Szoftverrobot 24 órában dolgozik

RPA (Robotizált folyamatautomatizálás-Robotic process automation)
Üdv! Vándor, tiszteletem ha végig olvasod gondolataimat a szoftver robotokról. Miért ilyen hosszú? Akit érdekel az elolvassa és kérdez.

Mire használhatóak szoftverrobotjaim?

RPA egyszerűen egy olyan eszköz, amely kiküszöböli az emberek által jelenleg végzett manuális tevékenységeket azaz ismétlődő feladatok elkészítésére az emberek számára fejlesztett felületet használ

Adatokat kinyerése és feldolgozása szoftverekben vagy weben.
Szöveg megadott részét másolni RPA szoftverrobotjaimmal, majd beilleszteni, űrlapot automatikusan kitölteni.

Táblázatokat (videó) KLIKK IDE! (forrás: internet) szerkeszteni.
Adatok megváltozását vizsgálni és értesítést küldeni róla
Fájlokat menteni a számítógépre vagy e-mailt értelmezni, küldeni, email csatolmányt elmenteni a megfelelő helyre azaz weboldalakra user/jelszó párossal bejelentkezni. Weblapokról információkat rögzíteni, tranzakciókat elindítani velük számításokat végezni majd a rendszerek közötti automatikus adatátadást végezni és fájlokat generálni vagy módosítani. Az RPA szoftverrobotjaim eseményekre is reagálhatnak így valós idejű rendszer lehetséges stb. tehát bármilyen olyan tevékenységet elvégezni ami ismétlődő feladat a számítógépen feltéve ha nincs szüksége egyéb bevatkozásra pl. szkennelni rakni a dokumentumokat nem tudja az RPA de a beszkennelt dokumentumok már automatikusan feldolgozhatóak.

Hatékonyság növelése?

Termelés környezetben pl. szenzorokkal gyüjtött adatok feldolgozására is alkalmazható, mellyel a nagy értékű pl. szerszámgépek hatékonysága növelhető az összegyüjtött adatokból automatikusan generált riportok segítségével a menedzsment hatákonyság növelő intézkedésket hozhat (ha akar). Általában az irodai monoton munka automatizálására használják a szoftverrobotokat, de a lehetőség adott az ipari termelés hatékonyságának a növelésére. Szoftverrobotjaim folyamatautomatizálása, alacsony szintű és ismétlődő manuális feladatokkal végeznek gyorsan, zokkla amelyek felemésztik a dolgozók idejét. Csökkentik az RPA robotjaim az adathibákat, ami jobb minőséget eredményez, és csökkenti az általános költségeket, mivel kevesebb emberre van szükség a feladatok elvégzéséhez, nincs szükség emberi beavatkozásra, így nő a termelékenység és a hatékonyság. Például az RPA szoftverrobotom az elejétől a végéig leegyszerűsítheti a számlakezelést azáltal, hogy a felhasználói képernyő interakciójának alapos megértésével a lehetővé teszi, hogy automatikusan lekérje a számlákat a számviteli rendszerekből, adatokat vigyen be a számlafeldolgozó portálba, és jóváhagyásra továbbítsa a számlát. A vállalkozásoknak átfogó tervet kell kidolgozniuk segítségemmel, amelyet megfelelő finanszírozás, valamint a teljesítmény és az eredmények folyamatos nyomon követése egészít ki. Az RPA szoftverrobotjaim a maguk részéről törékeny kapcsolatokat alkalmaznak, futásuk megszakadhat, amikor a rendszer megváltozik vagy frissítik. Az RPA robotjaim bevezetésének első lépése annak meghatározása, hogy mely folyamatok a legalkalmasabbak az automatizáláshoz. Például az ismétlődő, időigényes és hibákra hajlamos feladatok olyan területeken, mint a pénzügy, az emberi erőforrások, az ügyfélszolgálat és mások. A megvalósításkor gondosan ki kell dolgozni az RPA szoftverrobotjaim által autómatizálandó üzleti folyamatok javítására vonatkozó terveket.

RPA szoftver robotjaim a régebbi rendszerekkel tudnak dolgozni?

Igen, RPA szoftverrobotjaim kapcsolódhatnak a korábbi műveletekbe. A cégeknél általában öröklés a cég adattároló rendszere, és nem veszíthetik el. Az RPA szoftverrobotjaim alkalmazása hatékonyan integrálható a CRM, SAP, Excel stb. automatizálási megoldásaival. A régebbi rendszereken dolgozó alkalmazottakat érintő ismétlődő feladatok kiküszöbölhetők. A szoftverrobojaim könnyedén társíthatóak a napi feladatokhoz. A vezető vállalkozások egyik fő gondja az adatbiztonság, minden adatukat biztonságosan védjék a folyamat során előforduló szivárgások ellen. Az RPA szoftverrobotjaim alkalmazásakor az érzékeny adatokhoz való hozzáférés szabályozott. A szoftverrobotom szilárd biztonsági rendszerrel nem enged idegen behatolást a vállalat rendszerébe.
Előnyök?
A szoftverrobotjaim 24 órában képesek dolgozni, akár több egyszerre.
Számos előnye van az alkalmazásaimnak az ismétlődő feladatok automatizálására:

1. Megnövelt hatékonyság: A robotjaim gyorsabban és pontosabban tudnak feladatokat végrehajtani, mint az emberek, ami növelheti a termelékenységet és csökkentheti a hibákat.
2. Költségmegtakarítás: A feladatok automatizálása csökkentheti a munkaerőköltségeket és javíthatja az általános hatékonyságot, ami jelentős költségmegtakarítást eredményezhet.
3. Méretezhetőség: Az botok nagy mennyiségű feladatot képesek kezelni, és könnyen méretezhetők vagy csökkenthetők, hogy megfeleljenek az üzleti igényeknek.
4. Továbbfejlesztett adatpontosság: Az robotjaim automatikusan kinyerhetik, ellenőrizhetik és manipulálhatják az adatokat, javítva az adatok pontosságát és teljességét.
5. Rugalmasság: Az robotjaim különféle rendszerekkel és szoftverekkel integrálhatóak, beleértve a régi rendszereket, asztali, webes és virtuális környezeteket, ami lehetővé teszi a teljes folyamatok automatizálását, függetlenül a technológiai halmaztól.
6. Megfelelés: Az adatbiztonsággal és adatvédelemmel kapcsolatos feladatok automatizálásával segítheti a szervezeteket az előírásoknak és szabványoknak, például a GDPR-nak való megfelelésben.

Hiba nélkül (mivel a hiba nélkül végzett munkát ismétli)
Szoftverrobotjaim betartják a szabályokat és nem keresik a kis kapukat. USA számla feldolgozás (videó) KLIKK IDE! (forrás: internet)
Nagyságrendekkel gyorsabban dolgoznak az embereknél,nem a folyamat végzése a gyorsabb hanem nem pl. fárad el azaz nincs kieső idő.
Meglévő rendszerekre és folyamatokra is használható. Automatikus számla egyzetető küldése (videó) KLIKK IDE! (forrás: internet)
Meglévő szoftverek cseréje, fejlesztése nem kell. A szoftverrobotjaim pontosan oktathatóak bármilyen alkalmazáshoz, weboldalhoz szolgálnak. Rugalmas működésüek. Ellenőrizhető végeredménnyel. Termelékenységi növekedés Költségmegtakarítás az RPA szoftver robotjaim által. A robotizálása akkor célszerű, amikor az elvégzendő feladatok standard módon bonyolódnak, előre megállapítot szabályok alapján és ne legyen túl bonyolult továbbá mérsékeltem kritikus fontosságú feladat legyen. Tehát olyan feladatok melyek a munkatársak szerintcsak az időt rabolják. Speciális szoftverrobot például a chatbot, az előre megadott kulcsszavakra előre megadott válaszokat ad. Segíti az értékesítést, Segíti az ügyfélelégedettség emelését.
Háromszintet különböztetek meg az automatizálásban?
1, Válaszon olyan szoftvert ami alapból tudja azt amire szükség van. pl ERP rendszerek ilyenek melyek komplexen tartalmazzák a számvitel által igényelt részeket, így nincs szükség külön szoftverre. Figyelem: Óvakodjon a szigetszerű szoftver fejlesztéstől, tehát innen-onnan vásárol programokkat melyek között az adatok mozgatása kézierővel történik, rendkívül költség igényes.

2, Ha egy programban nem találja meg az igényelt szolgáltatásokat akkor legalább olyan programot válasszon ami API kommunikációra képes tehát szabványos keretek között időzíttten és automatán tudnak adatot cserélni egymással.

3, Ha az előző kettő nem megy akkor jöhetnek szoftverrobotjaim amelyek az élő munkatárs kéz mozdulatait utánozzák le így tehermentesítve a munka alól a munkatársat. Sérülékeny a rendszer ha valaki frissíti a számítógépen lévő programokat akkor ahhoz az ember automatikusan tud alkalmazkodni de agép nem az azt csinálja amit programoztak neki. Időigényes a fejlesztése nem egyik napról a másikra létrehozhatóak és karbantartás igényesek tehát meg kell vizsgálni időszakonként helyesen működnek-e ha nem akkor javítani kell.

Ha arra gondol, a szoftverrobot, a pénzügyi, számviteli, manuális folyamatokat egységesíteni a válasz:nem. A feladatokat át kell gondolni egységesíteni kell. Szükséges folyamat ábrák készítése, ezek nélkül én sem látoma megoldandó feladataot. Az olyan szoftverrobotokjaimnál melyek együtt működnek a dolgozóval szabványosítani kell a folyamatokat, mert nem szabad, hogy az egyik dolgozó más lépésekkel készítse el a munkát mint a másik dolgozó ehhez nem tud alkalmazkodni a szoftverrobot. A felügyelet nélküli robotjaimar a hibákra kell felkészíteni, mit csináljon ha hiba történik.

Tehát szoftverrobotjaim jól alkalmazhatóak sztandartizált folyamtoknál, de csak akkor érdemes használni ha a megfelelő szoftver vagy API lehetőségeket már megviszgáltuk. Például egy windows lapú asztali könyvelő szofver kommunikációja egy webalapú másik szoftverrel időzítetten vagy meghatározott események bekövetkeztekor.

RPA robotjaim típusai

Felügyelt RPA robotjaim

Az (Attended RPA Bot) egy olyan szoftverrobot, amely dolgozók segítségével hajtja végre a feladatokat. A munkatárs indítja el egy billentyűzet kombinációval vagy egyéb módszerrel. Pl. ügyfél támogatásban  információkat szerezzenek egyéb rendszerekből az adott ügyfélről. Hátrányai a munkatárs számítógépen kel lennie, a dolgozó közben nem használhatja a gépet amikor a szoftverrobotom dolgozik.

Felügyelet nélküli RPA robotjaim

A (Unattended RPA Bot) közvetlenül integrálódik a számítógépes rendszerbe egy adott folyamat során. Az Unattended RPA robotjaim igény esetén egy adott esemény bekövetkeztekor aktiválódhatnak automatikusan. A dolgozóknak nem kell elindítaniuk működjenek működjeknek a szoftverrobotjaim, és nem kell figyelniük. Például az automatizált számlafeldolgozó rendszernél a beérkezett számlák feldolgozását szoftverrobotra bízhatják. Előnye, a felügyelete nélküli robotjaimnak nem akadályozza meg az alkalmazottakat abban, hogy számítógépén dolgozzanak.

Hibrid RPA robotjaim

A Hybrid RPA Systems az Attended RPA és az Unattended RPA kombinációja. Hatékonyan működhet ugyanazon a számítógépen több robotom is melyek közül egyik felügyel szoftverrobotom a másik felügyelet nélküli szoftverrobotom. Ez a szoftver robotrendszerem képes a legtöbb feladat automatizálására emberi beavatkozás nélkül.
Különbség a felügyelt és a felügyelet nélküli RPA-botok között

Felügyelt RPA Botban		Felügyelet nélküli RPA Bot
Ellátja az alkalmazottak feladatait	MIT	Méretben automatizálja a back-office műveleteket
Emberi beavatkozásra vár	HOGYAN	Emberi beavatkozás nélkül működik
Az alkalmazottak váltják ki	MIKOR	Esemény, szabály váltja ki, vagy ütemezhető

Hol tud dolgozni szoftverrobot?
A szoftverrobotom digitális környezetben tudja végezni a munkáját, ha egy folyamat része a bizonylat nyomtatása fizikailag és postázása akkor nem alkalmazható ellenben ha a postázás e-szolgáltatón keresztül történik akkor már igen.

A szoftverrobot egységes adatokkal tud dolgozni például egy táblázat. Mondjak példát? Ügyfelek által írt email szövege nem alkalmas a alap szoftverrobotjaim feldolgázására, de ha kiegészítjük egy háttér adatbázisban tárolt kulcs szavak alapján vezérelt feladat megoldó algoritmussal akkor már alkalmas. A számlák, megrendelők stb. dokumentumok automata szoftverrobot általi feldolgozásához is nagyobb erőfeszítés szükséges

A szoftverrobot költségei minél hamarabbi megtérüléséhez szükséges, hogy sokszor fusson a szoftverrobot napi, óránkénti stb. rendszerességgel. tehát a folyamat emberi végrahajtása amit helyettesítünka szoftverrobottal minél többször ismétlődjön pl. szendertizált megrendelések stb.

Fontos dolgok?

Mini lépésekre kell a robotizálandó feladatokat bontani különösen a hibákra felkészíteni, (pl. átméretezett ablak, nem lézető adat stb. adat). A szoftverrobot által elvégzendő munkát részletesen le kell írni a lehetséges hibákkal együtt. A munka végrehajtásakor szükséges lehet emberi beavatkozásra: pl. olyan mint a szerszámgépeknél a piros lámpa . A kész szoftverrobotok üzemeltetéséhez további fejlesztéséhez, proramozásához szükség van az emberre, de értelemszerűen magasan képezett fejlesztőre és nem állandó jelleggel.
Hogyan történénik a szoftver robot fejlesztése?

