can quickly and efficiently communicate with candidates, which can mean significant time savings and efficiency. The use of RPA not only saves time and resources for the HR team, but can also improve the efficiency of the recruitment process. Automated processes work without delays and errors, therefore enabling immediate reactions from the HR team and easier monitoring of candidate status at every stage, from reviewing resumes to scheduling interviews.
Decision
Company managers get a rough idea of ​​what each applicant has to offer. The final decision should be as objective as possible, it is advisable to prepare a report on the selection process, indicating the strengths and weaknesses of each candidate, this can be automated with software robots using RPA.
Control the process?
Company managers recognize that most recruitment processes will be automated in the next 10 years.

• multiple placement of vacancies thanks to integration with job portals
• primary data collection in social networks, organization of procurement and social recruitment
• searching the candidate database and, as a result, speeding up the processing of CVs
• bulk promotions including full email marketing

Procurement Process RPA

Requirements
RPA can retrieve the input list of each product from the bill of materials. Periodic, permanent access to the company’s list of raw materials induces better supply planning
Contract management

• Preparation of B2B contracts by automatically extracting supplier information and placing it on the draft
• Notify purchasing groups when a contract expires by the expiration date
• Archiving of all contracts in the dedicated database of each supplier

Purchase order
Purchase orders are used to inform company decision makers and the supplier about the type and quantity of items needed. RPA can fill templates. The request is sent to the department heads for approval and forwarded to the suppliers.
Category Management
The different departments deal with their own procurement. RPA can assign the categories of each product to the appropriate purchasing department
Purchase Request
RPA identifies reorders for frequently used items. RPA bots then place reorders without human intervention. If the evaluation requires human intelligence, the request may be forwarded.
Reorder
My software robot monitors stock levels in purchasing, and can automatically create purchase orders for reorderable products. Automated reorders would help avoid the need for a human to constantly monitor inventory levels
Inventory management
Robotic process automation (RPA) enables digital tracking of inventory levels. My software robot creates automated reports and inventory checks. Especially for companies that rely on fresh inventory levels, such as restaurants overloaded with perishables, it’s important to have real-time reporting. Automating stock management means you have to buy less, i.e. it enables intelligent purchasing.
Reconciliation
My RPA robot can automatically compare purchase requests with vendor invoices and shipping receipts to confirm that the products ordered are what should have been ordered.
Payments
Timely payment improves the management of supplier relationships. Financial APIs allow software bots to pay the right amount to the right vendor.
Price Agreement
After receiving a vendor quote, companies can use RPA bots to automatically negotiate prices. So when it comes to quote approval/rejection/negotiation, intelligent automation can help you compare prices. If the price is X% higher than Y, do Z
Digitalized documents
My bots can create log entries automatically, all entries are made in real time.

Don’t automate until you standardize your processes!

e.g. possible standardizations:
Automatically issue and send invoices to customers
Reduction of manual inspection processes
Increasing the accuracy of data in the accounting system
Reduce manual processing
Reduce human error

Of course, you can’t simply make a software robot work with the staff’s spreadsheets, it is first necessary to standardize the processes and data. After that, implementing RPA into core processes is much less likely to break processes or take months.

No-Code platforms or traditional RPA development?