Komplexitás ellenőrzése mert a robot csak ugyanazon istmétlődő feladatokat végzi, nem gondolkozik mint az ember.
Megtakarítási ráta tehát van-e értelme a szoftver robotnak az aott feladatra?
A szoftverrobot csak szabályokkal leírható munkát tud végezni. Például ha előzetes folymatábra tervezéskor kiderül, hogy az “if” azaz “ha” döntéseknél komplexebb döntés szükséges akkor az nem szoftverrobot feladat.
Autoamtizálási lehetőségeket több kategóriában sorolják könnyű, közepes és bonyolult hosszadalmas fejlesztési igénnyel rendelkező szoftverrobotok.
A folyamatok automatizálásakor munka tervet kell készíteni és betartani.
A szoftverrobotjaim azt csinálják amire megtanítják, azért robot, ha például új ablak ugrik fel, és a robot nincs megtanítva a megoldásra szoftverrobotom megáll hibával.
A folyamat gazdái nagyon részletesen elmagyarázzák az automatizálandó üzleti folyamatot.
Elkell gondolkodni lehetséges összes kimenetelt, elágazást, hibák. (pl. lefagyhat a java alkalmazás, php feldolgozási folyamat időtúllépés, stb.)
Ezeket Process Design Document -ba foglalják, az automatizálandó folyamat részletes leírását tartalmazza lépésről lépésre és prezízen fogalmazással. Az egyértelműség miatt képernyőképekkel kiegészítve. Mikor jó a dokumentum, ha a folyamatot, céget, és alkalmazásokat nem ismerő felhasználó hiba nélkül végig tudja csinálni és ez egy tesztje is lehet a dokumentumnak.
A szükséges fejlesztési feladatok rögzítése után meg lehet becsülni a szükséges időt és költségeket és üzlei hasznokat.

A különbség a szoftverrobotjaim és a hagyományos rendszereke között az, hogy az RPA a különböző funkcióknak köszönhetően megvalósítja a műveletek automatizálását, beleértve az emberi felhasználásra kialakított felületet. Míg a hagyományos rendszer nem ahol pl például API-integrációra vagy adatbázis kapcsolatra volt szükség a rendszerek közötti együttműködéshez. Meg kell azonban jegyeznem, hogy az RPA nem tudja megőrizni vagy megosztani az adatokat, mint a rendszerek, továbbá a modern adat feldolgozásban törekedni kell a tablázat kezelők (pl excell) minimalizálását ugyanis az ebben szereplő adatok nagyon nehezen feldolgozhatóak.
Mit tehet szoftverrobotom?
számítógép kezelése billentyűzet és egér .
alkalmazás indítása és leállítása
adatgyűjtés, rendszerezés és elemzés
ütemezett munka végrehajtása
adatátvitel és fogadás alkalmazások között
adatkapcsolat a házon belüli rendszer és az üzleti alkalmazások között
hibakezelés és automatikus válasz a feltételes ágbeállítással és az AI funkcióval való összekapcsolással

A szoftverrobotok hátrányai?

Ha az adatokat kézzel nem megfelelően frissítik, az RPA -ban lévő robotok egyszerűen követik utasításaikat, és a megadott utasítások szerint feldolgozzák az adatokat. Ez hibás eredményeket eredményezhet, ha senki sem javítja kézzel az adatokat, hogy figyelembe vegye ezeket a változásokat, mielőtt a robotok megkezdik a feldolgozást. Természetesen beépíthetőek ellenőrző funkciók de míg az emberek képesek kézi munkájuk során helytelen hivatkozásokat észlelni az adatokban, de a robotok nem képesek azonosítani az ilyen jellegű hibákat. Az RPA nem egy gyakorlati rendszer, amely hagyható a problémák önálló megoldására; az embereket karbantartásra és a megfelelő működés ellenőrzésére kötelezi. Az RPA hatékony kihasználása érdekében elengedhetetlen, hogy mind az emberek, mind a robotok számára szerepeket rendeljenek hozzá, jól ismerve a technológia előnyeit és hátrányait.

Hibák amelyeket elkövetnek az emberek a szoftver robotjaimnál?

Automatizálja a folyamatot, amelyet nem teljesen ért….akkor hogyan akarja modellezni.
RPA magában foglalja a táblázatkezelő folyamatokkal való munkát, de maguk a táblázatok gyakran tele vannak hibákkal…tehát az eredmény is hiba
Szoftverek frissítése által, változik az RPA szoftverrobotom munkaterülete …természetesen kellenek biztonsági frissítések de akkor az RPA szoftverrobotomat is frissíteni szükséges ez nem AI.
Az RPA szoftverrobotom követi az előírt utasításokat, de nem hoz döntéseket … bizonyos szük területeken van még csak gépi tanulás

Mi vagy Ki az RPA szoftverrobotom?

A robotizált munkatárs vagy a robotizált folyamat automatizálás a számvitelben szoftverrobotjaim alkalmazása használata jelenti, hogy csökkentse a könyvelési ügyletek feldolgozásához szükséges emberi munkaerőt. Eltávolíthatja az adatok kézi másolását és beillesztését a különböző alkalmazások között. A könyvelési szoftverrobotjaim hasonlóak az Excel makrókhoz. A legfontosabb különbség azonban köztük az, hogy ahelyett, hogy az Excelben futó makróra korlátozódna, az RPA szoftverrobotom minden olyan számviteli alkalmazásban fut, amelyel dolgozni tud. Gondoljon úgy az RPA -ra, mint egy makróra, amely három alkalmazás számára meg tudja mondani, hogy mit kell tennie az Excel helyett.Az RPA szoftverrobotom önmagában nem varázslatos dolog vagy önálló megoldás a könyvelés modern üzleti folyamatainak javítására. Ha azonban óvatosan párosítja azt a megfelelő mélységű könyvelési folyamat-elemzésével és a munka szabványosításával, mielőtt végrehajtaná, akkor az RPA szoftverrobotjaim jó eredményeket hozhatnak minden új rendszerinfrastruktúra-bevezetésen túl, 3-6 hónap alatt. A szoftverrobotjaim olyan mikro-feladatok szintjén dolgoznak, ahol a nagy rendszerek nem. A RPA szoftverrobotom nem korlátozódik a folyamat egy részére – egyszerre több folyamatra is alkalmazható; tartozások, követelések, pénzügyi zárás, ellenőrzési munka, pénzügyi tervezés és elemzés, költségek kezelése, stb.
RPA tervezés?
A sikeres RPA szoftverrobotom tervezésekor automatizálási diagramokat készítek, amelyek mérhető üzleti célokat tűznek ki minden vállalkozás számára. Konkrét idővonalat is kiszámíthatok a cél eléréséhez. A megfigyelési szakasz egyik kritikus eleme az RPA szoftverrobotjaim tervezésekor, a legegyszerűbb folyamatoktól kell automatizálni, és fokozatosan áttérni a nehezebbekre. Kihasználhatja a PRA szoftverrobotom előnyeit, amikor a teljes folyamatot automatizál.

Bérszámfejtés

Az RPA bérszámfejtés használható különböző bérszámfejtési rész feladatok elvégzésére. Így a bérszámfejtési feladatok automatikussá válnak, és a cégnek nem kell manuálisan végeznie ezeket, ha csak nincs hóközi számfejtés. Az RPA alkalmazásák bér- és járulékfeladatok elvégzését végezzék el a meglévő szoftver segítségével. Munkavállalói adatotok módosítását érdemes a kezelőnek végeznie. Az RPA rendszer munkavállalói létszámkezelést is végez. Ez azt jelenti, hogy rögzítheti az új munkavállalók adatait. Az RPA robotok automatikusan a bérbeadók fizetését is elvégzik, így az időigényes bérlési folyamatok vita nélkül zajlanak. Az RPA alkalmazása jelentősen javítja a bérszámfejtési rendszerek hatékonyságát. A rendszer lehetővé teszi, hogy a bérszámfejtési folyamatokat gyorsabbá és gördülékenyebbé tegyük. Az RPA robotok gyorsabb és pontosabb az adatfeldolgozás.Az RPA robotjaim a dolgozók minden adatát rögzíthetik, és automatikusan feldolgozzák azokat, így az adminisztrációs feladatok kézi végrehajtásának teljes mértékben megspórolhatók. Az RPA alkalmazások a bérszámfejtési folyamatokat nulla hibalehetőséggel végzik el. Az RPA rendszer automatikusan a szükséges adatokat elemezi, és vizsgálhatja azok helyességét. Kinek ajánlott az RPA bérszámfejtési rendszer használata? Az RPA bérszámfejtő rendszert minden olyan cég számára ajánlott, aminek a bérszámfejtése bonyolult, és időigényes. Ezek a rendszerek csökkenthetik az adminisztrációs feladatokat, megspórolhatják az időt és a költségeket, és növelhetik a munkavállalók-termelékenységét, az RPA gazdaságosabb és hatékonyabb megoldást jelent a bérszámfejtési feladatokra. Az RPA bérszámfejtéssel könnyen és hatékonyan lehet eltávolítani a bonyolult adminisztrációkat a cégnél. Az RPA alkalmazása megoldást jelent a nehéz munka becslésének hatékonyságával végezhető feladatok kapcsán, növeli a termelékenységét. A RPA alkalmazása kifizetődő és jövőbe mutató megoldás azok számára, akik csökkenteni akarják az adminisztrációs terheket, és optimalizálni akarják a bérszámfejtést. Ahol manuális és időigényes állapotban van a bérszámfejtési folyamat.

RPA bérszámfejtő rendszer kialakítása

Az RPA bérszámfejtő rendszer kialakítása több lépésben történik. Az automatizálási folyamat első lépése a folyamatok felismerése. Az RPA-bérszámfejtő rendszerrel azonosítania kell az összes manuális vagy ismétlődő folyamatot. Az RPA szoftver kialakítása az automatizáláshoz szükséges. Az automatizált folyamatokhoz szükséges összes adat forrásokat összegyűjtjük a bérszámfejtéshez. Az RPA-bérszámfejtő rendszerrel az adatok importálása egyszerűbbé válik. Az RPA-bérszámfejtő rendszerrel az automatikus számítások megkönnyítik a bérszámfejtő folyamatokat. Az RPA-bérszámfejtő rendszerrel hozzárendelhetünk korlátozásokat, szabályzatokat és elvárásokat egyes folyamatokhoz. AZ RPA-bérszámfejtő rendszer kialakítása a vállalkozástól és a rendszer komplexitásától függően változó időtartammal bír. Általában 4-6 hónapig tart.

RPA bérszámfejtési rendszerben események

Annak ellenére, hogy az RPA rendszerek jelentős előnyökkel járhatnak, előfordulhatnak bizonyos hibák és problémák, ha a rendszerben hiba merül fel. Hibás fizetési összegek, Elmaradt kifizetések, Nem megfelelő adók és levonások. Az RPA bérszámfejtési rendszerek esetében előforduló hibák és problémák egyik központi okai az összetett adó- és adórendszer miatt merülnek fel. A vállalatoknak rendszeres ellenőrzéseket kell végezniük az RPA bérszámfejtő rendszereiken. Az ellenőrzések során az üzemeltetőnek meg kell vizsgálnia az összes számítást, fizetési összeget és adóbevallást, valamint az ügyfél adatbázist. Az RPA bérszámfejtő rendszerek tekintetében a legjobb megoldás az, ha az üzemeltetőket oktatják és képzik az adó- és bérszámfejtési rendszer szabályaira, valamint az AI programrendszer kezelésének kérdéseire. Az RPA bérszámfejtős szakértőnek nemcsak megfelelő tapasztalattal, hanem a legújabb adószabályokkal és szabályozási változásokkal való naprakész információval is rendelkezniük kell. Egy RPA-alapú bérszámfejtő rendszer ötvözi az automatizálási technológia és a bérszámfejtő szoftver előnyeit, hogy gyors és hatékony megoldást nyújtson a rutin és összetett bérszámfejtési feladatokra. Az RPA-alapú bérszámfejtő rendszer könnyen testreszabható és rugalmas, így biztosítja a cégek számára, hogy a rendszer a saját igényeikre szabva működjön. A rendszer képes kezelni a határidőket, a különféle bérszámfejtési módokat, az adók kiszámítását és a bérszámfejtő adatok közlését. Az emberek által elvégzett bérszámfejtés során rengeteg emberi hiba fordulhat elő, legyen az számítási hiba vagy egyéb technikai hiba. Az RPA rendszerek segítségével viszont elkerülhetők ezek az esetleges hibák. Ezek a rendszerek ugyanis igen gyorsak és pontosak, valós időben, adatbázisokkal és egyéb automatizált adatkapcsolókkal dolgoznak. Ez azt jelenti, hogy a bérszámfejtő folyamatok során minden adat pontosan kerül rögzítésre és feldolgozásra, így az adóhatóságok által előírt, bonyolult adózási szabályoknak is megfelelnek. Az RPA rendszer biztosítja a folyamatok folyamatos és ismételhető végrehajtását anélkül, hogy az emberi hibáknak helyet adjanak. Ezek az RPA rendszerek képesek arra, hogy a legkisebb eltéréseket is rögzítsék az adatokban, így bizonyos kockázatokat ki lehet küszöbölni

Jobb adatvédelem és biztonság

Az RPA-alapú bérszámfejtő rendszer magasabb szintű adatvédelmet és biztonságot biztosít a cégek számára. A rendszer képes kiszűrni és megelőzni a hozzáférési jogosultságokat nem rendelkező felhasználók hozzáférését az adatokhoz. A bérszámfejtésnél az egyik legnagyobb kihívást azonban egy adatkezelési folyamatok közben támadó emberi hibák jelentik. Az RPA technológia alkalmazásával a folyamat körülötti emberi beavatkozásokat el lehet távolítani. A bérszámfejtő rendszereknek való integráció és skálázhatóság lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy növeljék a termelési hatékonyságukat és csökkentsék a költségeiket. Az RPA segítségével a vállalatok könnyebben kezelhetik az adatokat, a folyamatokat és a dolgozók bérvilágát, így lehetővé teszik a személyzet számára, hogy a valódi üzleti feladatokra összpontosítsanak. A dolgozók béreszközökkel kapcsolatos adatainak gyűjtése és felhasználása alapvető fontosságú a bérszámfejtés folyamatához. Az RPA (Robotic Process Automation) megoldást kínál ennek az automatizálására, így csökkentve az emberi beavatkozás szükségességét és lehetővé téve a hatékonyabb és pontosabb munkavégzést. Az első lépés az RPA biztonságának biztosítása felé a biztonsági kockázatértékelés elvégzése. Ez segít a szervezeteknek azonosítani a potenciális kockázatokat és sebezhetőségeket RPA-rendszereikben, és megelőző intézkedéseket tenni ezek kezelésére. A szervezeteknek átfogó biztonsági rendszert kell alkalmazni, amely lefedi az RPA biztonság minden aspektusát, beleértve a hozzáférés-szabályozást, a felhasználói hitelesítést, az adatvédelmet és a hálózati biztonságot. Ezt a keretrendszert rendszeresen felül kell vizsgálni és frissíteni kell annak biztosítása érdekében, hogy releváns és hatékony maradjon. A hozzáférés-szabályozás megvalósítása kritikus fontosságú az RPA biztonságának biztosításához. A hitelesítés segít megelőzni az illetéktelen hozzáférést és megvédeni az RPA-rendszereket a kibertámadásoktól. Az RPA-rendszerek rendszeres felügyelete kritikus fontosságú a biztonsági rések azonosításához és a korrekciós intézkedések megtételéhez. Megfigyelő eszközöket és folyamatokat kell bevezetniük a biztonsági incidensek időben történő észlelése és az azokra való reagálás érdekében. A biztonsági tudatosság kultúrájának kialakításához elengedhetetlen az alkalmazottak rendszeres képzése az RPA biztonsági bevált gyakorlatairól és irányelveiről. Ez segít megelőzni az emberi hibákat és biztosítja az RPA rendszerek általános biztonságát. Az ellenőrzési nyomvonalak fenntartása elengedhetetlen az RPA biztonságának biztosításához. A szervezeteknek nyilvántartást kell vezetniük az RPA-rendszereken végzett összes tevékenységről, beleértve azt is, hogy ki, mikor és miért hajtotta végre azokat. Ez segít a gyanús tevékenységek azonosításában és a korrekciós intézkedések megtételében. A katasztrófa utáni helyreállítási és üzletmenet-folytonossági tervek végrehajtása elengedhetetlen az RPA biztonságának biztosításához. A szervezeteknek tervvel kell rendelkezniük a rendszerhibák, adatszivárgások és egyéb biztonsági incidensek utáni helyreállításhoz. A szervezeteknek rendszeres biztonsági auditokat kell végezniük, hogy azonosítsák a biztonsági keretrendszerükben lévő hiányosságokat, és meghozzák a korrekciós intézkedéseket. Az incidensreagálási tervek kidolgozása kritikus fontosságú a biztonsági incidensekre adott időben és hatékonyan történő reagáláshoz. A szervezeteknek tervvel kell rendelkezniük a biztonsági incidensek gyors azonosítására és reagálására, valamint a további károk megelőzésére. Az RPA biztonságának biztosítása kritikus fontosságú a kibertámadások, adatszivárgások és egyéb biztonsági fenyegetések elleni védelem szempontjából. Rendszeres biztonsági auditok elvégzésével, hozzáférés-ellenőrzések bevezetésével, biztonságos RPA-szoftverek használatával és incidensreagálási tervek kidolgozásával a szervezetek biztosíthatják RPA-rendszereik biztonságát és építhetik a dolgozók bizalmát.