It is possible to create a No-Code program with pre-developed components and on the visual editing interface (drag-and-drop). Due to the lack of qualified IT specialists, the simple interface is tempting for many company managers. Using No-Code platforms is a good way to develop partial applications. The no-code solutions can be of many types according to the needs of the users, e.g. improving customer experience (chatbot) or improving work processes (RPA) or even developing complex applications.
Can no-code replace traditional RPA development?
NO, I think so. No-code can be used to supplement traditional programming. A no-code solution can free up a lot of repetitive work, but you have to pay attention to its fault-tolerant capabilities. What if something doesn’t happen as planned. There are currently hundreds of no-code platforms to choose from, and there will be even more in the future. The demand for qualified developers is high, more and more companies solve their developments with no-code platforms. Reducing dependencies on highly trained programmers for simpler applications.
Disadvantage?
‍A certain degree of system knowledge is essential for modeling business processes. Frequently used settings can be performed by anyone, but there will also be complicated cases. Intention is also necessary, so that they really want to take advantage of the opportunities. For example, internal training materials, ticket system, etc. The customer dealing with the business does not know the best solutions. My RPA software robots currently execute repetitive blocks of work with fixed logic. My RPA software robots are not a product of artificial intelligence.
Only what He was taught
My RPA software robot can only memorize and cannot learn or create a new process independently, let’s say it should because of the GDPR. My RPA software robot always strictly follows the previous rules during the automation operation.
Process selection
Selecting and developing the right process is important in the work of my RPA software robots. Not all business processes are suitable for automation. Tasks with fixed rules and steps are suitable for automation.
Performance vs. hardware requirement
According to my own experience, multifunctional No-Code platforms have brutal performance requirements. A solution can be clicked together from ready-made modules, it must be implemented in such a way that they work perfectly for everyone. This currently raises the problem of e.g. ajax calls. The same performance and speed come with higher hardware requirements and therefore higher costs. An overcomplicated line of code must be corrected in several places, problems arise if the runtime environment changes.

Is RPA secure?

As RPA grows in popularity, cybercriminals are also increasing their threat. Potential vulnerabilities within RPA systems are identified and exploited to gain unauthorized access to sensitive data. The evolving threat landscape requires a proactive approach to ensure the security of the digital workforce. RPA software robots handle data, so they require security measures already in the planning phase. Robotic Process Automation solves repetitive tasks in a user environment with bots, significantly improving the profit rate. RPA can have access rights to sensitive data that it can manage, so the fear of hacking is understandable. Can RPA be hacked? It must be because people make it. Hack-proof systems have been hacked many times. RPA can be hacked, but there are many steps a company can take to mitigate the risks and protect.

If the software robot runs in the same environment as the user, access rights, e.g. requires login information. It is important to distinguish between a live human and RPA in operation. Big mistake if access rights are shared with an RPA bot. (High security risk.) A hacker can access sensitive data. For example, customer information, addresses, credit card information, company finances. By limiting the software robot, we mitigate the risk. In the event of an error if the access is the same for the live person and the bot, it is impossible to distinguish whether an operation was human intervention, (whether malicious or not) or the work of the RPA bot . One of the primary aspects of RPA security is the potential for vulnerabilities. If a hacker gains access to your RPA system, they can manipulate automation processes, leading to data leaks or financial loss. In order to preserve the integrity and confidentiality of the digital workforce, it is key to identify and mitigate these risks. BUT inside threats are also possible Malicious or accidental mistakes by employees can compromise the security of your RPA system. Implementing appropriate access controls and employee training programs can help reduce these risks

The solution is simple: the bot must be given its own credentials so that they can always be identified. A wrong action performed by a bot can be quickly noticed and stopped. Records and logs can also be extremely useful in improving security when, why, who and how an event occurred. It is advisable to define how the bot accesses the database. If the bot’s task is only to read data, then the write authorization is not necessary. If the RPA bot handles data, restrictions must be introduced on data that it does not need for its task. Limiting access to authorized personnel reduces the risk of unauthorized manipulation of the system.

Keeping RPA systems up-to-date is key to keeping them secure. Regular security audits are essential to identify vulnerabilities or weaknesses in the RPA system. These audits include a comprehensive assessment of the system’s security measures and can help you detect and manage potential risks before they are exploited by malicious actors.

Physical protection of RPA?

It is worth keeping the computer running the RPA-bot working without supervision in a place that can be physically closed (see industrial computer cabinet). Thus, possible unauthorized human access can be eliminated to a large extent. (e.g. pen drive data copies, etc.) By implementing effective security measures, being vigilant against emerging threats and following best practices, you can protect your RPA system from potential violations and protect sensitive data.

Who I am?

Norbert Törőcsik
RPA specialist
torocsik.norbert(@)963.hu
☎ 00 36 (30) 9-6600-10
Fax 00 36 (62) 211-386
Budapest +36-1-6333-173
New York +1-646-5471056
Munchen +498972101089880
Austria +43-720-5159-11
from Hungary in EU.

Choosing an RPA software robot?

Choosing an RPA software robot is a critical decision, entrusting anyone with the task.
System compatible?
In order to maximize efficiency and minimize disruptions, it is important to have an RPA software robot solution that is compatible with the current system, for example with the operating system and connectivity with existing software and databases.
Easy to use
You need an easy-to-use RPA software robot with minimal training. If necessary, the RPA software should have a user-friendly interface.
Scalable?
It is worth making an RPA software robot that can be scaled up with the growth of the business. Can it handle the growing amount of work and integrate with other systems?
Costs?
The cost of RPA software bots can vary widely, consider your budget. For example, in addition to the purchase price, consider ongoing maintenance and support costs.
Support?
The service provider should respond within the given time.

When choosing the most suitable RPA robot software for your company, it is worth describing your specific problems and needs. By thoroughly understanding the requirements, it is possible to choose an RPA software robot that effectively meets the needs.

Eliminating human errors?

To err is human, and a mistake in finance can lead to drastic losses and countless hours of correction. My RPA software robots reduce the chance of human errors when entering data or creating reports because my software robots work according to predetermined rules.
Constantly changing legal environment
Recommended logfile for financial processes. Why? They create a well-thought-out plan for the bots to follow, taking into account everything from access to all generated outputs within the workflows. They are stored in a logfile, so all the bots’ activities can be tracked. This information increases compliance and reduces the chance of fraud being recorded. Instead of employing many employees, you can put my software robots to work. RPA robot software provides growth opportunities for accounting departments, while productivity does not decrease. From recording financial data to auditing, accounting use cases reveal how efficiently my RPA software robots can handle repetitive tasks.
Report creation with my RPA software robot?
Data extracted from invoices (or any financial numbers such as expenses, income, debt, equity, etc.) can be taught to my RPA software robots to record, mimicking the human process. In log format that meets quality assurance standards. Minimizing the possibility of errors and complying with official controls is a key element in the preparation of financial reports.
Internal auditing?
My RPA software robots can handle the comparative tasks of verifying the accuracy of financial data, for example when checking between multiple systems. This frees employees from a lot of work and drastically reduces the time spent checking statements and data. During reconciliations, my RPA bots can take over repetitive tasks, whether it is periodic ledger reconciliation or advanced reconciliation of a transaction chain. Exceptions can be flagged for human review, taking advantage of the rules-based approach of my RPA software robots. My RPA software robots do not hesitate like humans, this is crucial for financial processes. In the Hungarian context, I cannot imagine fully automated bookkeeping, people continue to manage robotic bookkeeping. The person is always behind my RPA software robots to review the set processes and possible exceptions. RPA bots need to be constantly tested and updated. Putting my RPA software robots to work should not be rushed, because if the set processes followed by the bots are not complete or up-to-date, it will lead to continuous automated errors, which is disastrous for finances. What should we do then? Your accounting processes must be broken down into steps, by cutting out repetitive tasks and with the help of my RPA software robots, the steps can be optimized and the ideal improvements in the process can be identified. When considering the applicability of accounting methods with my RPA software robots, employees need to understand that my RPA software robot is there to facilitate their work, not to replace them. The use of my RPA software robots and the employees who manage them are key to success. Why? They see the results, they see the tasks to be modified.

Successful RPA projects?