Adatbázis kombinálása

Az RPA-ban időt takaríthatunk meg azáltal, hogy több adatbázist automatikusan összekapcsolunk, és így megszabadulunk a duplikációktól. A bérszámfejtési rendszerek közül sok különböző adatbázist használ (pl. alkalmazottak adatai, bérszámfejtési elemzések, juttatások, stb.). Az RPA automatizálja az összes adatforrást, és így az emberi beavatkozás szintjét is csökkenti. Az RPA-t alkalmazó bérszámfejtési rendszer képes az adatok gyors és nagy pontossággal történő összegyűjtésére, feldolgozására és elemzésre. Az RPA segít az automatikus jelentések készítésében, így csökkentve a manuális munkavégzést. Az RPA algoritmusai az adatokat az érintett személyek által meghatározott szempontok alapján dolgozzák fel.

Adat gyüjtés

A bérügyvitel folyamatai hosszúak és összetettek lehetnek. Függetlenül attól, hogy egy vállalkozásban hány embert kell kifizetni, sok munkát igényel a munkaidők követése, a fizetési időszakok ellenőrzése és a béren kívüli juttatások számítása. Azonban az ilyen folyamatok automatizálása nemcsak időt takarít meg, hanem növeli a termelékenységet is. Az automatizálás sokféleképpen történhet, a leggyakoribb módok közé tartozik az adatbevitel, a számítások és a ellenőrzések automatizálása. Az ilyen folyamatok automatizálása számos előnyt jelent a vállalkozások számára, és segít megszabadulni az emberi hibáktól és a papírmunkától.Az adat bevitel automatizálása azt jelenti, hogy az adatokat elektronikusan rögzítjük, ami lehetővé teszi az adatok gyorsabb rögzítését, és csökkenti az emberi hibákat. Ezen kívül az elektronikusan rögzített adatok könnyebben kezelhetők, és az adatok összehasonlítása is egyszerűbbé válik. Azonban a számítások automatizálása lehetővé teszi a fizetések gyorsabb kiszámítását és a hibák minimalizálását. Az automatikus számításokat rendszerint szoftverekkel végzik el, amelyek pontosan követik a szabályokat és a jogszabályokat. A bérszámfejtés során a számlák, a bizonylatok és az egyéb dokumentumok ellenőrzése és összevetése rendkívül fontos. Azonban az ellenőrzések általában sok időt vesznek igénybe, és az emberi hibáktól sem hibamentesek. Az automata ellenőrzések segítenek időt takarítani és csökkentik az emberi hibák kockázatát.

HR

Az alkalmazotti nyilvántartások kezelése sok időt vesz igénybe a HR részleg munkatársaitól. Számos dokumentumot kell kézzel kezelni, fájlba rendezni és szervezni. Az RPA botok alkalmazása lehetővé teszi a folyamatok automatizálását és az emberi erőforrás munkatársainak szabadidejét más feladatokra fordítani. Az RPA-botok használata lehetővé teszi, hogy az alkalmazotti nyilvántartásokkal kapcsolatos feladatokat gyorsan és hatékonyan kezeljék. Az RPA-boton keresztül az adatokat automatikusan importálják az alkalmazotti nyilvántartásba. Az RPA által vezérelt folyamatok kiszámíthatóságot biztosítanak, mivel a feladatok az időzítésnek megfelelően végrehajtódnak. Az alkalmazotti nyilvántartások kezelése az RPA-boton keresztül lehetővé teszi a dokumentumok gyors és hatékony tárolását és visszakeresését. Az RPA-bot egyik nagy előnye, hogy az adatokat nagy sebességgel dolgozza fel és kivízsgálja, hogy az adatokat milyen módon lehet a leginkább optimalizálni. Ezzel az alkalmazottak általános érzése az a feladat, hogy a HR részleg jól és gyorsan kezeli az alkalmazotti nyilvántartásokat. Az RPA által vezérelt alkalmazotti nyilvántartások kezelése jelentős előnyöket biztosít a HR részleg munkatársai számára. Az RPA-botok automatikusan végzik a feladatokat, amelyek jelentős mértékben csökkenthetik a munkatársi stresszt és növelhetik az időhatékonyságot. Az RPA forradalmasíthatja az emberi erőforrás folyamatokat, legyen szó akár a toborzásról, akár teljesítménykezelésről, és még sok másról, automatizálva a rutinfeladatokat, javítva a pontosságot, és erőforrásokat szabadít fel az emberi erőforrások stratégiai feladataira összpontosításához.

Munkaköri leírások mesterséges inteligenciával?

Tendencia jelenleg a mesterséges inteligencia használata, nekem is van. Mire használható a számvitelben az AI? Például a munkaköri leírások, útmutatók és HR-politikák elkészítésére alkalmazzák, ezek felülvizsgálata és finomítása gyakran időigényes folyamat. A generatív mesterséges intelligencia hatékony megoldást kínál ezeknek a folyamatoknak az egyszerűsítésére. A generatív mesterséges intelligencia könnyen létrehozhat munkaköri leírásokat a készségprofilokat. Ez elősegíti a befogadóbb vállalati felvételi környezet kialakítását. Magyar viszonylatban azért elemzéseim alapján még szükséges fejlődni, de jól meghatározott ai promtok alapján alapvetően nagy segítsége lehet a HR-nek. Az alkalmazottak betanítása időigényes folyamat az idő és a manuális erőfeszítések miatt. Sok feladattal jár alkalmazott beiskolázás, mint például az előbb említett munkaköri leírások létrehozása, jelöltek szűrése, új munkatársak felvétele, adathozzáférés megosztása és még sok más. Az RPA használatával a vállalkozások automatizálhatják a folyamatban részt vevő feladatokat, és kiküszöbölhetik az ismétlődő folyamatokat. A mesterséges inteligencia AI hozzáadhat egy kis személyre szabást, és személyre szabott bevezető anyagokat készíthet.

Teljesítmény értékelés

Az RPA teremt lehetőséget arra, hogy az alkalmazottak jobb és igazságosabb módon jussanak hozzá a bónuszokhoz, jutalmakhoz és más kompenzációkhoz. Az RPA bevezetésével az alkalmazottak teljesítménye csak a számszerűsíthető tényezőkön alapul. A rendszer automatikusan vezeti a teljesítmény nyomon követését, ami nagyon fontos az igazságos feltételek eléréséhez. Az RPA automatizált rendszerek használatával a teljesítményértékelés is sokkal hatékonyabb lesz, mivel könnyebb lesz kielemezni minden alkalmazott teljesítményét. Az RPA segítségével az alkalmazottak teljesítményét számszerű adatokkal lehet közzé tenni, következésképpen az eredmények jóval pontosabbak lesznek és nem lesznek elfogultak. Az RPA segíthet az emberi erőforrás csapatoknak a teljesítményfelülvizsgálatok és értékelések automatikus kezelésében. Az automatizált teljesítménykezelés csökkentheti a hibákat és javíthatja az értékelési pontszámok pontosságát. Az emberek munkahelyi teljesítményének felülvizsgálata és értékelése a vállalkozások szempontjából alapvető fontosságú. Azonban ez a folyamat nagyon időigényes és terjedelmesebb, mint azt a HR- csapatok valószínűleg képzelik. A manuális értékelési folyamatok hajlamosak a hibákra, az eredmények pontatlanságára, és még több időt és energiát igényelnek a különböző folyamatok végrehajtásához. Az RPA segítségével bevezethető egy felhasználóbarát teljesítményfelülvizsgálati rendszer. Az RPA megbízható és pontos, ami segít a dolgozók pontosságának fenntartásában. Az RPA automatikus értesítéseket küldhet a felhasználóknak, így időben értesítést kapnak az értékelési folyamatokról. Az RPA-val végzett értékelések megbízhatóbbak és pontosabbak, mint a manuális értékelések. Az RPA pontosan megfigyeli és rögzíti az egyes dolgozók teljesítményét, amelyet a csapattagok meg tudnak vizsgálni, és értékelni tudnak. Az RPA előre meghatározott pontszámokat is rögzít, amelyek segítenek az értékelőknek a döntéshozatalban. Az RPA automatizált értékelési folyamatai az értékelőknek és a csapattagoknak is időt takarítanak meg. Az értékelési folyamatokban használt sablonokat előre beállíthatják, így a HR-osztályokként további időt takaríthatnak meg a felülvizsgálatok felkészítésére. Az RPA megbízhatóbbá teszi a teljesítménymutatók monitorozását is. Az RPA automatikusan figyeli a különböző teljesítményszinteket, és optimalizálja az egyes dolgozók munkáját. Az RPA által automatizált teljesítménykezelési folyamatok lehetővé teszik a HR-csapattagok számára, hogy reagálni tudjanak a dolgozók igényeire. Az RPA információkkal szolgálhat, amelyek elősegítik az igények kielégítését, amely a dolgozók elégedettségéhez vezet. Az RPA lehetővé teszi a HR-osztályok számára, hogy az automatizált értékelési folyamatokat a legmegfelelőbb értékelőkkel (KPI) végezzék el. Az RPA segíti az értékelők azonosítását, akik a legjobban láthatják, hogy egy adott dolgozó milyen teljesítményt nyújt a munkakörük szempontjából.

Agile, Scrum, Kanban az RPA fejlesztésben

Hogyan kell gondolkodni a Kanbanról.
Kezdje azzal, amit tud
A Kanban megvalósítása nem igényel jelentős változtatásokat a jelenlegi folyamatokon. A lényeg az, hogy a jelenlegi folyamattal kezdje, majd a folyamattal kapcsolatos visszajelzések alapján vezesse be a változtatásokat. A Kanban folyamatos fejlesztési jellege miatt minél tovább használja, annál jobb lesz a folyamat.
Fogadja el, hogy fokozatosan, evolúciós változást kíván folytatni
A változás hatékonyabb, ha a csapatban mindenki részt vesz. Teremtse meg a folyamatos fejlesztés kultúráját azáltal, hogy eladja a csapattagoknak a folyamatok javításának fontosságát. Ez úgy valósítható meg, hogy megmutatjuk a csapatnak az összefüggést a jobb RPA fejlesztést.
Tartsa tiszteletben a jelenlegi folyamatot, szerepeket, felelősségeket és munkaköri megnevezéseket
Kanban felismeri, hogy valószínű, hogy a dolgok jelenlegi végzésének van értéke, amelyet meg kell őrizni, ezért nem ír elő átfogó változtatásokat, amelyek gyakran félelmet váltanak ki a munkatársakban. A jelenlegi folyamatok, szerepkörök, felelősségek és munkakörök tiszteletben tartásának egyértelmű kijelentése segít enyhíteni a változásokat gyakran kísérő félelmeket, és kényelmesebbé teszi a csapat tagjait abban, hogy részt vegyenek a kisebb fejlesztésekben. A növekedő változtatások lehetővé teszik, hogy az eredményeket az őket megelőző változáshoz kösse, ami megkönnyíti a döntéshozatalt.
Ösztönözze a vezetői cselekedeteket a szervezet minden szintjén
A csapattagoknak minden szinten biztonságban kell érezniük magukat ahhoz, hogy változást vigyenek be a folyamatba. Óriási érték van az egyének perspektíváiban az egész szervezeten belül. Fizetési besorolásától függetlenül minden érintettnek fel kell hatalmaznia arra, hogy vezető szerepet töltsön be.A Kanban rendszer segíthet nyomon követni az elvégzett munkát azáltal, hogy vizuálisan ábrázolja, hogy mi történt, min dolgozunk és mi az, amit még meg kell tenni. Segíthet a munka elosztásában is. A Kanban táblán az elvégzendő munka egy hátralékos oszlopban van tárolva, és rangsorolható. Amikor egy munkatárs végzett azzal, amin dolgozik, a lemaradás oszlopba léphet, és kiválaszthatja a következő legmagasabb prioritású feladatot, amely belefér a készségkészletébe. A Kanban segíthet a cégeknek nyomon követni az egyes ügyfelekre fordított erőforrásokat. A legfontosabb, hogy a Kanban elősegíti a folyamatok folyamatos fejlesztését, hogy a cégek elképesztő élményt nyújthassanak ügyfeleiknek.
és a SCRUM?
Ha fontos, hogy már a fejlesztés korai szakaszában legyen használható eredmény, ami lefedi és bevezethetővé teszi a legfontosabb üzleti igényeket, de nincs idő hosszadalmas tervezésre az elején, vagy a piaci körülmények változnak folyamatosan akkor a Scrom megoldás lehet. A projekt közben megtervezheti részletesebben a rész feladatokat. A Scrum egy keretrendszer, amely lehetővé teszi összetett problémák megoldását. Ez egy olyan munkamódszer, amelyet akkor használ, ha összetett problémát kell megoldania – olyasmit, amit korábban még nem tett meg, mint például egy RPA szoftver robot fejlesztése. Csökkenti a kockázatot, miközben növeli a szállítandó értékét. Lehetővé teszi a gyors mozgósítást, gyorsan behozhatja azt, akire szüksége van. Hagyományosan a pénzügyi szektor többsége a waterfall (vízesés) projektmenedzsment megközelítést alkalmazta mely lassan halad, jól dokumentált, és időt ad a fontos döntések értékelésére. Ez jól működik most is, és néhányan azt mondanák – miért javítanánk meg azt, ami nem romlott el? És valóban nem szabad, ehelyett meg kell próbálnia és megértenie, hogy ez a folyamat továbbra is a legjobb-e az Ön számára a jelenlegi piaci körülmények között. Azok számára, akik nem ismerik a scrum-ot, az a fő különbség a megközelítések között, hogy ahelyett, hogy a teljes projektet egy szakaszban fejeznék be, rövid részekre osztják (körülbelül 2-4-6 hétig), és egy részt hajtanak végre. Egy lényeges különbséget találok a vízesés és a scrum között – a dokumentációt. A waterfall esetében az összes dokumentációt a projekt elején készítik el, és általában hosszú időt vesz igénybe. Ha elkészült, a projekt teljes idejét ki kell szolgálnia, de a valóság gyakran más. Mivel a legtöbb projekt meglehetősen hosszú ideig tarthat, nem ritka, hogy a követelmények megváltoznak, így az elkészített dokumentáció irrelevánssá válik. Ezért frissíteni kell, még több időt vesz igénybe, és vissza kell állítani az egész projektet. A scrum esetében viszont a dokumentáció a rövid részekre készül, ezért jóval kisebb mennyiségben, és nem avul el a végrehajtás során. A scrum egyszerűen elriasztja a túlzott és pazarló dokumentációt, amelyet nem kell elkészíteni és folyamatosan fenntartani. A scrum alkalmazásával a cégek értékes időt és erőforrásokat takaríthatnak meg, amelyeket egyébként az elavult dokumentumok átdolgozására fordítanak. A scrum megközelítés másik előnye a gyors döntéshozatal. Hogy pontosabbak legyünk – gyorsabb, mint a vízesés megközelítés. Mivel egyszerre csak rövid munkaiterációk készülnek el, a teljes projekt helyett a scrum lehetővé teszi a változásokhoz való alkalmazkodást és a változtatások alapján történő döntések meghozatalát sokkal gyorsabban. Jelentősen lerövidíti a projekt idejét is, mivel nem kell visszamenni az elejére és újra meghatározni az egész projektet. A kommunikáció, a koordináció és az ellenőrzés nagyon fontos. Amikor a folyamatok változnak, fontos, hogy legyen egy olyan rendszer, amely mindhárom dolognak megfelel. A scrum pontosan ezt biztosítja. Könnyű a kommunikáció, a koordináció és az ellenőrzés, ha az összes projektet áttekinthető módon mutatják be scrum boardokon, az aktuális prioritásokat sprintekben kiemelve. Annak ellenére, hogy a scrum továbbra is a szoftverfejlesztők megközelítése, sokoldalú, és számos előnyt kínálhat más ágazatok számára. A pénzügyi szektor sem kivétel. Világosságot biztosít, csökkenti a pazarlást, és eszközöket ad a vállalatnak, hogy gyorsan mozoghasson a mai változó környezetben, miközben továbbra is kellően rugalmas ahhoz, hogy alkalmazkodjon minden olyan gyakorlathoz, amelyet a vállalatnak be kell tartania. Wiki
Az RPA-hoz projektmenedzserekre van szükség
Más típusú fejlesztésekhez képest az RPA-nak nincs annyi esélye az az egyszerű változtatásokra. Így projektmenedzser nélkül nehéz lehet nyomon követni a fejlesztők előrehaladását, és a projekteket időben és költségvetésben tartani egyértelmű felelősséggel, prioritásokkal, célokkal. A projektmenedzser elháríthatja a projekt befejezése előtt álló akadályokat, miközben más felelősségeket is ellát, mint például az érdekelt felek bevonása, a folyamathátralékok rangsorolása és a munkafolyamatok kezelése. A Scrum többfunkciós csapatokat igényel, ahol minden csapattag felelősséget vállal egy adott feladatért. De az RPA akkor működik a legjobban, ha egyetlen fejlesztő fejleszti(ez nem egy embert jelent), tesztelielejétől a végéig. Kellenek megoldástervezők, üzleti elemzők, akik összegyűjtik a követelményeket, és projektmenedzsereket. A Scrum követelménye, hogy a csapat önmenedzselő legyen. Tagjai belsőleg döntik el, hogy mivel és mikor dolgoznak. Az RPA-ban a csapatoknak gyakran az üzleti érdekelt felekre és az egyéb szolgáltatókra kell támaszkodniuk, hogy megkapják a szükséges adatokat a fejlesztéshez pl. API-hoz való hozzáférés. RPA-csapatnak közvetlenül velük kell együtt dolgoznia. A különbség a projektmenedzser. Az RPA projektmenedzser a Scrum azon részeit használja, amelyek a legésszerűbbek a fejlesztők vagy akár az üzleti elemzők blokkolásának feloldásához.
A Scrum értékeinek biztosítása
A napi Scrum bejelentkezés, és a csapat igyekszik röviden tartani. Ezzel a sprint céljaira összpontosíthatnak és pl. kéthetes “sprintekben” dolgoznak, miközben hatékonyan számolhatnak be a haladásról az ügyfelek számára. Fontos, hogy mindenki tudja, hol áll, ezért érdemes létrehozni folyamatdefiníciós dokumentumot (PDD), amely megfelelően meghatározza a folyamatot és annak üzleti követelményeit ez a szerződés melléklete is lehet. A hatékonysághoz az RPA-projekteknek valamilyen kritikus problémát kell megoldani. Ez lehet költség csökkentés, vagy több idő, de lehet elégedettségének növelése. A csapat belső határidőket hoznak létre, amelyek irányítják a fejlesztőket a sprint során, így reális időbecsléseket készítenek, így a határidőket be lehet tartani, és az erőforrásokat hatékonyan lehet felhasználni.

A Scrum bevezetésének előnyei az RPA projektben

Csökkentett késleltetési költség
A vízesés módszerrel végzett RPA-projekteken végzett munka a fejlesztési életciklus végén vezet UAT-hoz azaz teszteléshez. Ez sok változtatási javaslathoz vezethet az ügyfél részéről a fejlesztés végéig. Nem erre gondoltam, nem így akarom szindróma. A változtatások néha nagyok, akár teljes újra tervezés lehet belőle. A Scrum használatával fokozatosan szállíthatjuk a célt, és sokkal hamarabb, minden lépés végén beépíthetjük a változtatásokat. Így csökkentve a késedelem költségeit.
Csökkentett UAT (tesztelési) idővonalak
A megrendelők visszajelzéseinek korábban történő bevonása a projektbe, a vásárlói visszajelzések szerinti változtatások csökkenti a teszteléssel eltöltött időt.
Javuló minőség
Az RPA-kód minősége jobban javítható, ha a projekt idővonalának korai szakaszában hajtja végre a változtatásokat és nem a végén.
Megnövekedett ügyfél-együttműködés
A Scrum az RPA fokozatos leszállításával, és minden Sprint végén az ügyfelek visszajelzésének kérésével bevonhatják az ügyfelet a projekt ütemtervének korai szakaszába. Így hamarabb tudnak reagálni.
Könnyebb betartani a határidőket
Kisebb tesztelési idővonalak, a visszajelzések miatti változtatások gyorsabb beépítése és a funkciók fokozatos átadása megkönnyíti a szállítási határidők betartását.

Esettanulmányok az RPA szoftverrobotom alkalmazásakor

Jogi osztályon az RPA robotom
A szoftverrobotom a beérkező dokumentumokban keresve ami elektronikus elemzi az adatokat és továbbítja vagy kitűzi az illetékes ügyintézőhöz. A szoftverrobotom értelmezi a beérkezett íratok adatait. (pl. ügyszám vagy azonosítók stb.) Az RPA szoftverrobotom több adatbázisban akár táblázatban keres a megtalált adatok után továbbítja vagy letárolja a dokumentumot és iktatási azonosítókkal látja el mely lehet akár fájl nevében is majd az elérési linket közli az illetékesekkel.
Szállító számlák ellenőrzése kifizetés előtt
Az aktuálisan fizetendő szállító számlákat a szoftverrobot legyüjti a könyvelő programból. A szoftverrobotom a könyvelési azonosító azonosító alapján megtalálja a szkennelt számla képet a tároló helyről letölti elemzi tartalmát OCR segítségével. Az adatok egyezése után validálja a kifizetést. Sokkal kevesebb számla végzi hiba kóddal melyet manuálisan kell elenőrizni. A szoftverrobotom időzítetten éjszak dolgozik. Előny, hogy az ellenőrzött szállítószámlákat nem kell kinyomtatni.
Adatrögzítés
Ha az adatokat jelenleg papírról kell beolvasni és kézzel rögzíteni a rendszerben akkor az okos szoftverrobotjaim a beszkennelt dokumentum adatait önállóan akár éjszaka rögzíteni tudják a megadott felületen. Az unalmas, időrabló és nagyon demotiváló munka kiváltásával.
Bankszámla automatikus feldolgozása
A szoftverrobot lekéri a banktól az aktuális bankszámla kivonatot és automatikusan megpróbálja összerendelni az utalót,befizetőt és a kiállított kiemnő számlát. Magyarországon nem mindig sikerül mert igy-úgy utalnak stb. de a 80% a tranzakcióknak automatikusan egyeztetésre kerül, csak a maradék utalás kell “kinyomozni” manuális munkával.
Igazolások kiküldése pdf-ben
Ügyfelek kérésére ahol ürlapon megadja az azonosítóját (mely a háttérben ellenőrizve van) igazolást adnak ki. A szoftverrobot a leellenőrzött azonosító (és egyéb adatok) alapján önállóan generálja pdf-ben és elküldi email mellékletként miközben a díjról kiállít egy díj bekérőt vagy számlát melyet szintén email mellékletként küld el.
Adatátvitel

A régi rendszerek továbbra is kritikus funkciókat végezhetnek. Pl.a régi számlázási rendszerek nem képesek automatiksan kommunikálni a másik rendszerrel. Ilyenkor az alkalmazottak manuálisan rögzítik az adatokat. A szoftverrobotom megakadályozhatja, hogy az ilyen kézi feldolgozás hibát okozzon. Gyakran különböző formátumokban érkeznek, amelyek forrástól függően nagymértékben eltérnek. A számlafeldolgozáshoz hasonlóan az szoftverrobot segíthet a papír alapú és digitális dokumentumok olvasásában Egy szoftverrobot két különböző formátumban kapott dokumentumot, az adatokat rögzítette az értékesítésnél, és jóváhagyási kérelmet nyújtott be az illetékesek felé.
Költséghelyre vagy munkaszámra megosztás
Emailekben, Excel táblázatokban dokumentumokban továbbították a részlegek a költségefelosztási kimutatásokat. A robot szoftver megszüntette az adatok manuális összevonását azáltal, hogy az összes bejövő adatot automatikusan feldolgozta kevesebb mint egy perc alatt, szemben a robot telepítése előtti 2 órával.
Szállító levelek, megrendelések és számlák egyeztetése
A megrendeléseket a szállítmányokkal szemben egyeztetni kell, ami szükségessé, hogy a szállítólevelek összeegyeztethetők legyenek a megrendelésekkel. A szoftver robot képes ellenőrizni és jóváhagyni az összes egyező tételt. Értesít, ha hibával találkozik.
Leltár ellenőrzés
Leltár ellenőrzése, automatizált e-mailek létrehozása és küldése a kapcsolattartó partnereknek, beszállítók listázása stb. Hatékonyan, hiba nélkül tudja elvégezni ezeket a feladatokat. Jelentősen javítja a munka termelékenységét.
Készletellenőrzés
A folyamatautomatizálási szoftverrobotjaim alkalmazása segít ellátási lánc hatékony kezelésében. A helyes adatok megőrzése, automatikus értesítések küldése a vezetőknek, valamint a bizonyos szint alá eső termékek automatikus újrarendelése. Ily módon a szoftverrobotjaim szoros ellátási lánc-ellenőrzési folyamattal rendelkeznek.
Adatbevitel
Az e-mailek, rendelések, szállítási értesítések és szállítási dokumentumok teljes folyamatát az RPA szoftverrobotjaim automatikusan bevihetik a kapcsolódó rendszerekbe.

Toborzás RPA segítségével

A jelölt tapasztalata
A jelöltek rosz tapasztalatai a kezdeti toborzási szakaszban jelentősen ronthatják a cég márkaértékét. Megfigyelhető, hogy azok a jelöltek, akiknek rossz a toborzási tapasztalata, sok negatív szóbeszédet fognak tenni. Megoldást jelenthet a jelöltekkel való kommunikáció javítása, amely személyre szabott automatizált e-mail- és SMS-válaszokkal valósítható meg a jelentkezési folyamat minden egyes szakaszában, integrálva a toborzási rendszerrel vagy RPA által vezérelt chatekkel.
A rossz munkaerő elkerülése
A rossz alkalmazottak első éves fizetésének háromszorosába kerülhetnek a cégeknek, és hatással lehet a csapat általános teljesítményére és termelékenységére. Elkerülése érdekében növelje a jó jelöltek szűrési eszközeinek használatát, amelyek RPA-elemzést, viselkedésértékelést stb. biztosítanak.
Toborzási költségek csökkentése
A cégen belüli munkaerő-kölcsönzés az egyik leghatékonyabb módja ezeknek a költségeknek a csökkentésének, de a megfelelő jelölt felvétele egy idő után növeli a költségeket. A megfelelő toborzási rendszer alkalmazása kritikusan javítja a házon belüli toborzási folyamatot, és összességében csökkenti a toborzási költségeket.
Az Intelligens Automatizálási Eszközeim (RPA)
integrálhatóak és automatizálja a feladatait, megérti az emberi kommunikációt, döntéseket hoz és műveleteket hajt végre. Ez a megoldás bármely üzleti szegmens vagy iparág számára adaptálható és megvalósítható, robotjaim, amelyek e-maileken, dokumentumokon és csevegéseken dolgoznak.
Például
1. Egyik robotom e-mail eszközzel komunikál, amely automatikusan kezel sok bejövő e-mailt. Csökkenti az e-mailek kézi feldolgozására fordított időt. Ez az eszköz drasztikusan csökkenti a válaszidőt napokról percekre, és növeli az alkalmazottak elégedettségét. A szabályok segítségével értelmezi a tartalmat, és feladatokat hajt végre a rendszerben, így értékes időt és erőforrásokat szabadít fel.