Simplification of processes
There is always room for improvement in most operations. Before implementing my RPA software robot, the processes must be simplified to make them more understandable. Minimize the time spent on programming.
Process Mining
Before introducing Robotic Process Automation, it is worth doing process mining. It prioritizes the automation options. It helps to track changes in the process
Choosing an RPA solution
There are various RPA software solutions such as codeless functionality and many more.
Automating complex tasks such as extracting data from documents is a big challenge. The disadvantage of many Robotic Process Automation suppliers is that these manufacturers only supply standard solutions, not specific solutions.
Simplification and development
I create a map that identifies the process segments. The knowledge of experts in the given field is a big help for this. This step is crucial to the development of my RPA software bots.
Investigating solution
Testing a solution plays a critical role in determining its effectiveness. For example, employees may experience unavoidable errors, so all solutions should be evaluated before trial.
Test it
Run a live test with specific goals, such as accuracy or automation. Experimental results should be evaluated
Backup plan
Always have a backup plan in case the RPA-based development solution requires some modifications after implementation.
Analysis of results
They can determine whether the RPA project development has achieved the desired goals or not.
RPA maintenance
Processes require modifications in accordance with changes in market conditions.

Software Robot development?

There are six steps to implementing RPA.

• My first step is to study possible areas of automation and identify opportunities
• Use the available information and start optimizing the identified processes.
• Design process, generating workflow diagrams and documenting the process before it is implemented.
• RPA bot building process.

What are the steps involved in creating an RPA Bot?
How should it be treated? 

• First of all, it is important to understand the task, and then you can record the task.
• I am recording the software robot
• I need to test the bot and see if it meets the business requirements.
• I upload the bot so that the necessary automation starts working.

What are the important points in the implementation of RPA?

• First, you need to find and thoroughly review your automation options.
• The first step allows you to select the appropriate process or processes for implementation.
• I design the RPA model.
• I will start the process of building RPA bots.

What are the limitations of RPA?

• RPA does not have a judgment attribute, so it cannot be used in processes that require judgment.
• It only works if you receive electronic and structured inputs to implement an automated process.
• The RPA does not use previous experiences, it does not learn anything from them.
• All human solutions cannot be implemented through the RPA workflow.
• Limited to structured data: robots are best suited for automating tasks that contain structured data.
• Requires Training: My robots need to be trained to perform specific tasks that can be time-consuming and require a certain level of technical expertise.
• Limited to the desktop: My software bots are currently limited to automating tasks in desktop applications, but can be added.
• Limited to repetitive tasks: Bots are inherently not suited to perform tasks that require creativity or complex decision-making, like a living person. If/and/or parameters are applicable
• Maintenance and supervision: The automated process requires regular supervision and maintenance, it can be automated but e.g. the installed operating system should not be changed.

Why use RPA??
Automation has become a must in industries today as they want to automate many activities from invoice generation to inventory management to documentation to claims processing.
RPA life cycles
The first phase of the RPA lifecycle is the discovery phase. I plan the solution.
Into development stage.
After that, the acceptance test should be done and once it is OK, you can move on to the next phase, which is installation and maintenance.
KPI indicators in RPA
With the development of robot software, there is an increasing need to follow the performance and how it affects the organization.

Since each company has different needs in relation to different software, different indicators must be examined, which indicators can be used when using software robots ar RPA.

Very few metrics are enough to measure the performance of software robots

• The number of hours saved compared to previous manual work.
• How many working hours and how many costs were we able to save each year with the software robot.
• What customer experience increases occurred after the introduction of the software robot.
• What are the employee experiences about the software robot, are they afraid of RPA or do they like it, etc.

Productivity increased using RPA?

1. Reducing the cycle time means how much the software reduces the time used for one cycle at the robot.
2. Increased accuracy, what increase in accuracy results from the use of the software robot.
3. Is the quality better using RPA, so what compliance problems can be found when using the software robot.
4. Using software robots means how many working hours on average.
5. Success rate of software robots, i.e. processes executed without errors.
6. The tracking of errors in software robots, what trends, what patterns and how we can reduce them.
7. The downtime of the software robots is analyzed as a percentage of when the robots are down due to errors or maintenance or other reasons.

There is every possibility to examine these metrics, they can be the metrics of the built-in software and they can also be different dedicated devices, different software options are also available.

Process selection?