2. Másik robotom robotdokumentációs eszközzel kommunikál , amely különféle forrásokból származó dokumentumokat tud feldolgozni, például e-mail mellékleteket, e-mail-feltöltéseket és online mappákat. Képes dokumentumokat osztályozni, információkat kinyerni, továbbítani az érdekelt feleknek, és frissíteni tudja a háttérrendszereket.

3. Harmadik robotom egy “Chatbot”, amely segíti a bérszámfejtést abban, hogy elérhető legyen az alkalmazottak számára pl. az aktuális szabadság mértéke .

Nem lehet elkerülni a személyzet fluktuációjának természetes okait. A munkavállalók egészségi állapot, költözés, egyéb családi körülmény miatt munkahelyet válthatnak. A kiválasztási folyamat hosszadalmas és összetett folyamat, melynek során figyelembe kell venni a vállalati igényeketA toborzás sikeres befejezése a toborzási folyamat egyes szakaszainak helyességétől függ. Például a munkaerő-felvételi folyamatban már a munkaerő-felvételi folyamat lépéseinek előzetes előkészítése is fontos szerepet játszik a cég fejlődésében.
A toborzási folyamat fontossága
Cégek vezetőinek meg kell érteniük, hogy nemcsak a jelenlegi üresedés betöltése, hanem a munkáltató a tevékenységüktől függ. A cégnél jó munkaerő-felvételi tapasztalattal rendelkező jelöltek 80-90 %-a ajánlani fogja másoknak. A fele pedig jó véleményt is ír majd a közösségi oldalakon. A ma elérhető legjobb munkavállalók bevonzása és megtartása szó szerint az üzlet jövője. A felvételi folyamat ütemezése is nagyon fontos. A felvételi hiba költsége az alkalmazott éves fizetésének 40-50 %-a lehet. Emellett csökkenhet a munkatermelékenység. A személyzeti kiválasztási rendszernek garantálnia kell, hogy a felvett jelölt hard & soft képességeit tekintve megfeleljen a cég, és a cég is megfeleljen neki. Nem szabad megengedni a „ferdítést”: a tapasztalat, a tehetség, a képességek pozíciótól függően ugyanolyan fontosak, mint az érzelmi intelligencia, a személyiség, az attitűd, az alkalmazkodóképesség vagy a szociális készségek. A 7 leggyakoribb hiba:

• pontos és őszinte munkaköri leírás hiánya
• csak külső vagy belső készségek használata
• figyelmen kívül hagyja a technikai interjút
• a „túlképzett” pályázók elutasítása
• a felvételi folyamat késése vagy túl elhamarkodott felvétel
• az ajánlásokra összpontosítva vagy figyelmen kívül hagyva azokat
• szakember korábbi munkatapasztalatára támaszkodva, és nem teremteni megfelelő feltételeket a fejlődéséhez.

RPA toborzási szakaszokról
Az igény azonosítása és elemzése a toborzási folyamatban
Miért kezdjük el a munkerő felvételi folyamatot? pl. A megüresedett állások miatt. A létszámbővítés soha nem lehet ésszerűtlen.  A cég fejlődésnek ebben a szakaszában nem engedheti meg magának, hogy új alkalmazottat vegyen fel, vagy kétséges, hogy milyen hatást kellene elérnie a csapatban, és nem teljesíti a kitűzött célokat, akkor jobb, ha elfelejti a felvételt.
A jelölt profilja
A keresés meghirdetése előtt el kell dönteni, hogy kit keresünk.

• a munkavállaló sokoldalú volt, és több funkciót látott el egyszerre
• vagy egy szűk szektorban nagyon tapasztalt
• szakember volt, vagy éppen most kezdte pályafutását a szakmában
• tökéletes önéletrajza vagy kiváló referenciái voltak
• több nyelvet beszélt a szóbeli kommunikációhoz elegendő szinten

Természetesen a szakembert is érdekelnie kell valamiben. Az ő motivációja is a profil része.

• a piacon jól ismert, stabil cégnél dolgozni
• gyorsan növekvő cégeknél dolgozni
• képzett szakemberekből álló csapatban dolgozni
• karrierlehetőségek
• versenyképes kompenzációs csomag stb.

Ha nem tudjuk, kit keresünk, akkor nehéz lesz ilyen embert találni.
Toborzás előtt
Passzív toborzást, amely alapvetően abból áll, hogy a cég maga veszi fel a kapcsolatot az őket leginkább érdeklő, nyilvánosan elérhető szakmai profilokkal. Az aktív toborzás során a cég állást ad ki, és az álláskeresők önállóan jelentkeznek a céghez. Talán a passzív toborzás során könnyebb a jelentkezők megtalálása és összehasonlítása. A legjobb eredményt a két módszer kombinálásával érjük el.
 Pályázatok fogadása
Ha a meghirdetett állás elég vonzó, sokan jelentkeznek a jelentkezési folyamatnak átláthatónak és gyorsnak kell lennie. A jelöltek nagyrésze nem jelentkezik olyan állásra, amely érdekli őket, ha a folyamat túl hosszú és elhúzódó.
Előválogatás
Milyen szempontok alapján csökkentjük a jelöltek számát annak érdekében, hogy az alaposabb értékelést elősegítsük? Az ideális profil jellemzői alapján a legkevésbé alkalmas jelentkezőket kizárják a mérlegelésből. RPA segítségével professzionális tesztelés, személyiségszűrés alkalmazása. Leendő alkalmazott érzelmi intelligenciájának elemzése.
Közvetlen kiválasztása
A szoftver robotom segítségével minden pályázó időben kap választ a cégtől, még akkor is, ha az elutasítás. Általában a jelöltek személyes e-mail választ várnak. De jelenleg a munkaadók 90%-a semmi visszajelzést nem ad. Az interjú a leggyakoribb eljárás a felvétel során. Manapság egyre inkább csökken, mert egy tesztfeladat lehetővé teszi egy jelölt technikai oldalának értékelését. A kompetenciainterjú, amely lehetővé teszi a jelölt hatékonyságának felmérését különböző helyzetekben. A szituációs interjúval, amikor a jelöltet egy hipotetikus helyzetbe helyezik, és megkérik, hogy modellezze viselkedését. A kiválasztott interjúkérdések lehetővé teszik, hogy helyes véleményt alkosson a jelöltről.

Az üzleti világ rohanó és versenyképes, nem csoda, hogy a HR menedzsereknek folyamatosan kell azon dolgozniuk, hogy javítsák a belső folyamatokat és a korábbi sikereiket tovább növeljék. A munkatársak toborzása és kiválasztása különösen idegesítő és időigényes lehet, különösen akkor, ha a vállalat nagy vagy sokrétű toborzási igényei vannak. Azonban a digitális technológiák robbanásszerű fejlődése lehetőségeket nyit a HR-szektor számára. Az utóbbi években a robotikus folyamatautomatizálás (RPA) vált az emberek figyelmének középpontjába, amely a szervezetek számára több előnyt is hozhat, különösen a tehetségmenedzsment terén. Az RPA segítségével a toborzási folyamatokat automatizálhatják, egyszerűsíthetik és felgyorsíthatják, így az HR osztály több időt nyerhet az olyan fontos tevékenységekre, mint a képzés és a fejlesztés, valamint az alkalmazottak megtartása.

Hatékony felvételi folyamat.

Önéletrajzok elemzése:
Az önéletrajzok és profilok áttekintése órákig tarthat, nem napokig. A toborzáskezelő rendszer javíthatja a toborzási hatékonyságot, és drámaian csökkenti a manuális folyamatokhoz szükséges időt.Az első és legfontosabb lépés a jelentkezők értékelése. Az RPA betanitható, hogy milyen tulajdonságokkal rendelkező életrajzokra van szükség, értékelheti, hogy az adott jelentkezőnek megvannak-e a szükséges készségei és képességei, illetve hogy az önéletrajzban szereplő adatok helyesek, és általánosan alkalmas-e a jelölt az állás betöltésére. Az RPA képes szűket tarolni az életrajzok számában és gyorsan megtalálja azokat jelentkezőket, akik a minimum követelményeknek a legközelebb állnak.

Az észrevételek és tájékoztatások
Az RPA képes a jelölt észrevételeit könnyen rögzíteni az intervenció után, és azonnal értesítést küld a jelöltnek az eredményről, vagy továbbítani az információkat az érintetteknek, hogy azonnal reagálhassanak rá, amely növeli az interakció sebességét, az átláthatóságot és az elkötelezettség szintjét.

Az alkalmazotti nyomkövetési rendszer kezelése
Az RPA képes a felvétel céljából adatokat összegyűjteni, mentheti és rendszerezheti azokat az alkalmazottak adatait a további felhasználás céljából. Azoknak az alkalmazottaknak adatai, akik kiválasztást nyertek, azonnal összekapcsolhatók a vállalati HR rendszerrel, hogy gyorsabban és hatékonyabban lehessen fejleszteni, és karbantartani az összes alkalmazottakat, akik végül a vállalatok beilleszkedési folyamatban is részt vesznek.

Pre-alkalmassági vizsgálatok:
Az RPA akár a pre-alkalmassági vizsgálatokat is elvégzi, mint például a hátterek ellenőrzése, képes beazonosítani az alkalmazottak készségeit, és más nem rutinszerű feladatokat végez.

Az üzleti világ folyamatosan változik és fejlődik. A digitális technológia és a mesterséges intelligencia előretörése lehetővé teszi az egyre ésszerűbb és eredményesebb folyamatokat az üzleti élet minden területén. Az emberi erőforrás menedzsment (HRM) ágazata nem kivétel ez alól, és az utóbbi években az iparág szem előtt tartotta az automatizálásra való áttérést. Az RPA (robotizált folyamatautomatizálás) olyan technológiai megoldás, amely lehetővé teszi az üzleti folyamatok automatizálását. A HRM-es szektorban a RPA nagy jelentőséggel bír, mert segíthet az emberi erőforrástervezés korábban folyékonytalan és hosszadalmas folyamatainak felgyorsításában, egyszerűsítésében és automatizálásában. Az RPA programozhatósága biztosítja, hogy minden HR-en keresztül bevezetett változás pontos és következetes legyen, ami segít az emberi erőforrásokkal való idő és erőforrás megtakarításában. Az RPA a HRM teljes életciklusára kiterjedően automatizálható, beleértve a toborzási és kiválasztási folyamatokat is. Az RPA különös figyelmet fordít a jelölt besorolók automatizálására az önéletrajzok és a pályázati anyagok során, egyszerűsíti a végrehajtási folyamatokat és csökkenti az adminisztrációs terheket. Az RPA nem csak a munkaerő-felvételt automatizálja, hanem egészen az alkalmazási folyamatokig automatizálható. Az RPA segítségével hangsúlyt fektethet a munkaerőgazdálkodási szükségletekre, kipróbálható különböző modellek a mentesítésre, az alkalmazási folyamatokra és a tréningre. Az RPA segítségével biztosítani lehet a oktatók hatékonyabb felügyeletét a személyzet gyakornoki képzése során. A toborzás fontos szerepet játszik a vállalat növekedésében. Az állandó kihívás azonban a megfelelő jelöltek megtalálása. Az érdeklődők tömegével a HR munkatársaknak naponta rengeteg visszajelzést kell adniuk, interjúkat kell ütemezniük, az egyes jelöltekkel folyamatosan kommunikálniuk kell – a feladatok száma és a tapasztalatok segítsége nélkül gyakran lassú és időigényes folyamat. A RPA (Robot Process Automation) azonban megnyugtató megoldást kínál azoknak a HR csapatoknak, akik gyorsabban és hatékonyabban szeretnének toborozni. Az RPA az emberek segítségére lehet azzal, hogy másodlagos, ismétlődő feladatokat végeznek el, mint például a toborzási folyamatok, amelyekben azonos lépések, mint az önéletrajzok áttekintése, interjúk ütemezése és az üzenetküldés a jelöltekkel, ismétlődök. Az RPA rengeteg haszonnal jár, amikor a jelöltekkel való kapcsolattartásról van szó. Az automatizált folyamatok igénybevétele segíthet pontosságot, sebességet és költségmegtakarítást biztosítani. Az önéletrajzok áttekintése rendkívül időigényes feladat, ami egy HR csapat számára nagy kihívást jelenthet. Az RPA alkalmazása segíthet a HR munkatársaknak abban, hogy gyorsan átnézhessék az önéletrajzokat, ami időt spórolhat és javíthatja a jelöltekkel való kapcsolattartást. Az időpontok táblázatának állandó kezelése, hogy az interjúk az ütemterven belül maradjanak, szintén nagy kihívást jelenthet egy HR-csapathoz. Az RPA segítségével a HR-csapat automatikusan ütemezheti az interjúkat, így lehetővé téve számukra, hogy az ismétlődő időpontok kezelése nélkül gyorsan és hatékonyan ütemezhessenek interjúkat. A jelöltekkel való kommunikáció mindig is kritikus elem volt a toborzási folyamatban. Az e-mail és a telefonon történő kommunikációnak azonban néha hosszú és lassú folyamatnak kell lennie. Az RPA segítségével azonban a HR munkatársak gyorsan és hatékonyan kommunikálhatnak a jelöltekkel, ami jelentős időmegtakarítást és hatékonyságot jelenthet. Az RPA alkalmazása nemcsak a HR csapat számára jelent idő- és erőforrás-megtakarítást, hanem javíthatja a toborzási folyamat hatékonyságát is. Az automatizált folyamatok késlekedés és hibák nélkül működnek, ezért lehetővé teszik azonnali reakciókat a HR csapat részéről, és könnyebben figyelik a jelöltek állapotát minden fázisban, az önéletrajzok áttekintésétől az interjúk ütemezéséig.
Döntés
A cégvezetők hozzávetőleges képet kapnak arról, hogy az egyes jelentkezők mit kínálnak. A végső döntés minél objektívebb legyen, célszerű jelentést készíteni a kiválasztási folyamatról, feltüntetve az egyes jelöltek erősségeit és gyengeségeit ezt automatizálni lehet szofver robotokkal RPA segítségével.
Irányítani a folyamatot?
A cégek menedzserei elismerik, hogy a következő 10 évben a legtöbb toborzási folyamat automatizálva lesz.

• az állásportálokkal való integrációnak köszönhetően a megüresedett állások többszörös elhelyezése
• elsődleges adatgyűjtés közösségi hálózatokban, beszerzés és közösségi toborzás szervezése
• keresés a jelöltek adatbázisában, és ennek eredményeként az önéletrajzok feldolgozásának felgyorsítása
• tömegakciók, beleértve a teljes értékű e-mail marketinget

Beszerzési folyamat RPA

Igények
Az RPA le tudja kérni az egyes termékek bemeneti listáját az anyagjegyzékből. A cég  nyersanyag listájához való időszakos, állandó hozzáférés jobb ellátástervezés indukál
Szerződéskezelés

• B2B szerződések készítése a szállítók információinak automatikus kinyerésével és a tervezetre való elhelyezésével
• Értesítés küldése a beszerzési csoportoknak, amikor egy szerződés lejár a lejárati dátumhoz
• Minden szerződés archiválása az egyes szállítók dedikált adatbázisában

Beszerzési megrendelés
A beszerzési rendelések a vállalat döntéshozóinak és a szállítónak a szükséges cikkek típusáról és mennyiségéről történő tájékoztatására szolgálnak. Az RPA sablonokat tölthet ki. A kérést elküldik az osztályvezetőknek, hogy aztán jóváhagyás után továbbítsák a szállítóknak.
Kategóriakezelés
A különböző részlegek saját maguk beszerzésével foglalkoznak. Az RPA  hozzárendelheti az egyes termékek kategóriáit a megfelelő beszerzési részleghez
Vásárlási kérelem
Az RPA azonosítja a gyakran használt cikkek újrarendeléseit. Az RPA botok ezután újrarendeléseket adnak le emberi közreműködés nélkül. Ha az értékeléshez emberi intelligencia szükséges, akkor a kérelmet továbbíthatják.
Újrarendelés
A szoftver robotom a beszerzésben kíséri a készletszinteket, automatikusan beszerzési rendeléseket hozhat létre az újrarendelhető termékekhez. Az automatizált újrarendelések segítenének elkerülni, hogy egy ember folyamatosan figyelje a készletszintet
Készletgazdálkodás
A robotizált folyamatautomatizálás (RPA) lehetővé teszi a készletszintek digitális követését. Szoftver robotom automatizált jelentéseket és készletellenőrzéseket készít. Különösen a friss készletszintre támaszkodó cégek számára, például a romlandó holmikkal túlterhelt éttermek számára fontos, hogy valós idejű jelentéssel rendelkezzenek arról. A készletkezelés automatizálása kevesebbet kell vásárolni azaz lehetővé teszi az intelligens beszerzést.
Egyeztetés
Az RPA robotom automatikusan össze tudja hasonlítani a vásárlási kérelmeket a szállítói számlákkal és a szállítási bizonylattal, hogy megerősítsék, hogy a megrendelt termékek azok, amelyeket meg kellett volna rendelni.
Fizetések
Az időben történő fizetés javítja a beszállítói kapcsolatok kezelését. A pénzügyi API-k lehetővé teszik a szoftver robotok számára, hogy a megfelelő szállítónak megfelelő összegben fizessenek be.
Áregyeztetés
Miután megkapták a szállítói árajánlatot, a vállalatok RPA-botokat használhatnak az árak automatikus egyeztetésére. Tehát amikor az árajánlat jóváhagyásáról/elutasításáról/tárgyalásáról van szó, az intelligens automatizálás képes segíteni az ár összehasonlításban . Ha az ár X%-kal magasabb, mint Y, csináld Z-t
Digitalizált iratok
Robotjaim automatikusan naplóbejegyzést készíthetnek, az összes bejegyzés valós időben történik.

Ne automatizáljon, amíg nem szabványosítja a folyamatokat!

pl. lehetséges szabványosítások:
Számlák automatikus kiállítása és elküldése az ügyfeleknek
Manuális ellenőrzési folyamatok csökkentése
Adatok pontosságának növelése a könyvelési rendszerben
Csökkentse a kézi feldolgozást
Csökkentse az emberi hibákat

Természetesen nem lehet egyszerűen szoftverrobotot a munkatársak táblázataival dolgoztatni, szükséges először a folyamatok és az adatok szabványosítása. Ezt követően az RPA bevezetése a főbb folyamatokba sokkal kevésbé valószínű, hogy megtöri a folyamatokat, vagy több hónapot vesz igénybe.

No-Code platformok vagy hagyományos RPA fejlesztés?

A No-Code program készítésnél előre lefejlesztett komponensekkel, valamint a vizuális szerkesztőfelületen (drag-and-drop) lehetséges. A képzett IT szakemberek hiánya miatt csábító a cégvezetők számaára az egyszerű felület. No-Code platformok használata a jó módja a részleges alkalmazások fejlesztéséhez. A no-code megoldások sok félék lehetnek a felhasználók igényei szerint pl. ügyfélélmény javítása (chatbot) vagy munkafolyamatok javítása (RPA) vagy akár bonyolult alkalmazások fejlesztése.
Kiválthatja-e a no-code a hagyományos RPA fejlesztést?
NEM, szerintem. A no-code a hagyományos programozás kiegészítésére használható. A no-code megoldás sok ismétlődő munkát képes felszabadítani, de figyelni kell a hibatűrő képességeire. Mi van ha valami nem az előre megadottak szerint történik. Jelenleg több száz no-code platform közül lehet választani mely a jövőben még több lesz. A képzett fejlesztők iránti igény magas, egyre több vállalat oldja meg a fejlesztéseit no-code platformokkal. Függőségek csökkentése a magasan képeztt programozóktól az egyszerűbb alkalmazásoknál.
Hátránya?
‍Bizonyos fokú rendszerismeret elengedhetetlen az üzleti folymatok modellezéséhez. Gyakran használt beállításokat bárki el tudja végezni, de lesznek bonyolult esetek is. Szándék is szükséges, hogy tényleg akarjanak a lehetőségekkel élni.Például belső oktató anyagok, ticket rendszer stb. Az üzlettel foglakozó ügyfél nem ismeri legjobb megoldásokat. Az RPA szoftverrobotjaim jelenleg rögzített logikával ismétlődő munkablokkokat hajtanak végre. Az RPA szoftverrobotjaim nem a mesterséges intelligencia terméke.
Csak amit tanitottak Neki
RPA szoftverrobotom csak memorizálni képes, és nem képes önállóan tanulni vagy létrehozni új folyamatot, mondjuk az kéne még a GDPR miatt. Az RPA szoftverrobotom az automatizálási művelet során mindig szigorúan betartja a korábbi szabályokat.
Folyamat kiválasztás
A megfelelő folyamat kiválasztása és fejlesztése fontos az RPA szoftverrobotjaim munkájában. Nem minden üzleti folyamat alkalmas automatizálásra. Automatizálásra alkalmasak a rögzített szabályokkal és lépésekkel rendelkező feladatok.
Teljesítmény vs. hardverigény
Brutál teljesítmény igénye van a saját tapasztalatom szerint a multifunlciós No-Code platformoknak. Kész modulokból lehessen megoldást össze kattingatni, úgy kell megvalósítani, hogy mindenkinek tökéletesen működjenek. Ez jelenleg pl ajax hívások problémáját veti fel. Ugyanaz a teljesítmény, gyorsaság magasabb hardverigénnyel jár így magasabb költségekkel is. Túlbonyolított kódsort több helyen kell javítani, ha változik a futtató környezet akkor problémák adódnak.

Biztonságos az RPA?

Ahogy az RPA egyre népszerűbb, a kiberbűnözők is fokozzák a fenyegetést. Felismerik az RPA-rendszereken belüli lehetséges sebezhetőségeket, és kihasználják azokat, hogy illetéktelenül hozzáférjenek érzékeny adatokhoz. A fejlődő fenyegetési környezet proaktív megközelítést igényel a digitális munkaerő biztonságának biztosítása érdekében. RPA szoftverrobotok adatokat kezelnek, így biztonsági intézkedéseket igényelnek, már a tervezés fázisában. A Robotic Process Automation ismétlődő feladatokat old meg felhasználói környezetben botokkal jelentősen javítva profit rátát. Az RPA hozzáférési jogokkal rendelkezhet érzékeny adatokhoz melyeket kezelhet így a hackeléstől való félelem érthető. Feltörhető az RPA? Biztosan, mivel emberek készítik. A feltörésbiztos rendszereket számos alkalommal feltörték. RPA feltörhető, de a vállalat sok intézkedést megtehet a kockázatok és védelem érdekében.

A szoftverrobot ha ugyanazon a környezeten fut, mint a felhasználó dolgozik, ezért hozzáférési jogosultságokat pl. bejelentkezési adatokat igényel. Fontos különbséget tenni az élő ember és az RPA között a működésben. Nagy hiba ha a hozzáférési jogosultságokat megosztják egy RPA-bottal. (Magas a biztonsági kockázata.) A hacker hozzáférhet az érzékeny adatokhoz. Például ügyféladatok, címek, hitelkártya-adatok, vállalati pénzügyek. A szoftverrobot korlátozásával mérsékeljük a kockázatot. Hiba esetén ha azonos a hozzáférés az élő ember és a botnál lehetetlen megkülönböztetni, hogy egy műveletet emberi beavatkozás volt, (akár rosszindulatú, akár nem) vagy az RPA-bot munkájából adódott. Az RPA biztonságának egyik elsődleges szempontja a biztonsági rések lehetősége. Ha egy hacker hozzáfér az Ön RPA-rendszeréhez, manipulálhatja az automatizálási folyamatokat, ami adatszivárgáshoz vagy pénzügyi veszteséghez vezethet. A digitális munkaerő integritásának és bizalmasságának megőrzése érdekében kulcsfontosságú ezen kockázatok azonosítása és mérséklése. DE lehetségesek belső fenyegetések is A rosszindulatú vagy véletlen hibákat elkövető alkalmazottak veszélyeztethetik az Ön RPA-rendszerének biztonságát. A megfelelő hozzáférés-szabályozás és az alkalmazottak képzési programjainak megvalósítása segíthet csökkenteni ezeket a kockázatokat

A megoldás egyszerű: a bototnak saját, hitelesítő adatokat kell adni így mindig azonosíthatók. A bot által végrehajtott hibás művelet gyorsan észrevehető és leállítható. A rekordok és naplók is rendkívül hasznosak lehetnek a biztonság javításában mikor, miért, ki és hogyan történt az esemény. Célszerű definiálni, hogy a bot hogyan érje el az adatbázist. Ha a botnak csak adatok olvasása a feladata, akkor szükségtelen az írási jogosultság. RPA bot kezel adatokat akkor be kell vezetni korlátozásokat olyan adatokra melyre nincs szüksége a feladatához. A hozzáférés korlátozása a jogosult személyzetre csökkenti a rendszer jogosulatlan manipulációjának kockázatát.

Az RPA-rendszerek naprakészen tartása kulcsfontosságú a biztonságuk megőrzésében. A rendszeres biztonsági auditok elengedhetetlenek az RPA rendszer sérülékenységének vagy gyengeségének azonosításához. Ezek az auditok a rendszer biztonsági intézkedéseinek átfogó értékelését foglalják magukban, és segíthetnek a potenciális kockázatok észlelésében és kezelésében, mielőtt azokat rosszindulatú szereplők kihasználnák.

Az RPA fizikai védelme?

Érdemes a felügyelet nélkül dolgozó RPA-botot futtató számítógépet fizikailag elzárható (l. ipari számítógép szekrény) helyen tartani. Így az esetleges illetéktelen emberi hozzáférések nagy mértékben kiküszöbölhetőek. (pl. pendrive adat másolások stb.) Hatékony biztonsági intézkedések bevezetésével, a felmerülő fenyegetésekkel szembeni éberséggel és a legjobb gyakorlatok betartásával megóvhatja RPA-rendszerét az esetleges jogsértésektől, és megvédheti az érzékeny adatokat.

Ki vagyok?

Kapcsolat

Törőcsik Norbert
mentor&representative
torocsik.norbert@963.hu
☎ 00 36 (30) 9-6600-10
Fax 00 36 (62) 211-386
Map Szentes Hungary
Budapest +36-1-6333-173
New York +1-646-5471056
Munchen +498972101089880
London +44-208-09959-33
Austria +43-720-5159-11
Bucharest +40-215684111
Roma +39-069-16502-333

RPA szoftverrobot választása?

RPA szoftverrobot kiválasztása kritikus döntés, bárkit bíz meg a feldattal.
Rendszer kompatibilis?
A hatékonyság maximalizálása és a zavarok minimalizálása érdekében fontos olyan RPA szoftverrobot megoldás, amely kompatibilis a jelenlegi rendszerrel például az operációs rendszerrel való valamint a meglévő szoftverekkel és adatbázisokkal való kapcsolódási lehetőséget.
Egyszerű használat
Könnyen használható RPA szoftverrobot kell minimális képzéssel. Ha szükséges felhasználóbarát felülettel rendelkezzen az RPA szoftveobot.
Méretezhető?
RPA szoftverrobotot érdemes a vállalkozás növekedésével együtt növelhetőnek készíteni. Képes-e kezelni a növekvő mennyiségű munkát és integrálni más rendszerekkel?
Költségek?
RPA szoftverrobotok költsége nagymértékben változhat, mérlegelje költségvetését. Például vételáron felül vegye figyelembe a folyamatos karbantartási és támogatási költségeket is.
Support?
A szolgáltató adott időn belül válaszoljon.

A cég számára legmegfelelőbb RPA robotszoftver kiválasztásakor érdemes leírni konkrét problémáit és igényeit. A követelmények alapos megértésével lehetőség nyílik olyan RPA szoftverrobot kiválasztására, amely hatékonyan kielégíti az igényeket.

Az emberi hibák kiküszöbölése?