1. The data is not accessible
Many PDFs are used that require digitization and a lot of data can be lost due to manual, repetitive work.
2. Expensive manual data entry
The cost of labor may make it too expensive to hire full-time employees to manually process the data.
3. Automating work processes without people
There are many processes, such as customer documentation, that can be automated, but often require a staff member.
Looking for one that offers human support
Staff still need to work together to handle exceptions that RPA can’t handle. To choose the right RPA, first examine which tasks require a lot of work to complete. The question is whether this process really requires logic or is rule-based and high-volume. How much does it cost annually. How much would it cost to implement and maintain RPA on an ongoing basis? Measure what your total cost per transaction will be before automation and after the process is automated.
Focusing on automating processes that provide the highest ROI
RPA alone is not a quick fix. You need to ensure that you optimize your processes, focusing on those that deliver the most results and the highest ROI. I’ve found that the best processes to focus on are usually analytics tables etc. collection processes, as well as everything related to data extraction. An easy way to determine which process yields the highest return is to consider which processes have the highest transaction volume and which are rule-based processes that don’t require a lot of creative thinking. Which processes take up employees’ time is called process detection. Calculate how many full-time employees you have working on a specific task, calculate how many transactions they generate each month, and determine how much to pay them. You can then calculate what your internal cost per transaction is. Automating processes with the highest cost per transaction can provide the highest ROI.

An example of a startup bot that companies can use for the sorting process.

• Step 1: The bot monitors e-mails and extracts data from documents in incoming e-mails.

• Step 2: The bot aggregates the data from the policy and creates a case.

• Step 3. The bot assigns the cases to the appropriate employee, e.g. by product, type, quantity and so on.

• Step 4: The bot sends an email to the employee and/or manager.

• Step 5: The human-in-the-loop handles any exceptions that the bot cannot handle.

They can save money by taking advantage of intelligent automation. It’s best to start automating with a very simple process to get results. This could be the automation of invoices or data reconciliation. You can use increasingly complex automations. Change management is also important when starting to automate processes. You need to be open with your staff about what you plan to automate and explain that most of your staff will be upskilling and free up their time to focus on higher value work. That way, employees won’t be upset about losing their jobs.

Task Recorder – Screen Based

Task Mining records the interactions performed on the computer screen and then the performed tasks are analyzed and evaluated.  RPA uses screen or AI elements for automation, so Task mining data and analytics can be used. Task mining and artificial intelligence can suggest the best steps to complete the task. However, there are GDPR concerns during task mining. It records the actions performed on the computer. Thus, they allow people to restrict the recorded applications or actions. Another approach, task recording, has people open and record the steps of the task. This gives users more control and only records actions when they want to.

History

Process automation is one of the dynamically developing industries of our time.
Birth of processes and early developments
In 1776, Adam Smith had the idea that by breaking work into small parts, you could improve performance and reduce costs. Smaller components of the work required specialists. In 1911, Frederick Winslow Taylor used a stopwatch to record the time spent on each task and wrote down the structured division of management and employees. In 1913, Henry Ford applied Taylor’s ideas to develop the first moving assembly line. With the help of the assembly line, Ford reduced the time it took to build a car.
Formal process development methods
The US and others helped Japan recover after the war by employing experts. Japanese manufacturers have raised the efficiency of the processes to a high level. They worked with the following techniques:
PDCA
He introduced the technique in the Japanese industry in the 1950s. PDCA stands for Plan-Do-Check-Act. It is an iterative process control and improvement technique. Its essence:

• define business goals and processes to achieve results (plan).
• implement the plan (Do it)
• verification of data and results (investigation)
• improve the process based on the data (action or modification)
• Continue from the beginning

Six Sigma – DMAIC
Six Sigma is a process method developed in the United States at Motorola in the late 1980s. It focuses on finding and eliminating process causes and errors. The goal is to ensure error-free performance.
DMAIC is an acronym:

• Definition: Define the problem.
• Action: Quantify the problem
• Analysis: Identifying the cause
• Fix: Resolve the root cause and check for improvement
• Control: Monitor and continuously improve