Emberi dolog tévedni, a pénzügyben egy hiba drasztikus veszteségekhez és számtalan órányi korrekcióhoz vezethet. Az RPA szoftverrobotjaim csökkentik az emberi hibák esélyét adatbevitelnél vagy a jelentések készítésénél mert a szoftverrobotjaim előre meghatározott szabályok szerint dolgoznak.
Folyamatosan változó jogi környezet
A pénzügyi folyamatokban javasolt logfile. Miért? Átgondolt tervet készítenek a robotok számára, amelyeket követni kell, a munkafolyamatokon belül mindent figyelembe vesznek, a hozzáférésektől kezdve az összes generált kimenetig. Az egy logfile-ban vannak tárolva, így a botok összes tevékenysége nyomon követhető. Ezek az információk növelik a megfelelőséget, csökkentik a csalás nyilvántartásba vételének esélyét. Ahelyett, hogy sok alkalmazottat foglalkoztatna, a szoftverrobotjaimat munkába állhatja. Az RPA robot szoftverek növekedési lehetőséget biztosítanak a számviteli részlegeknek, eközben a termelékenység nem csökken. A pénzügyi adatok rögzítésétől az auditálásig, a számviteli felhasználási esetekben derül ki, hogy az RPA szoftverrobotjaim milyen hatékonysággal képeswk kezelni az ismétlődő feladatokat.
Jelentéskészítés RPA szoftver robotommal?
A számlákból kinyert adatokat (vagy bármilyen pénzügyi számok, például kiadások, bevételek, adósság, saját tőke stb.) az RPA szoftverrobotjaim megtaníthatók a rögzítésére, az emberi folyamatot utánozva. Naplózható formában ami megfelel a minőségbiztosítási előírásoknak. A pénzügyi jelentések készítésénél kulcsfontosságú elema hibák lehetőségének minimalizálása és a hatósági ellenőrzéseknek való megfelelés.
Belső auditálás?
RPA szoftverrobotjaim képesek kezelni a pénzügyi adatok pontosságának ellenőrzésére vonatkozó összehasonlító feladatokat, például ha több rendszer között kell ellenőrizni. Ez rengeteg munkától szabadítja meg az alkalmazottakat, és drasztikusan csökkenti a kimutatások, adatok ellenőrzésével töltött időt. Az egyeztetések során az RPA-botjaim átvehetik az ismétlődő feladatokat, legyen szó időszakos főkönyvi egyeztetésről vagy egy tranzakciólánc fejlett egyeztetéséről. Kívételek megjelölhetőek emberi felülvizsgálat céljából, kihasználva az RPA szoftverrobotjaim szabályalapú módszerének előnyeit. Az RPA szoftver robotjaim nem tétováznak mint az emberek, ez kulcsfontosságú pénzügyi folyamatoknál. Magyar viszonylatban én nem tudok elképzelni teljesen automatizált könyvelést,az emberek továbbra is irányítják a robotizált könyvelést. Az ember mindig ott van az RPA szoftverrobotjaim mögöttt, hogy áttekintse a beállított folyamatokat és az esetleges kivételeket. Az RPA botokat folyamatosan vizsgálni kell és frissíteni. RPA szoftverrobotjaim munkába állítását nem szabad elhamarkodni, mert ha a botok által követett beállított folyamatok nem teljesek vagy naprakészek, az folyamatos automatizált hibákhoz vezet, ez katasztrofális a pénzügyben. Mit csináljunk akkor? A számviteli folyamatokatokat lépésekre kell bontani, az ismétlődő feladatok levágásával és az RPA szoftverrobotjaim segítségével optimalizálhatóak a lépések és azonosíthatóka a folyamatban ideális fejlesztések. Annak vizsgálásakor, hogy a számviteli módszerek alkalmazhatóak az RPA szoftverrobotjaimmal, a munkatársaknak el kell maygarázni, hogy az RPA szoftverrobotom azért van, hogy megkönnyítse a munkájukat, nem pedig helyettük. Az RPA szoftverrobotjaim használata az őket irányító munkatársak kulcsfontosságúak a sikerhet. Miért? Ők látják a eredményeket, ők látják a módosítandó feladatokat.

Sikeres RPA projektek?

Folyamatok egyszerűsítése
Mindig van mit javítani a legtöbb műveleten. Az RPA szoftverrobotom megvalósítás előtt egyszerűsíteni kell a folyamatokat érthetőbbé váljanak. Minimalizálja a programozásra fordított időt.
Folyamatbányászat
Robotic Process Automation bevezetése előtt érdemes folyamatbányászatot végezni.Az automatizálási lehetőségeket rangsorolja. Segít nyomon követni a folyamatban bekövetkezett változásokat
RPA megoldás választása
Vannak különféle RPA szoftver megoldások, mint például a kód nélküli funkció és még sok más.
Az összetett feladatok automatizálása, mint például az adatok kinyerése a dokumentumokból, nagy kihívást jelent. Számos Robotic Process Automation szállító hátránya, hogy ezek a gyártók csak a szabványos megoldásokat szállítják, a konkrét megoldásokat nem.
Egyszerűsítés és fejlesztés
Térképet készítek, amely azonosítja a folyamatszegmenseket. Ehhez nagy segítség az adott terület szakértőinek tudása. Ez a lépés kulcsfontosságú az RPA szoftverrobotjaim fejlesztéséhez.
Megoldás vizsgálata
A megoldás tesztelése kritikus szerepet játszik annak hatékonyságának meghatározásában. Például a munkatársak elkerülhetetlen hibákat tapasztalhatnak, ezért az összes megoldást ki kell értékelni a próba előtt.
Tesztelése
Konkrét célokkal, például pontossággla vagy automatizálásal élő próba futtatása. Értékelni kell a kísérleti eredményeket
Biztonsági mentési terv
Mindig tartsunk biztonsági mentési tervet, ha az RPA-alapú fejlesztési megoldás bevezetése után némi módosítást igényel.
Eredmények elemzése
Meghatározhatják, hogy az RPA projekt fejlesztése elérte-e a kívánt célokat vagy sem.
RPA karbantartása
A folyamatok módosításokat igényelnek a piaci feltételek változásainak megfelelően.

Szoftver Robot fejlesztés?

Hat lépésből áll az RPA megvalósítása.

• Az első lépésem az automatizálás lehetséges területeinek tanulmányozása és a lehetőségek azonosítása
• Felhasználni a rendelkezésre álló információkat, és elkezdem az azonosított folyamatok optimalizálását.
• Tervezés folyamata,munkafolyamat-diagramok generálásával és a folyamat dokumentálásával, mielőtt még bevezetésre kerülne.
• RPA bot építési folyamata.

Milyen lépésekből áll az RPA Bot létrehozása?
Hogyan kell kezelni? 

• Először is fontos megérteni a feladatot, majd ezt követően rögzíteni lehet a feladatot.
• Rögzítem a szoftver robotot
• Tesztelem kell a botot, és meg kell nézni, hogy megfelel-e az üzleti követelményeknek.
• Feltöltöm a botot, hogy a szükséges automatizálás elkezdjen működni.

Milyen fontos pontok vannak az RPA végrehajtása során?

• Először is meg kell találnia az automatizálási lehetőségeket, és alaposan át kell tekintenie azokat.
• Az első lépés lehetővé teszi a megfelelő folyamat vagy folyamatok kiválasztását a megvalósításhoz.
• Megtervezem az RPA-modellt.
• Elindítom az RPA-botok felépítésének folyamatát.

Mik az RPA korlátai?

• Az RPA-nak nincs megítélési attribútuma, így nem alkalmazható olyan folyamatokban, amelyek megítélést igényelnek.
• Csak akkor működik, ha elektronikus és strukturált bemeneteket kap egy automatizált folyamat megvalósításához.
• A korábbi tapasztalatokat nem hasznosítja az RPA, nem tanul belőlük semmit.
• Az összes emberi megoldás nem valósítható meg az RPA munkafolyamatán keresztül.
• Strukturált adatokra korlátozva: a robotok a legalkalmasabbak olyan feladatok automatizálására, amelyek strukturált adatokat tartalmaznak.
• Képzést igényel: A robotjaimat speciális feladatok elvégzésére kell képezni, amelyek időigényesek lehetnek, és bizonyos szintű műszaki szakértelmet igényelnek.
• Az asztali számítógépre korlátozva: A szoftver robotjaim jelenleg az asztali alkalmazásokban végzett feladatok automatizálására korlátozódnak, de kiegészíthetőek.
• Ismétlődő feladatokra korlátozva: A botok alapból nem alkalmasak kreativitást vagy összetett döntéshozatalt igénylő feladatok elvégzésére, mint az élő ember. Ha/és/vagy paraméterek alkalmazhatóak
• Karbantartás és felügyelet: Az automatizált folyamat rendszeres felügyeletet és karbantartást igényel, ez lehet automatizált is de pl. a telepített operációs rendszert nem érdemes változtatni.

Miért alkalmazzák az RPA-t??
Az automatizálás manapság kötelező követelmény lett az iparágakban, mivel a számlagenerálástól a készletkezeléstől a dokumentációtól a követelésfeldolgozásig számos tevékenységet akarnak automatizálni.
RPA életciklusai
Az RPA életciklusának első fázisa a felfedezés fázisa. Megtervezem a megoldást.
Fejlesztési szakaszba.
Ezt követően el kell végezni az átvételi tesztet, és miután rendben van, át lehet menni a következő fázisba, amely a telepítés és a karbantartás.
KPI mutatók az RPA-ban
A robot szoftverek fejlődésével egyre nagyobb szükség van a teljesítmény követésére hogy milyen hatással van a szervezetre.

Mivel minden egyes cégnek más és más igényei vannak a különböző szoftverekkel kapcsolatban ezért más és más mutatókat kell vizsgálni, milyen mutatók használhatóak a szoftver robotok ar RPA használatakor.

Nagyon kevés mérőszám elég ahhoz hogy a szoftver robotok teljesítményét mérjük

• A megtakarított órák száma a korábbi kézimunkához képest.
• Évente mennyi munkaórát és mennyi költséget tudtunk megtakarítani a szoftver robottal.
• Milyen ügyfélélmény növekedések történtek a szoftver robot bevezetése után.
• Milyen alkalmazotti tapasztalatok vannak a szoftver robotról félnek az RPA-tól vagy szeretik-e stb.

Termelékenység növekedett az RPA használatával?

1. A ciklusidő csökkentése tehát a szoftver a robotnál mennyire csökken az egy ciklusra használt idő.
2. Megnövelt pontosság, milyen pontosság növekedést eredményez a szoftver robot használata.
3. Jobb-e a minőség az RPA használatával tehát a szoftver robot használatakor milyen megfelelőségi problémák találhatóak.
4. A szoftver robotok kihasználása átlagosan hány munkaórát jelent.
5. A szoftver robotok siker aránya azaz a hibák nélkül végrehajtott folyamatok.
6. A szoftver robotok hibáinak a nyomonkövetése milyen trendeket milyen mintákat és ezeket hogyan csökkenthetjük.
7. A szoftver robotok állás ideje ezeknek a százalékos arányát vizsgálják amikor a robotok hiba vagy karbantartás vagy egyéb miatt állnak.

Minden lehetőség adott hogy ezeket a mérő számokat vizsgáljuk ezek lehetnek a beépített szoftvereknek a mérőszámai és lehetnek amúgy különböző dedikált eszközök is, különböző szoftveres lehetőségek is rendelkezésre állnak.

Folyamat kiválasztás?

1. Az adatok nem hozzáférhetők
Sok olyan PDF-et használnak, amelyek digitalizálást igényelnek, és sok adat elveszhet a kézi, ismétlődő munka miatt.
2. Drága kézi adatbevitel
A munkaerő költsége túl drágává teheti a teljes munkaidős alkalmazottak felvételét az adatok kézi feldolgozására.
3. Munkafolyamatok automatizálása emberek nélkül
Számos folyamat létezik, mint például ügyféldokumentáció, amelyek automatizálhatók, de gyakran szükség van a munkatársra is.
Olyan keresése, amely emberi támogatást kínál
A munkatársaknak továbbra is együtt kell dolgozni ahhoz, hogy kezelje azokat a kivételeket, amelyeket az RPA nem tud kezelni. A megfelelő RPA kiválasztásához először vizsgálja meg, hogy mely feladatok elvégzésére szükséges sok munka. A kédés, hogy ez a folyamat valóban igényel-e logikát, vagy szabályalapú és nagy volumenű. Mennyibe kerül évente. Mennyibe kerülne az RPA megvalósítása és a folyamatos karbantartása? Mérje meg, mennyibe fog kerülni a tranzakciónkénti összköltség az automatizálás előtt és a folyamat automatizálása után.
A legnagyobb ROI-t biztosító folyamatok automatizálására való összpontosítás
Az RPA önmagában nem jelent gyors megoldást. Gondoskodnia kell arról, hogy optimalizálja folyamatait, összpontosítani szükséges arra, amelyek a legtöbb eredményt és a legnagyobb ROI-t biztosítják. Azt tapasztaltam, hogy a legjobb folyamatok, amelyekre összpontosítani lehet, általában az elemzési táblázatok stb. behajtási folyamatok, valamint minden, ami adatkinyeréssel jár. Egy egyszerű módja annak, hogy meghatározza, melyik folyamat hozza a legnagyobb megtérülést, ha átgondolja, mely folyamatok rendelkeznek a legnagyobb tranzakciós volumennel, és melyek azok a szabályokon alapuló folyamatok, amelyek nem igényelnek túl sok kreatív gondolkodást. Mely folyamatok veszik el a alkalmazottak idejét, az az úgynevezett folyamatfelderítés. Hány teljes munkaidőben foglalkoztatott alkalmazottja van, akik egy adott feladatot végeznek, kiszámolja, hány tranzakciót generálnak havonta, és meghatározza, mennyit fizet nekik. Ezután kiszámolhatja, hogy mennyi a tranzakciónkénti belső költsége. A legmagasabb tranzakciónkénti költségű folyamatok automatizálása biztosíthatja a legmagasabb ROI-t.

Egy példa indító robotjára, amelyet a vállalatok használhatnak az osztályozási folyamathoz.

• 1. lépés: A bot figyeli az e-maileket, és adatokat nyer ki a beérkező e-mailekben lévő dokumentumokból.

• 2. lépés: A bot összesíti a szabályzatból származó adatokat, és létrehoz egy esetet.

• 3. lépés. A bot hozzárendeli a eseteket a megfelelő munkatárshoz pl. termék, típus, mennyiség és így tovább alapján.

• 4. lépés: A bot e-mailt küld a munkatársnak és/vagy a menedzsernek.

• 5. lépés: A human-in-the-loop minden olyan kivételt kezel, amelyet a bot nem tud kezelni.

Pénzt takaríthatnak meg az intelligens automatizálás kihasználásával. A legjobb, ha egy nagyon egyszerű folyamattal kezdi az automatizálást, hogy eredményeket érjen el. Ez lehet a számlák automatizálása vagy az adategyeztetés. Egyre összetettebb automatizálásokat vehet igénybe. A változáskezelés a folyamatok automatizálásának megkezdésekor is fontos. Nyíltan kell kommunikálnia munkatársakkal, hogy mit tervez automatizálni, és el kell magyarázni, hogy a személyzet nagy része magasabb képzettséget kap, és felszabadul munkaideje és nagyobb értékű munkára összpontosíthat. Így az alkalmazottak nem lesznek idegesek az állásuk elvesztése miatt.

Feladatrögzítő – Képernyő alapú

A Task Mining rögzíti a számítógép képernyőjén végrehajtott interakciókat majd az elvégzett feladatokat elemzik és értékelik.  Az RPA képernyő- vagy MI-elemeket használ az automatizáláshoz, így a Task-bányászati adatok és elemzések  használhatóak. A feladatbányászat és a mesterséges intelligencia a legjobb lépéseket javasolhatja a feladat végrehajtásához. A feladat bányászat során azonban vannak GDPR aggályok. Rögzíti a számítógépen végrehajtott műveleteket. Így lehetővé teszik az emberek számára, hogy korlátozzák a rögzített alkalmazásokat vagy műveleteket. Másik megközelítés, a feladatrögzítés az emberek megnyitják és rögzítik a feladat lépéseit. Így a felhasználók nagyobb ellenőrzést gyakorolnak, és csak akkor rögzítik a műveleteket, amikor akarják.