It is a data-driven cycle for improving, optimizing and stabilizing business processes.
Lean Six Sigma
As the name suggests, this method combines the best of Lean and Six Sigma. A system to remove waste and reduce process changes. It helps reduce process errors and waste and provides a framework for development.
Process Mining – Process Improvement with Data
Based on IBM research. Event data from the systems can help to better understand the processes.  Process mining uses data from computer logs to visualize processes. It then highlights discrepancies and potential gaps. With process mining, the practical method for applying data-centric analysis was born.
Process development with automation
Automation of computer work in the 2010s. For example, Blue Prism and UiPath used „software bots” to automate tasks. These Robotic Process Automation (RPA) tools can be used to automate repetitive tasks. Process mining helps identify processes that can be automated. It can identify processes with few deviations but that are repeated. Process mining and related techniques, together with RPA, have been put at the service of process development. RPA mimics the actions that people perform on computers using screens. Process mining uses backend event logs and databases. So there is a lack of artificial intelligence information that can help RPA. Companies have developed a way to analyze desktop screen data to understand processes.

How to proceed with software robots? Future?

Software robots using fuzzy logic are advanced, which is the „hallway” of machine learning. In my opinion artificial intelligence is currently not available due to the chaotic changes in legislation. Automation software needs no rest. Because you can work on multiple operations at once, it is important to respond and respond to requests 24 hours a day when they arise.
There are different types of RPA automation.
Different types are better suited for certain operations. Each has advantages and disadvantages.
Business Process Automation (BPA)
It refers to automation and integration between different technical systems. Mainly these systems are the protocol / API that allows you to call systems in the background. It is important because if the operation can be done in the background, it is executed faster, with less possibility of error and more accurate, since it does not depend on the user.
Robotic Process Automation (RPA)
RPA is the automation of an existing user interface. The advantage is that the existing software can be kept and no other applications are needed. An API automation tool may use the same user interface as a human on a computer. With this step, you are closer to automating everyday tasks.
File Transfer (MFT)
At the heart of File Transfer is a file transfer integration hub that supports various protocols for incoming and outgoing communications.
My Excel or RPA software robots?

Excel applications are one of the most popular office tools today. It helps employees in many fields and is used by more than 800 million users every day. To automate Excel, it is generally worth using macros, if the work does not only have to be done within Excel then it is worth using my RPA software robots. It ensures absolute accuracy. Because the system of my software robots always strictly follows the rules during the work process. My RPA software robots can aggregate data on different platforms. For example, to collect data from competitors. In the future, managers can come up with new business strategies. The RPA software automation robot I created can call macros recorded in excel. My RPA software robots can have different tasks and functions, so a complete system can be created. The work of preparing Excel documents requires a lot of concentration from the employees. They cannot miswrite any information in the document. Employees will feel pressured to do this boring job every day. The data entered into Excel is efficiently managed by my RPA software robot and can significantly reduce common errors in Excel. With the introduction of Robotic Process Automation, i.e. my RPA software robot, you can analyze data more accurately and efficiently. My RPA software robot can be easily integrated with other software to improve data processing performance. My RPA software robot can efficiently analyze data and create detailed reports. My RPA robot software can effectively collect real-time data.

In the world, RPA is…

More than 50% of healthcare providers are already using RPA. These providers have discovered that RPA can result in cost savings of 30-50% compared to manual data entry and processing tasks. The popularity of intelligent automation technology lies in its ability to free up human labor by providing a „digital worker” that works exactly like humans, entering, organizing and moving data points across a computer screen, yet with pinpoint accuracy. The digital worker performs tasks suitable for machines that do not require human intervention. Solutions such as AI and RPA are not able to make complex decisions and conclusions, so people have to perform those higher-value tasks, for AI e.g. lacks empathy or care for the patient. The ultimate goal of machines is just to get the job done. In healthcare, missed appointments cost the healthcare industry billions of dollars every year. RPA robots simplify the process, they can accurately schedule meetings, search waiting lists for available times, all this 24 hours a day. If important information is needed to schedule the meeting, the software robot collects and records it. 75% of patients are happy with appointments available 24 hours a day. The software bot can send out the appropriate pre-visit forms and direct the completed forms to the right person at the right place. Automation is not a panacea for healthcare IT, but it is a key resource. Unfortunately, we are not there yet in Hungary for two reasons, the first is the cheapness of labor, and the majority of healthcare workers are not economists, and they are not even interested in profitability (which is what they get their salary from), but whatever is delayed does not matter.