Történelem

A folyamatautomatizálás korunk egyik dinamikusan fejlődő iparága.
A folyamatok és a korai fejlesztések születése
Adam Smith-nek 1776-ban az volt az ötlete, hogy a munkát apró részekre bontva javíthatja a teljesítményt és csökkentheti a költségeket. A munka kisebb összetevői specialistákat igényeltek. 1911-ben Frederick Winslow Taylor stopperrel rögzítette az egyes feladatokra fordított időt és  a menedzsment és az alkalmazottak strukturált felosztását irta le. 1913-ban Henry Ford alkalmazta Taylor ötleteit az első mozgó összeszerelő sor kifejlesztésére. Az összeszerelősor segítségével a Ford lecsökkentette azt az időt, amelybe egy autó megépítése igényelt.
Formális folyamatfejlesztési módszerek
Az USA és mások segítettek Japánnak talpra állni a háború után, szakértőket alkalmaztak. A japán gyártók a folyamatok hatékonyságát a magas szintre emelték. Az alábbi technikákkal dolgoztak:
PDCA
1950-es években vezette be a technikát a japán iparban. A PDCA a Plan-Do-Check-Act rövidítése. Ez egy iteratív folyamatszabályozási és -fejlesztési technika. Lényege:

• határozzon meg üzleti célokat és folyamatokat az eredmények elérése érdekében (terv).
• hajtsa végre a tervet (Tegye meg)
• adatok és eredmények ellenőrzése (vizsgálat)
• javítsa a folyamatot az adatok alapján (cselekvés vagy módosítás)
• Folytassa előlről

Six Sigma – DMAIC
A Six Sigma egy eljárási módszer, amelyet az Egyesült Államokban a Motorolánál fejlesztettek ki az 1980-as évek végén. A folyamat okainak és hibáinak megtalálására és megszüntetésére összpontosít. A cél a hibamentes teljesítmény biztosítása.
DMAIC egy mozaikszó:

• Meghatározás: A probléma meghatározása.
• Intézkedés: Számszerűsítse a problémát
• Elemzés: Az ok azonosítása
• Javítás: Oldja meg a kiváltó okot, és ellenőrizze a javulást
• Irányítás: Kövesse nyomon és folyamatosan javítsa

Ez egy adatvezérelt ciklus az üzleti folyamatok javítására, optimalizálására és stabilizálására.
Lean Six Sigma
Ahogy a neve is mutatja, ez a módszer a Lean és a Six Sigma legjobbjait egyesíti. Rendszer mely a hulladék eltávolítására és a folyamatváltozások csökkentésére. Segít csökkenteni a folyamathibákat és a hulladékot, és keretet ad a fejlesztéshez.
Folyamatbányászat – Folyamatjavítás adatokkal
IBM kutatásai alapján. A rendszerekből származó eseményadatok segíthetnek a folyamatok jobb megértésében.  A folyamatbányászat a számítógépes naplók adatait használja fel a folyamatok vizuális megjelenítésére. Ezután rávilágít az eltérésekre és a lehetséges hiányosságokra. A folyamatbányászattal megszületett a gyakorlati módszer az adatközpontú elemzés alkalmazására.
Folyamatfejlesztés  automatizálással
A 2010-es években a számítógépes munkavégzés automatizálása. Például a Blue Prism és az UiPath, “szoftverbotokat” használtak a feladatok automatizálására. Ezek a Robotic Process Automation (RPA) eszközök alkalmazhatóak az ismétlődő feladatok automatizálásában. A folyamatbányászat segít azonosítani az automatizálható folyamatokat. Kevés letérésű, de ismétlődő folyamatokat azonosíthat. A folyamatbányászat és a kapcsolódó technikák az RPA-val együtt a folyamatfejlesztés szolgálatábá állították. Az RPA azokat a műveleteket utánozza, amelyeket az emberek a számítógépen a képernyők segítségével végeznek. A folyamatbányászat háttér eseménynaplókat és adatbázisokat használ. Tehát hiányzik az mesterséges inteligencia információ, amely segíthet az RPA-ban. A vállalatok kidolgoztak egy módszert az asztali képernyő adatainak elemzésére a folyamatok megértése érdekében.

Hogyan tovább a szoftverrobotokkal? Jövő?

Emelt szintűek a fuzzy logikát alkalmazó szoftver robotok mely a gépi tanulás “előszobája”. Véleményem szerint a mesterséges inteligencia a jogszabályok kaotikus változásai miatt jelenleg még nem elérhető. Az automatizálási szoftvernek nincs szükség pihenésre. Mivel több műveletettel egyszerre dolgozhat, fontos, hogy válaszoljon és reagáljon a kérésekre nap 24 órájában, amikor a kérés bekövetkezik.
Különböző típusú RPA automatizálások vannak.
A különböző típusok jobban megfelelnek bizonyos műveleteknek. Mindegyiknek vannak előnyei és hátrányai.
Business Process Automation (BPA)
Az automatizálásra és a különböző műszaki rendszerek közötti integrációra vonatkozik. Főleg ezek a rendszerek a protokoll / API, amely lehetővé teszi, hogy hívjanak rendszereket a háttérben. Fontos, mert ha a művelet elvégezhető a háttérben, a végrehajtása gyorsabb, kevesebb hibalehetőséggel és pontosabb, mivel nem függ felhasználótól.
Robotic Process Automation (RPA)
Az RPA egy meglévő felhasználói felületen az automatizálása.Előnye, hogy az megtarthatóak a meglévő szoftverek, és nincs szükség egyéb alkalmazásokra. Előfordulhat, hogy egy API automatizálási eszköz használja ugyanazt a felhasználói felület, mint ember a számítógépen. Ezzel a lépéssel közelebb van a hétköznapi feladatok automatizálásához.
File Transfer (MFT)
File Transfer középpontjában egy fájlátvitel integráció hub támogatja a különböző protokollokat a bejövő és kimenő kommunikációkat.
Excel vagy RPA szofver robotjaim?

Excel alkalmazások ma az egyik legnépszerűbb irodai eszköz. Segíti az alkalmazottakat számos területen több mint 800 millió felhasználó használja naponta. Az Excel automatizálásához alap esetben érdemes a makrókat használni, ha már nem csak az excelen belül kell végezni a munkát akkor érdes az RPA szoftver robotjaimat alkalmazni. Abszolút pontosságot biztosít. Mert a szoftverrobotjaim rendszere a munkafolyamat során mindig szigorúan betartja a szabályokat. RPA szoftverrobotjaim különböző platformokon képesek összesíteni az adatokat. Például a versenytársak adatainak gyűjtésére. A jövőben a vezetők új üzleti stratégiákat gondolhatnak ki. Az általam készített RPA szoftverautomatizálási robot képes meghívni az excelben rögzített makrókat. RPA szoftver robotjaimnak különböző feladatai és funkciói lehetnek így egy teljes rendszer lehet kialakítani. Az Excel dokumentumok elkészítésének munkája nagy koncentrációt igényel a munkatársaktól. Nem írhatnak félre semmilyen adatot a dokumentumban. Az alkalmazottak nyomást fognak érezni arra, hogy minden nap ezt az unalmas munkát végezzék. Az Excelbe bevitt adatokat az RPA szoftver robotom hatékonyan kezeli, és jelentősen csökkentheti az Excelben előforduló gyakori hibákat. Az Robotic Process Automation azaz az RPA szoftverrobotom bevezetésével pontosabban és hatékonyabban elemezheti az adatokat. RPA szoftverrobotom könnyen integrálható más szoftverekkel az adatfeldolgozási teljesítmény javítása érdekében. RPA szoftverrobotom hatékonyan tud adatokat elemezni és részletes jelentéseket készíteni. Az RPA robotszofverem, hogy hatékonyan tud gyűjteni valós idejű adatokat.

Világban az RPA…

Az egészségügyi szolgáltatók több mint 50%-a már használ RPA-t.Ezek a szolgáltatók felfedezték, hogy az RPA 30–50%-os költségmegtakarítást eredményezhet a kézi adatbeviteli és -feldolgozási feladatokhoz képest. Az intelligens automatizálási technológiának a népszerűsége abban rejlik, hogy képes felszabadítani az emberi munkaerőt azáltal mert olyan “digitális munkást” biztosít, amely pontosan úgy működik, mint az emberek, adatpontokat visz be, rendszerez és mozgat a számítógép képernyőjén, mégis precíz pontossággal. A digitális munkás olyan gépekre alkalmas feladatokat lát el, amelyekhez nincs szükség emberi beavatkozásra. Az olyan megoldások, mint az AI és az RPA, nem képesek bonyolult döntéseket, következtetéseket hozni, ezért az embereknek el kell végezniük azokat a nagyobb értékű feladatokat, az AI-nak pl. nincs empátiája vagy törődik a beteggel. A gépek végcélja csak a feladat elvégzése. Az egészségügyben az elfelejtett találkozók évente többmilliárd dollárba kerülnek az egészségügynek. Az RPA-robotok leegyszerűsítik a folyamatot, pontosan ütemezhetik be a találkozókat, keresik a várólistákból az elérhető időpontok után mindezt a nap 24 órájában. Ha fontos információkra van szükség a találkozó időpontjának egyeztetéséhez, a szoftver robot gyűjti és rögzíti. A betegek 75%-a örül a nap 24 órájában elérhető időpont egyeztetéseknek. A szoftver robot ki tudja küldeni a megfelelő látogatás előtti űrlapokat, és a kitöltött űrlapokat a megfelelő személyhez irányítja a megfelelő helyen. Az automatizálás nem mindenre a csodaszer a egészségügyi IT területén, de kulcsfontosságú erőforrás. Sajnos Magyarországon mi még nem tartunk itt két okból, az első munkaerő olcsósága, továbbá az egészségügyi dolgozók többsége nem közgazdász, sőt nem is érdekli a nyereségesség (pedig abból kapja fizetését), de ami késik nem múlik.

Érdekességképpen a fizető egészségügyben az RPA használati lehetőségei

Használati eset	Leírás	Hatás
📋 Betegadatok rögzítése	A betegek adtok frissítésének automatizálása	Az RPA javítja az adatok pontosságát, egyszerűsít és növeli a betegek biztonságát.
💼 Igények feldolgozása	A követelések automatikus ellenőrzése	Az RPA csökkenti a hibákat, felgyorsítja a biztosítók fizetését.
💵 Számla automatizálás	Automatizált számlák generálása	Az RPA felgyorsítja a számlázási ciklusokat.
📅 Időpont ütemezés és emlékeztetők	Automatizált időpontfoglalás és emlékeztető értesítések	Az RPA optimalizálja az ütemezést, csökkenti a meg nem jelenések számát.
💉Orvosi kódolás és dokumentáció	Az orvosi eljárások automatizált kódolása és dokumentálása	Az RPA javítja a pontosságot, csökkenti a biztosítói elutasításokat.
💻EESZT integráció és adatmigráció	Elektronikus egészségügyi nyilvántartások automatizált integrációja	Az RPA javítja az adatok pontosságát.
📄A biztosítási jogosultság	A betegbiztosítási jogosultság ellenőrzése	Az RPA javítja a bevételszerzést.
🔄Előzetes engedélyezés feldolgozása	Az utalások automatizált feldolgozása	Az RPA leegyszerűsíti a munkafolyamatokat.
💰 Bevételi ciklus menedzsment	Az egészségügy pénzügyi automatizálása	Az RPA optimalizálja a bevételi ciklusokat.
📥Páciens regisztráció és felvétel	Automatizált betegregisztráció	Az RPA javítja az adatok pontosságát, javítja a beteg elégedettséget.
💊Vénykezelés	A receptek automatizált feldolgozása	Az RPA javítja a hatékonyságot.
⏳ Várórólisták kezelése	Az időpontok várólistáinak automatizálása	Az RPA javítja az előjegyzések kihasználtságát.
📊Klinikai adatok kinyerése	Klinikai adatok automatizált kinyerése	Az RPA felgyorsítja az adatelemzést.
🔬Laborvizsgálati eredmények feldolgozása	A laborvizsgálati eredmények feldolgozása	Az RPA csökkenti a hibákat.
📝Beteg visszajelzések	A betegek visszajelzéseinek automatizált gyűjtése	Az RPA javítja a betegek elégedettségét, és megvalósítható fejlesztéseket generál.
🔒Egészségügyi megfelelőség	A szabályozási megfelelés automatikus ellenőrzése	Az RPA csökkenti a megfelelési kockázatokat.
💊Gyógyszer egyeztetés	A gyógyszerek automatizált egyeztetése	Az RPA növeli a betegek biztonságát.
🗃️Orvosi feljegyzések lekérése	Az orvosi feljegyzések automatikus visszakeresése	Az RPA javítja az adatokhoz való hozzáférést.
👥Beutaló koordináció	A betegek beutalóinak automatizált koordinálása és nyomon követése	Az RPA csökkenti a késéseket.
💼Egészségbiztosítási kárrendezés	Egészségbiztosítási igények automatizált egyeztetése	Az RPA javítja a fizetési pontosságot.
❌ Biztosítási megtagadás esetén	Biztosítási igények elutasításának automatizált kezelése	Az RPA javítja a kárrendezést saját finanszírozásban.
📋Beteg elbocsátása és utánkövetés	Automatizált elbocsátási folyamatok és utógondozás	Az RPA csökkenti a hibákat beteg élményt emeli.
🏥 Távoli betegfigyelés	A betegek egészségi állapotának automatizált távfelügyelete	Az RPA csökkenti a kórházi látogatások számát, javítja az ellátás hatékonyságát és javítja a betegek monitorozását.
📦Egészségügyi ellátási lánc menedzsment	Az egészségügyi ellátási láncok automatizált kezelése	Az RPA optimalizálja a készletszinteket.
💻Betegportál kezelése és támogatása	Automatizált kezelés és támogatás betegportálokhoz	Az RPA fokozza a betegek bevonását, javítja az önkiszolgálási lehetőségeket, és egyszerűsíti a műveleteket.
📞Telehealth időpont egyeztetés	Távegészségügyi látogatások automatizált ütemezése és koordinálása	Az RPA javítja az ellátáshoz való hozzáférést.

Az RPA mindenre jó?

Egyáltalán nem. Az RPA elsősorban folyamat automatizálás és másodsorban programozás. Át kell gondolni a folyamatokat ezeket vizualizálni kell, majd “megrágni”, van-e értelme, hoz-e hasznot az automatizálás. Gyakran előfordul nem szükséges az adott folyamat automatizáláshoz RPA azaz szoftver robot, jobban és pontosabban meg lehet oldani batch filokkal vagy API automatizálással stb. A lényeg elsőre vizualizálni kell a problémás folyamatot.