Of interest are the possibilities of using RPA in paying healthcare

Use case	Description	Effect
📋 Record patient data	Automating patient data updates	RPA improves data accuracy, simplifies and increases patient safety.
💼 Claim processing	Automatic Claims Verification	RPA reduces errors, speeds up payments to insurers.
💵 Account automation	Generate automated invoices	RPA accelerates billing cycles.
📅 Appointment schedule and reminders	Automated appointment booking and reminder notifications	RPA optimizes scheduling, reduces the number of no-shows.
💉Medical coding and documentation	Automated coding and documentation of medical procedures	RPA improves accuracy, reduces insurance denials.
💻EESZT integration and data migration	Automated integration of electronic health records	RPA improves data accuracy.
📄The insurance entitlement	Checking health insurance eligibility	RPA improves monetization.
🔄Pre-authorization processing	Automated processing of referrals	RPA simplifies workflows.
💰 Revenue cycle management	Financial automation of healthcare	RPA optimizes revenue cycles.
📥Patient registration and admission	Automated patient registration	RPA improves data accuracy, improves patient satisfaction.
💊Prescription	Automated processing of recipes	RPA improves efficiency.
⏳ Managing waiting lists	Automation of appointment waiting lists	RPA improves appointment utilization.
📊Clinical Data Extraction	Automated extraction of clinical data	RPA accelerates data analysis.
🔬Lab test results processing	Processing of laboratory test results	RPA reduces errors.
📝Patient feedback	Automated collection of patient feedback	RPA improves patient satisfaction and generates actionable improvements.
🔒Health Compliance	Automatically check regulatory compliance	RPA reduces compliance risks.
💊Drug consultation	Automated medication reconciliation	RPA increases patient safety.
🗃️Get medical records	Automatic retrieval of medical records	RPA improves access to data.
👥Referral coordination	Automated coordination and tracking of patient referrals	RPA reduces delays.
💼Health Insurance Claims Settlement	Automated reconciliation of health insurance claims	RPA improves payment accuracy.
❌ In case of denial of insurance	Automated handling of insurance claim rejections	RPA improves claims settlement with its own funding.
📋Discharge of the patient and follow-up	Automated discharge processes and follow-up	RPA reduces errors and improves patient experience.
🏥 Remote patient monitoring	Automated remote monitoring of patients’ health	RPA reduces hospital visits, improves care efficiency and improves patient monitoring.
📦Health care supply chain management	Automated management of healthcare supply chains	RPA optimizes inventory levels.
💻Patient portal management and support	Automated management and support for patient portals	RPA enhances patient engagement, improves self-service capabilities, and simplifies operations.
📞Telehealth appointment scheduling	Automated scheduling and coordination of telehealth visits	RPA improves access to care.

Is RPA good for everything?

Not at all. RPA is primarily process automation and secondarily programming. You have to think about the processes, you have to visualize them, and then you have to „chew” them, does it make sense, does automation bring benefits. It often happens that RPA, i.e. software robot, is not necessary for the automation of the given process, it can be solved better and more precisely with batch files or API automation, etc. The point is to first visualize the problematic process.

RPA Process Mapping?

Showus Lets you easily display your keystrokes while recording screencasts.
How to Screen Record in Windows 10 or Windows 11? Hit the Windows Key + Alt + R to start screen recording. A small recording widget showing how long you’ve been recording appears somewhere on the screen, most likely in a corner.